Nie zawsze szkolenia dla firm i  rozwój pracowników mogą być ujęte w budżecie firmy – z różnych przyczyn – brak środków lub inne priorytety w celach organizacji. A może warto wykorzystać wewnętrzne zasoby w firmie, aby pracownicy wzajemnie mogli podzielić się wiedzą i poprzez efekt synergii rozwijać umiejętności przydatne podczas wykonywania codziennych obowiązków? Myślisz pewnie, że to bardzo trudne i czasochłonne. Jestem  trenerem –  konsultantem firmy szkoleniowej czyli takiej, która być może mogłaby być wsparciem dla Twojej firmy w przeprowadzeniu i organizacji szkoleń.

Zanim jednak doszłoby do jakiejkolwiek współpracy, musiałabym dokładnie zapoznać się z wnętrzem organizacji, poznać jej wyzwania, problemy i cele, porozmawiać z uczestnikami procesu szkoleniowego i wiedzieć na pewnym poziomie szczegółu czym się zajmują ….

To pierwszy etap przez który muszą przejść dwie strony i chcieć zrozumieć siebie wzajemnie. Kolejnymi  są: przygotowanie zajęć, weryfikacja programu, przeprowadzenie szkoleń, wprowadzenie narzędzi, wdrożenie umiejętności itd.

Czy w takim razie jest sens brać się samodzielnie za przeprowadzenie szkoleń siłami wewnętrznymi?

Powiem jak anty – sprzedawca firmy szkoleniowej … ale jak sami na końcu tego artykułu zobaczycie – nie tak do końca 🙂 

Tak!  – organizujmy szkolenia wewnętrznymi zasobami, uczmy się komunikować, inspirować, wspólnie pracować. Jeśli posiądziecie taką umiejętność , będzie to najlepszy i najszybszy rozwój Waszej organizacji i nie ma znaczenia czy będą to szkolenia dla pracowników korporacji , czy małej firmy gdzie nie mamy zasobów w postaci działu trenerów wewnętrznych.

Czytaj także: Osobowość pracownika – typy, rodzaje, cechy

Dlaczego warto organizować szkolenia wewnętrzne?

Wady i zalety wewnętrznych szkoleń dla pracowników.

Argumentów na obronę tej tezy jest mnóstwo, ja skupię się na kilku w mojej skromnej opinii najważniejszych:

  • wymieniacie się wiedzą i doświadczeniem, uczycie się od siebie
  • podnosicie samomotywację, bo dobrze zorganizowane szkolenia wewnętrzne angażują uczestników, budują relacje, wyjaśniają nieporozumienia
  • doceniacie najbardziej doświadczonych pracowników, mogą oni wystąpić w roli ekspertów i podzielić się praktyczną wiedzą
  • macie dużo większe szanse na rozwiązanie wewnętrznych problemów, które być może nigdy nie byłyby poruszone, gdybyście nie zorganizowali szkolenia przez siebie i dla siebie
  • poznajecie swoje talenty, predyspozycje i kompetencje co powoduje, że lepiej i szybciej możecie sobie wzajemnie pomóc w codziennej pracy
  • poznajecie swoje ograniczenia, rezerwy, trudności, co powoduje, że jesteście w stosunku do siebie bardziej wyrozumiali w codziennej pracy
  • szybciej wdrażacie nowych pracowników zarówno w pracę w firmie, jak i w relacje międzyludzkie
  • czerpiecie z własnego potencjału i rozwijacie siebie wzajemnie

I na koniec argument, który uważam za szczególnie cenny – jako organizacja dbająca permanentnie o własny wewnętrzny rozwój dokładnie wiecie jakie umiejętności potrzebne są Wam z zewnątrz, umiecie określić własne oczekiwania, doprecyzować  trudności oraz jesteście bardzo dojrzałym i wymagającym partnerem dla firm świadczących wszelkiego rodzaju usługi outsourcingu.

Od czego zacząć organizację szkoleń wewnętrznych?

Od zorganizowania spotkania z przedstawicielami głównych działów w firmie (jeśli firma jest niewielka możesz zaprosić wszystkich na wspólne spotkania) i zakomunikowanie celów szkolenia i  całego przedsięwzięcia.

Już od samego początku (to dotyczy nie tylko inicjatyw szkoleń wewnętrznych ale wszystkich projektów, które mamy zamiar przeprowadzić) najważniejsze są :

  • pozytywne nastawienie
  • chęć pomocy i wsparcia dla organizatorów
  • realne zaangażowanie poszczególnych osób w poszczególne działania

Bez tego warunku albo będziesz samotnym żaglem, który zmaga się z burzą, która nigdy nie przechodzi, albo już na samym początku uznasz, że może rzeczywiście pomysł był  głupi, albo firma nie ta, albo ludzie tego nie potrzebują…

Aby nie polec na pierwszym spotkaniu tzw. organizacyjnym – już na tym etapie musisz być bardzo dobrze przygotowany czyli pierwszym etapem organizacji szkoleń pracowników  jest dobrze „Rozplanowany plan”.

Przede wszystkim warto sięgnąć do doświadczeń z przeszłości … i zrobić wszystko aby uczestnicy Twojego spotkania uwierzyli Ci,  że tak NIE BĘDZIE!

Nigdy nie zapomnę jak jako bardzo młody handlowiec pojechałam do firmy pierwszego dnia pracy na wdrożenie i szkolenie. Wszystko trwało całe dwa dni i polegało na przemieszczaniu się od biurka do biurka, przy którym zazwyczaj siedziała bardzo zajęta i bardzo ważna osoba, która wyrywając cenny czas na rozmowę ze mną w telegraficznym skrócie, w języku tylko dla niej zrozumiałym przekazywała mi informacje, które ja powinnam zapamiętać…. Ja jako nowy, chętny pracownik,  na początku słuchałam z zaangażowaniem, notowałam każde słowo –  z czasem jednak mój entuzjazm ustępował zmęczeniu od nadmiaru wiedzy i poddawał się uczuciom przerażenia -” ja nie mam szans zapamiętać nawet 5 %”  “ to jest nudne, trudne, za dużo, za mało użytecznie… i do tego czułam się trochę jak ktoś kto przeszkadza innym w pracy.

Wróciłam po dwóch dniach  wykładów z BHP, produktów, umów Handlowych, poręczeń wekslowych i programu CRM –  ze świadomością ,że aby zacząć pracować efektywnie, sama muszę zawalczyć o moje wdrożenie – wierzcie mi – nie było łatwo.

Drugim dość traumatycznym zbiorem doświadczeń były szkolenia pracowników – produktowe. Albo miałam pecha, albo taki mamy powszechnie stosowany standard prowadzenia szkoleń z wiedzy powerpoint, znudzony wykładowca – bardziej doświadczony kolega z firmy, slajd za slajdem i wciąż ta sama myśl w głowie – kiedy będzie koniec?

Niesamowite jest to, że te same myśli podczas takowego szkolenia towarzyszą i słuchaczom i prowadzącemu…

I gdzie tu miejsce na rozwój, ciekawość, zaangażowanie ? No racja – trudno znaleźć.

Czytaj także: Headhunter – kim jest i jak wygląda jego praca?

Jak zaplanować pierwsze spotkanie?

Porady techniczne, które ułatwią organizację i rozpoczęcie projektu:

  • wyślij wcześniej informację o terminie i czasie posiedzenia, aby każdy mógł wygospodarować czas i umieścić datę spotkania w terminarzu
  • podaj intencję dlaczego to  jest ważne i z jakiego powodu właśnie te osoby zapraszasz

Przykład:

Model Przyczyna – Skutek – “ Podczas ostatnich kilku miesięcy w naszej firmie pojawiło się aż 5 nowych pracowników, którzy docelowo mają zastąpić, najbardziej doświadczonych: Panią Anię i Pana Darka – on sami udadzą się na zasłużoną emeryturę. Wielu z nas widzi ,że nowym osobom będzie bardzo trudno w pełni przejąć ich funkcję, dlatego widzę potrzebę zorganizowania szkoleń, które pomogą nam wszystkim zatrzymać w firmie wiedzę, której potrzebujemy do wdrożenia kolejnych pracowników. Bez Waszego wsparcia i pomocy nie poradzę sobie. Chciałabym skorzystać z Waszej wiedzy i wypracować na spotkaniu plan i zakres takich szkoleń. Pytanie, czy mogę na Was liczyć w piątek w godzinach 14.00 – 16.00”

Model  Ból – Ulga  –  “ Ostatnich zdarzenia w firmie  prawie doprowadziły do utraty  kilku stałych klientów . Niektórzy z Was otwarcie komunikują, że poziom obsługi  jest niezadowalający. Aby jak najszybciej naprawić sytuację, proponuję zorganizować szkolenie, którego tematem będzie “ Standard obsługi Klienta w naszej firmie”.  W związku z tym, że na tą chwilę nie możemy zaprosić do współpracy firmy zewnętrznej, chciałabym wygląd tego standardu omówić z Wami jako osobami, które najlepiej wiedzą jak to powinno wyglądać. Spotkanie w tej sprawie chciałabym przeprowadzić za dwa tygodnie przy okazji naszej konferencji – wtedy wszyscy handlowcy będą w centrali. Co Wy na to ?”

  • wciągnij uczestników w działania jeszcze przed spotkaniem – własne pomysły przynajmniej na początku bywają zawsze lepsze od cudzych…lub narzuconych z góry. Poza tym już przed spotkaniem będzie można ocenić ich zaangażowanie

Model Zobowiąż – Zaangażuj – “ Dziękuję za potwierdzenie uczestnictwa w spotkaniu. Jestem na etapie budowania agendy tematów i bardzo potrzebuję Waszych konsultacji. W załączeniu tabela z zakresem wiedzy i umiejętności. Proszę wpiszcie , uzupełnijcie, dodajcie, oceńcie… itp. 

Już po sposobie reakcji na maila i wsparciu ze strony uczestników spotkanie będzie wiadomo czy szkolenia wewnętrzne będzie robił sam organizator czy otrzyma wsparcie od swoich kolegów z firmy.

Jak przeprowadzać  spotkania organizacyjne?

Przede wszystkim pamiętaj aby zawsze trzymać się czasu rozpoczęcia i czasu zakończenia spotkań – jeśli od samego początku nie będzie poszanowania czasu zaproszonych, to kolejne spotkania może być trudno zorganizować i zapewnić sobie odpowiednią frekwencję

Jest kilka zasad , które warto mieć na uwadze podczas spotkania (kilku spotkań – wszystko zależy od tego jak szeroki projekt szkoleniowy mamy zamiar zorganizować) , które ma na celu:

  • zbudować program szkoleń wewnętrznych
  • wyłonić osoby prowadzące – trenerzy wewnętrzni, którymi są często pracownicy znający dobrze dany temat
  • określić zakres merytoryczny szkoleń
  • określić sposób i metody prowadzenia zajęć (metody szkoleniowe)

Zasada nr 1.

  • staraj się aby grupa którą zaprosisz do budowania tematyki szkoleń czuła się współautorem finalnego zbioru zagadnień. Im szybciej nauczysz się czerpać z zespołu, tym więcej otrzymasz wsparcia i pomocy w trakcie trwania projektu. Mamy w naturze obronę własnych pomysłów i jeśli zostaną one zaakceptowane to trudno nam później utrudniać ich realizację 🙂

Zasada nr 2.

  • zadbaj o docenienie osób, które zechcą podzielić się swoją wiedzą jako trenerzy

Koszt szkoleń wewnętrznych zawsze będzie  znacznie niższy od zatrudnienie firmy zewnętrznej, a jeśli zostaną dobrze zorganizowane, efekt jest zazwyczaj szybciej dostrzegalny.  Warto więc przeznaczyć jakieś środki finansowe (nagrody rzeczowe, dodatkowe benefity) dla osób, które prawdopodobnie poza godzinami pracy będą przygotowywać się do przeprowadzenia zajęć. To po pierwsze ich zmotywuje, a po drugie zobowiąże do wykonania dodatkowych zadań.

Zasada nr 3.

  • korzystaj ze znajomości stylów osobowości DISC

Pamiętaj, że niektóre osoby najzwyczajniej w świecie nie mają ani predyspozycji, ani chęci do przekazywania wiedzy grupie.

Jeśli będziesz starał się zaangażować do projektu osoby z przeważającym z silnym stylem CS lub SC to pamiętaj, że na pewno:

  • będą musieli znacznie przekroczyć swoją strefę komfortu
  • czas przygotowania może znacznie przekroczyć ten, który sobie pierwotnie założyliście
  • sposób przekazu będzie bardziej introwertyczny – takie typy osobowości, jeśli otrzymują nowe zadanie, mocno odmienne od czynności, które do tej pory wykonywał, mogą mieć silną tendencję do czytania prezentacji, unikania kontaktu z grupą i na pewno nie będą otwarte na ćwiczenia interaktywne.

Nie oznacza to, że osobowości SC lub CS nie nadają się do prowadzenia szkoleń, lecz jeśli nigdy wcześniej nie otrzymały tego typu zadań na swoim stanowisku, mogą mieć problem z szybką adaptacją do nowej sytuacji.

Jeśli będziesz starał się zaangażować do projektu z silnym I – tzw. gwiazdy każdej imprezy firmowej, ludzie lubiani , często w centrum zainteresowania w firmie, to uważaj na zakres merytoryczny szkolenia. Takie osoby zazwyczaj są chętne do ekspozycji własnego talentu erudycyjnego, lecz często gorzej wypadają przy wypełnieniu treścią, która ma być przyswojona, zapamiętana i przećwiczona przez uczestników. Warto aby osoby z silnym I  miały wsparcie np. osób C i S, którzy nie będą chcieli występować, ale świetnie sprawdzą się jako tzw. back stage.

Jeśli natomiast to ekipy trenerskiej zaprosisz dominujące D, to uważaj, żeby nie stał się głównym decydentem zakresu merytorycznego w projekcie. Często D wie najlepiej jak wszystko powinno wyglądać i szybko bierze się do działania, niczego się nie obawia, więc czerp z jego dążenia do celu i przytomnie weryfikuj co i dlaczego zaplanował na zajęciach np. z nowych produktów i argumentacji sprzedażowej dla klientów.

Zasada 4:

  • już na wstępie ustal zakres merytoryczny zajęć, sposób ich prowadzenia i  metody weryfikacji wiedzy po zajęciach.

Jeśli do przeszkolenia masz grupę pracowników, którą będzie szkoliło więcej niż jedna osoba z tego samego tematu, to aby mieć pewność, że każda z nich przekaże to samo i w podobny sposób, to w projekcie musisz uwzględnić  szkolenie train the trainers czyli wspólnie powinniście przygotować się do prowadzenia zajęć, które będą obejmowały ten sam zakres merytoryczny.

Zasada 5:

  • złam schematy pokaż, że szkolenia z Excela, programu magazynowego lub BHP nie muszą powielać stereotypu – najnudniejszych na świecie…

Pamiętaj ,że uczeń, nawet ten mocno dorosły, potrzebuje aby nabywanie wiedzy było przynajmniej ciekawe, jeśli nie może być fascynujące 🙂 Bardzo zadbaj o jakość przekazu, ćwiczenia aktywizujące i energetyczność prezentacji.

Czytaj także: Być prawdziwym i szanowanym sprzedawcą. Czy to możliwe?

Czym kończyć spotkania organizacyjne z osobami zaangażowanymi w wewnętrzny projekt szkoleniowy?

Nic tak nie kładzie wielu najróżniejszych projektów w organizacji jak brak systematyczności i kontynuacji rozpoczętych działań.

Należy przede wszystkim zadbać o:

  • ustalenie kolejnych kroków
  • przypisanie zadania do osób
  • ustalić daty realizacji każdego kroku (przygotowanie  ćwiczeń, szkoleń, materiałów, przeprowadzenie szkoleń próbnych)
  • ustalić nieprzekraczalne daty końcowe i daty szkoleń

Efekty szkoleń pracowniczych:

Oprócz oczywistych technicznych zasad jakimi są dostosowane tematy, odpowiedni prowadzący, ciekawie skonstruowany przebieg zajęć, ćwiczenia pomagające w utrwaleniu wiedzy  powinno być spełnionych jeszcze kilka warunków, które bardzo mocno wpływają na to jak szybko zobaczymy efekty naszej wewnętrznej edukacji.

Cele szkoleń pracowniczych:

Podczas każdego projektu szkoleniowego klienci zadają mi pytanie : “skąd będę wiedział,  że Wasze szkolenia przyniosą nam zamierzony efekt?” No właśnie… Jeśli nie wiemy do czego chcemy dojść  to nie będziemy potrafili zmierzyć efektów.

Cele powinny być jasno określone przed rozpoczęciem projektu szkoleniowego.

Przykładowe cele:

Wdrożenie nowych pracowników w merytorykę oferty handlowej

Czasookres szkoleń : 2 miesiące ( zawartość działań dwóch miesięcy)

Pomiar: Nowi pracownicy po zakończeniu wdrożenia powinni:

  • zdać test z wiedzy produktowej na co najmniej 70%
  • potrafić przeprowadzić szkolenie dla klienta z podstawowych rozwiązań  systemu firmy
  • potrafić samodzielnie przygotować ofertę z zakresu X dla klienta
  • wykonać samodzielnie 5 spotkań u stałych klientów w obecności „trenera”

Zwiększenie liczby skutecznych telefonów do klientów z nową ofertą handlową o 5 %

Czasookres szkoleń: kwartał ( zawartość działań w kwartale)

Pomiar: Uczestnicy szkolenia po zakończeniu wdrożenia powinni:

  • potrafić przeprowadzić 5 skutecznych rozmów z klientem dziennie (skuteczna rozmowa oznacza wyrażenie zgody przez klienta na testowanie produktu przez miesiąc)
  • znać zakres własnej oferty na 80% (testy)
  • potrafić reagować na obiekcje klienta (przynajmniej w 50% rozmów handlowych na sesjach treningowych)
  • podnieść konwersję skutecznych rozmów z 2 na 5 przy wykonaniu X telefonów

Dbałość o atmosferę sprzyjającą uczeniu się :

Niestety, niewiarygodne ale prawdziwe. Proces szkoleniowy w organizacji nie zawsze realizuje podstawowe funkcje szkolenia czyli: rozwój, wiedza, postawa, motywacja do zmiany. Są one często konstruowane i prowadzone w atmosferze : musicie, będziemy tego wymagać, trzeba to wiedzieć, będą testy  czyli powtórka ze wspomnień szkolnych…

Uczestnicy przymuszani do uczestnictwa nieświadomie blokują się na wiedzę i rozwój, co powoduje ,że wolniej ją przyswajają, oporują, są tzw. trudnymi uczestnikami. A cała sztuka polega na tym, żeby rozwój był ciekawy, inspirujący, przyjemny – wtedy skuteczność wzrasta, a uczestnik nabywa chęci do wykorzystania wiedzy i przećwiczonych umiejętności w praktyce.

Przygotowanie do zderzenia z prawdą po szkoleniu

Niestety przyczyną niepowodzeń wielu szkoleń pracowniczych, które bez względu czy są wewnętrzne czy organizowane przez firmę zewnętrzną –  jest to, że się kończą i pozostawiają uczestników bez wsparcia  czyli:

Nauczyliśmy Cię … teraz działaj i bądź efektywny!

Nic bardziej błędnego. Każdy z nas nie po to przyswajał latami pewną wiedzę i nawyki aby po jednym – dwóch dniach szkolenia – nacisnąć przycisk i przełączyć się na inny tryb funkcjonowania.

Każdy z nas zna na pewno takie powiedzenie : przyzwyczajenie drugą naturą człowieka…

Nie można go nie doceniać i to o co należy zadbać to pomoc w przetrwaniu niepowodzeń w fazie przejściowej. Trening na szkoleniu jest zawsze przeprowadzany w bezpiecznej formie , uczestnikom nic nie grozi za popełnianie błędów, otrzymują informację zwrotną, mogą do skutku powtarzać ćwiczenia i scenki. Realne życie i prawdziwy kontakt z klientem może nie być już tak przyjazny , a każdy błąd może powodować stratę dla firmy.

Dodatkowo brak wsparcia po szkoleniu dla wdrażającego nową wiedzę uczestnika, zazwyczaj powoduje szybkie zniechęcenie i powrót do starych ale bezpiecznych nawyków, które być może nie były najlepsze ale za to znane i nie wymagające tyle energii.

Ileż to razy słyszymy stwierdzenia: szkolenie fajne, ale narzędzia nie do zastosowania w naszej rzeczywistości.

Dlatego jeśli decydujesz się na organizację szkoleń dla swojej kadry pracowniczej pamiętaj o wdrożeniu w celu podtrzymania procesu uczenia się i ugruntowaniu zmiany w codziennej pracy.

Mocne strony szkolenia dla pracowników czyli jak ciekawie prowadzić szkolenie?

Dobrze zorganizowane, przeprowadzone i wdrożone szkolenia wewnętrzne to niesamowita siła rozwoju każdej organizacji.

Nie ma lepszych nauczycieli od  pracowników z wiedzą i doświadczeniem – mają autorytet, ich doświadczenie poparte jest latami pracy w organizacji, a sukcesy są w większości udokumentowane.

Jeśli do tego dołożymy wiedzę  o tym jak uczyć dorosłych, jakie metody zachęcają i pomagają rozwijać nowe umiejętności i chcemy zainwestować czas w przygotowanie dobrej jakości kursów dla pracowników to efekty mogą znacznie przewyższyć oczekiwania 🙂

I tak jak obiecałam na koniec… Firmy, które szkolą wewnętrznie, mają większą świadomość oczekiwań od firm zewnętrznych, wiedzą, że procesy zmiany nie zachodzą w dwa dni , potrafią bardzo jasno określić cele szkoleń, które zamawiają i wiedzą jakie efekty będą dla nich wyznacznikiem sukcesu.

Katarzyna Marciniak – Chwastek
Saleswise