Zarządzanie szkoleniami i rozwojem w organizacji; część 2/3

Nie będzie nowością jeśli powiem, że firma aby mieć zysk, który może przeznaczyć na dalszy rozwój jak np. szkolenia dla pracowników, musi wcześniej go wygenerować, czyli  jeśli nie ma pieniędzy, albo przynajmniej nie ma skąd ich pozyskać, firma stoi w miejscu, albo wzrost jest organiczny – wolniejszy.

Taka myśl powinna nam zawsze przyświecać podczas projektowania szkoleń dla organizacji – analiza każdego kroku i dobre przygotowanie do realizacji  działań powinny być punktami kluczowymi.

Czytaj także: Zarządzanie szkoleniami i rozwojem w organizacji; część 1/3′

IV. Harmonogram projektu i jego korelacja z budżetem

Każde przedsiębiorstwo (może z wyjątkiem mikro)  ma zawsze zasoby wewnętrzne, które mogą być zaangażowane w proces szkoleniowy i jednocześnie obniżyć koszty projektu. Pewnie jako trener, konsultant nie powinienem tego mówić wprost, bo przecież biznesowo moim celem jest sprzedać jak największą ilość konsultacji i szkoleń… Ale tu mam takie przemyślenie, które pozwolę sobie przytoczyć zanim przejdę do tematu budżetu.

Ile to razy zdarzyło Wam się, że sprzedaliście szkolenia rozwojowe w organizacjach, były wielkie przygotowania i plany dalszych kroków, a kończyło się na ich przeprowadzeniu, brawach na koniec i ewentualnie raporcie po z rekomendacjami dalszych kroków. Po roku albo dwóch dowiadywaliście się , że firma znowu robi szkolenia rozwojowe – często o podobnej tematyce, ale to nie Wy jesteście firmą współpracującą – hmmm, co było nie tak – przecież mówili, że są zadowoleni…

Być może… albo na pewno byli zadowoleni, ale nie zbudowaliście współpracy opartej na współodpowiedzialności z przeprowadzonego projektu – nie było ludzi w zasobach wewnętrznych, którzy pod nadzorem działu HR (jeśli taki w firmie jest), lub innych osób odpowiedzialnych za podpisanie umowy z firmą szkoleniową, zadbają o wdrożenie wiedzy, którą zakupili od firmy zewnętrznej. Bo jeśli nie ma kontynuacji – jakiegokolwiek, nawet najlepszego szkolenia – uczestnicy, którzy nie mają samomotywacji  żeby wiedzę praktykować, lub ćwiczenia laboratoryjne przenieść np. na sytuację z klientem – szansa na przełożenie pozyskanych wiedzy lub umiejętności na wymierny zysk jest – ale znacznie ograniczona.

Dlatego warto, abyśmy jako firma zewnętrzna zadbali o kontynuację nabytych umiejętności wewnątrz organizacji 

• jeśli jest budżet to wyceniamy wartość naszej usługi
• jeśli budżetu nie ma albo jest bardzo okrojony to już przed szkoleniem staramy się znaleźć osoby odpowiedzialne za wdrożenie wewnątrz organizacji…

Wiem co powiesz: to wcale nie jest takie proste…

A ja odpowiem: szkolenia ludzi i motywowanie ich do rozwoju, a później utrzymanie tej motywacji, żeby zastosowali wiedzę w praktyce nigdy nie było łatwe, ale skoro jako konsultanci biznesowi/trenerzy przyjęliśmy taką rolę to przynajmniej starajmy się działać w ten sposób i uświadamiajmy klientów już przed rozpoczęciem projektu, że angażują swój czas i pieniądze, więc warto zadbać o zwrot z inwestycji.

Podsumowując, jeśli planujesz szkolenia w organizacji  warto podejść rozważnie do:

• potrzeb, bólów i problemów, z którymi chcesz się zmierzyć
• ustawić priorytety
• zaplanować budżet i rozbić go na harmonogram działań wewnętrznych i zewnętrznych

Warto aby budżet wynikał z zakresu realizowanych zadań w organizacji  Jeśli wykonamy pracę i stworzymy matrycę odpowiedzialności poszczególnych pracowników, które mają zapewnić sprawne funkcjonowanie całej organizacji to zobaczymy, że będą obszary wymagające szkoleń z udziałem firmy zewnętrznej, jak również takie gdzie będziemy samowystarczalni. Stąd pierwszym etapem budżetowania musi być indywidualne w każdej firmie określenie zasobów i potrzeb. 

Czytaj także: Jak przeprowadzić szkolenie pracowników za pomocą zasobów wewnętrznych?

Stworzenie harmonogramu własnego projektu: szkolenia dla organizacji

• Otwarte szkolenia zewnętrzne
• Zamknięte szkolenia wewnętrzne
• Szkolenia realizowane przez własnych pracowników

W pierwszej kolejności warto  pochylić się nad opracowaniem długoterminowej, strategicznej polityki firmy w tej dziedzinie. Jest to szczególnie ważne ze względu na fakt, że efekty szkoleń pojawiają się w długim okresie czasu. Wszystkie realizowane programy szkoleniowe będą wówczas przemyślane i ułożone w jedną logiczną całość. Można będzie dzięki temu uniknąć bardzo często popełnianego błędu organizacji szkoleń metodą przypadkową. Gdy opracowane zostaną ogólne strategiczne plany z celem SMART, można przystąpić do budżetu.

Powinien on  być zgodny ze strukturą organizacyjną tego działu i realizowanymi przez niego zadaniami. Należy w nim więc bardzo precyzyjnie wyznaczyć różnego rodzaju typy jego działalności.  Nie powinno się robić ogromnego budżetu szkoleń obejmującego od razu całą organizację. Warto go podzielić na działy, czas i priorytety. Rodzaje kosztów, które warto wziąć pod uwagę w każdym z budżetów:

Koszty bezpośrednie –przypisane bezpośrednio do projektu – liczba uczestników, cena trenera za konkretne szkolenie, materiały szkoleniowe itp.

Koszty pośrednie – sala szkoleniowa, licencje, wydruki materiałów, catering podczas szkolenia, wynajem noclegów, dojazdy pracowników, koszty firmy zewnętrznej itp.

Koszty zmienne – zależne od ewaluacji projektu i odkrywania potrzeb w trakcie jego  trwania  – trzeba zawsze założyć jakiś bufor bezpieczeństwa, bo praktycznie nie jest możliwe abyśmy przewidzieli wszystkie braki kompetencyjne.

Koszty stałe – opłaty miesięczne stałe, które ponosimy bez względu na to co w danym czasie robi uczestnik projektu (osobodzień za pracownika, który się w danym dniu szkoli a nie pracuje, jest również objęty wynagrodzeniem za pracę)

V. Wybór partnerów (firm szkoleniowych) do przeprowadzenia projektu (siły wewnętrzne i zewnętrzne)

O ile zazwyczaj poziom wiedzy i kompetencji pracowników firmy jest nam z grubsza znany, o tyle sprawdzenie wiedzy i kompetencji firmy zewnętrznej, której chcemy powierzyć wykonanie ważnego zadania – już nie jest takie oczywiste.

Kryteria wyboru partnera zewnętrznego:

Pierwsza zasada – cenę zostaw na sam koniec – zacznij ją analizować dopiero wtedy, gdy zapoznasz się z wnętrzem oferty. Przede wszystkim:

• będziesz wiedział jak ocenić wartość propozycji 
• będziesz wiedział jakie pytania zadać
• wciągniesz partnera w zaangażowanie (im więcej informacji otrzymasz, im mocniej wspólnie wejdziecie w szczegóły projektu vs oferta, tym Twoja pozycja negocjacyjna będzie silniejsza 🙂 – no bo przecież, Ty jeszcze nie wybrałeś, a Twój oferent zdążył już wykonać sporo pracy dla Ciebie, więc logiczne, że nie chciałby stracić szansy na prowadzenie projektu poprzez niską elastyczność finansową…. 🙂 

Taki mały tip manipulacyjny gratis :-)

Decydując się na szukanie firmy szkoleniowej warto wziąć pod uwagę kilka źródeł informacji. Najlepszą jest oczywiście rekomendacja kogoś, kto już skorzystał z usług danej firmy i jest zadowolony, a rezultatem szkolenia jest zauważalna zmiana w postaci wzrostu wiedzy i rozwoju kompetencji uczestników. Dobrym źródłem informacji jest oczywiście Internet – portale branżowe oraz strony www firm szkoleniowych. Można zapytać o trenerów danej firmy w sieci na FB lub LN. 

Po dokonaniu wyboru kilku firm należy wysłać zapytania ofertowe z dokładnym opisem naszych potrzeb, preferencji i wstępnych wymagań co do organizacji szkolenia. Od samego początku przyglądajcie się jak firma szkoleniowa buduje z Wami biznesową relację. Jeśli na nawet wyślecie szczegółowe zapytanie ofertowe i  otrzymacie ofertę/wycenę, nie poprzedzoną telefonem lub mailem weryfikującym poziom zrozumienia oczekiwań  przez przedstawiciela firmy szkoleniowej – to już powinna Wam się zapalić lampka ostrzegawcza.

Nikt, nawet mistrz świata nie potrafi zbudować dopasowanej oferty, jeśli nie pochyli się nad poznaniem i zrozumieniem swojego potencjalnego klienta!

Czytaj także: Dlaczego nie na każdego działają techniki sprzedażowe? Rozpoznaj typ klienta i zastanów się co zrobić aby zamknąć sprzedaż…

Czego oczekiwać? Analiza  potrzeb szkoleniowych – czy to wystarczy?

Naprawdę profesjonalna firma szkoleniowa już na wstępnym etapie powinna dokonać analizy nie tylko potrzeb szkoleniowych, ale…. jest jedno ale…

Pokutuje pewien stały proces zakupu szkoleń przez firmę …

Wysyłamy zapytanie – mówimy co chcemy (konsultant bada nasze potrzeby, zadaje pytania) –  dostajemy dopasowane oferty – porównujemy ich zakres , zwłaszcza ceny, bo budżet zazwyczaj jest ograniczony i –  dokonujemy zakupu….A gdyby tak samemu sobie i firmie starającej się o wygranie projektu trochę utrudnić całą procedurę? Po co? Po to aby poddać pod wątpliwość wygenerowane przez siebie potrzeby z konsultantem firmy szkoleniowej. 

Przykład:

Cel szkolenia – Podnieść obrót i marżę na klientach.

Co to oznacza i jakimi działaniami to osiągniemy?

• zwiększeniem liczby nowych klientów?
• poszerzeniem portfela produktów i usług u stałych klientów?
• zmianą cen lub/i warunków handlowych
• zmniejszeniem zatrudnienia w dziale handlowym? (spadną koszty, zysk wzrośnie?)

Odpowiedzią konsultanta może być:

• szkolenie z zimnych telefonów do potencjalnych klientów
• zbudowanie oferty dla nowych klientów
• budowanie relacji biznesowych ze stałymi klientami, żeby kupowali więcej 
• audyt warunków handlowych dla klientów vs poniesione koszty
• weryfikacja kompetencji w dziale handlowym i odpowiedź czy mniejsza liczba osób z obsługi jest w stanie zapewnić klientom tak samo wysoką jakość.

Ale jeśli oczekiwanie w zapytaniu ofertowym dotyczy 

• oferty na szkolenie z pozyskiwania nowych klientów 

lub

• negocjacje warunków handlowych

to prawdopodobnie taką propozycję przeprowadzenia zajęć dostaniesz….

Dążę do tego aby zainspirować firmy, które  decydują się na podniesienie swoich kompetencji poprzez zatrudnienie sił zewnętrznych, że najlepsza jest rozmowa o wyzwaniach i celach organizacji  zanim powstanie jakiekolwiek zapytanie ofertowe.

Nie prosimy o ofertę na wybudowanie domu, gdzie muszą być wycenione drzwi, dach i okno (choć pewnie firma budowlana się tu może obrazić, że to wcale nie takie oczywiste), potrzebujemy rozwiązań na to aby rozwijać swoją firmę, na to aby nas było stać na zatrudnienie kolejnych pracowników, podnoszenie obrotów i wprowadzanie nowych produktów itp.

Dajmy się wykazać ekspertom uczącym np. jak sprzedawać lub zarządzać i pozwólmy  im poznać nasze bolączki, zapytajmy ich o rozwiązania – mogą się okazać zupełnie inne niż te które wpisaliśmy sobie na listę jako tematy szkoleniowe.

Mając zebrane własne  oczekiwania i paletę propozycji o kilku partnerów zewnętrznych, będziecie mogli dokonać bardziej świadomego wyboru – od czego zaczynacie i jeśli nawet potrzebujecie więcej niż jesteście w stanie zabudżetować, to przynajmniej ustalić priorytety w harmonogramie.

Na szczęście trendy rynkowe pokazują ,że jest coraz więcej konsultantów, którzy nie chcą wykonywać standardowych ofert, bez przynajmniej wstępnego poznania wyzwań i problemów, a przede wszystkim bez intencji: dlaczego “chcecie szkolenia z rozmów telefonicznych do nowych klientów, jeśli żaden z Waszych handlowców do tej pory tego nie robi , więc nie macie żadnej gwarancji, że po szkoleniu, nawet jeśli otrzyma profesjonalną wiedzę –  będzie chciał to robić?”

Czego oczekiwać? – Jakość – jak ją ocenić ?

Wiele firm działających na rynku ma określoną pozycją, zbudowaną na wieloletnim doświadczeniu w dobrze przeprowadzonych projektach. Dobra marka w przypadku firmy szkoleniowej to przede wszystkim usługi wyróżniające się wysokim profesjonalizmem. 

Jak zbadać profesjonalizm firmy i trenera?

• referencje na stronie i od jej klientów (najlepiej od takich, których sami odnajdziemy)
• sposób kontaktu – szybkość, merytoryka  rozmowy pierwszej i tej pogłębiającej po której wykonywana jest wstępna oferta
• jakość oferty (łatwo rozpoznać teksty kopiuj – wklej w ofercie od tych, które zostały stworzone naprawdę na podstawie rozmowy z nami)
• doświadczenie osób dedykowanych do projektu – unikajcie osób prowadzących szkolenie np. ze sprzedaży, jeśli aktywnie nie sprzedawali lub nie sprzedają 
• gotowość do zmierzenia się z wynikami po zrealizowaniu projektu 

Jakiemu trenerowi pozwolić poprowadzić zajęcia w swojej firmie?

Zamiast tworzyć listę przytoczę historię której sam byłem świadkiem podczas sprzedaży jednego z projektów szkoleniowych.

Klient poprosił mnie abym z nim porozmawiał o mojej propozycji szkoleniowej i omówił ją krok po kroku. Przez jakiś czas mnie obserwował , nie zadawał żadnych pytań, zbywał moje próby nawiązania dialogu słowami: niech Pan mówi dalej… I nagle mnie zaatakował – nic mu się nie podobało, rzucał obiekcjami jak z rękawa… Nie ukrywam, że poczułem się niepewnie, ale też uświadomiłem sobie, że coś musiałem zrobić nie tak, co pogrążyło mój proces sprzedaży i teraz klient po prostu mi to dobitnie mówi…. i jeśli tak jest to nie ma takiej siły, która przekonałaby go  do tego abym to ja uczył jego ludzi sprzedaży , skoro sam poległem na całej linii.. Niewiele już myśląc, uznałem, że mu po prostu o tym powiem i zacznę się zwijać, bo nic tu po mnie … 

Brzmiało to mniej więcej tak:

“ Panie Sławku, przed Pańskimi handlowcami jest sporo wyzwań i zmian, musi Pan mieć trenera , któremu Pan zaufa i któremu powierzy Pan swój zespół. Ja nim nie jestem, musiałem popełnić jakiś błąd w komunikacji z Panem i podczas prezentacji oferty, skoro ma Pan tyle wątpliwości. Jeśli byłbym na Pana miejscu i miałbym ich tak dużo, to bałbym się pracować z takim konsultantem. Ne powinienem pewnie tak stawiać sprawy bo jednak uczę jak sprzedawać, uważam jednak, że uczciwie będzie wycofać się z projektu – nie przekonałem Pana…”

Mój klient zamilkł, ja zacząłem zamykać laptopa, a po chwili usłyszałem:

“Chcę aby pracował Pan z moim zespołem… przejdźmy do szczegółów Pana prezentacji..”

Dlaczego przytoczyłem tą historię – na pewno jedna z przyczyn to to, że sam nie mogłem uwierzyć, że tego typu reakcja uratuje moją sprzedaż. Drugą przyczyna wynika już z mocno przemyślanego wniosku…Nie kupuj szkolenia od trenera, który nie przekonuje Ciebie lub Twojego zespołu, z którym ma pracować, nawet jeśli ma genialną, dopasowaną ofertę.

Komunikatywność, wiedza , dobry program – to wszystko ważne, ale jeśli uczestnicy szkolenia nie uwierzą, że to co trener mówi i jak przekazuje wiedzę, jest w stanie rzeczywiście podnieść i kompetencje – to szkolenie nie będzie efektywne.

Dlatego jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości do jakości pracy trenera lub nigdy nie widziałeś go “w akcji”, to poproś o materiał video, albo przeprowadzenie próbki szkolenia z wybranego elementu z programu. Wtedy zobaczysz czy sposób w jaki pracuje trener będzie odpowiadał tobie i Twojemu zespołowi.

Program szkolenia i metody szkoleniowe

Firmy zazwyczaj oferują dwa rodzaje szkoleń: zamknięte, przygotowane specjalnie pod daną organizację i otwarte, na które zapisują się uczestnicy z różnych firm. Szkolenia niezależnie od formy powinny przede wszystkim odpowiadać na rzeczywiste potrzeby i oczekiwania klienta, a więc uwzględniać treść merytoryczną i formę . Teraz bardzo dużo na rynku jest szkoleń online. Warto jednak pamiętać, że jeśli wpływamy na postawy uczestników, chcemy ocenić ich motywację do zmiany to nie wszystkie spotkania powinny odbywać się w ten sposób. Te same treści przekazywane w różny sposób i w różnych warunkach będą różnie odbierane i na pewno inaczej przyswajane.

Sam program szkolenia to też pułapka, jeśli zaakceptujesz go bez dokładnego omówienia z trenerem – warto abyś jako płatnik i świadomy klient dokładnie wiedział jaki będzie przebieg  np. dwóch dni. I tutaj też często firmy same sobie strzelają w kolano – nie audytują zajęć, opierają się głównie na informacji zwrotnej od uczestników i wynikach ankiet.  Przełożeni nie sprawdzają wiedz , która powinna być nabyta na zajęciach. 

Być może kogoś urażę powyższym wnioskiem , ale prowadzę szkolenia od ponad dziesięciu lat i większość z nich (pomimo rekomendowania innego schematu) odbywały się bez szefów/decydentów lub osób zamawiających, które były odpowiedzialne za wynik projektu. Oczywiście czasami lepiej jak trener sam zostanie z grupą handlowców, bez oceniającego szefa, ale są inne sposoby aby szef wiedział z pierwszej ręki jaki był przebieg zajęć i jakiej wiedzy może oczekiwać od swojego zespołu (i absolutnie nie mam na myśli ukrytej kamery w sali szkoleniowej, ani szefa za lustrem weneckim : -) )

Metody szkoleniowe

Dość oczywistym jest, że najlepszymi metodami są te interaktywne, gdzie dużo się dzieje, a czas mija jak na dobrym filmie. Metody interaktywne są też bezpieczne dla trenera – uczestnicy dobrze się bawią, a potem wyrażają to w ankietach…

Hmmm… nie wiem jak zacząć, więc powiem wprost… czasami trzeba się trochę nad uczestnikami poznęcać, aby widzieli wartość wiedzy, którą otrzymują podczas szkolenia 🙂 Wszystko zależy od celu szkolenia, ale jeśli jest nim zmiana i nabycie nowych umiejętności, to wiąże się to zazwyczaj z wychodzeniem ze swojej strefy komfortu. Warto pamiętać, że jak jest fajnie i miło, nie mierzymy się z trudnościami.

Dlatego wykorzystując standardowe metody szkoleniowe takie jak: 

• prezentacje,
• ćwiczenia grupowe i indywidualne
• scenki
• symultana 
• symultana odwrócona
• gry
• kamera

skupiłbym się na tych, które z nich realizują mi cel i na nich głównie budowałbym warsztat np. jeśli celem szkolenia jest szybsze reagowanie na obiekcje klienta to wykorzystałbym do zmęczenia materiału – symultanę i symultanę odwróconą czyli popularna gorące krzesło, gdzie uczestnicy po odpowiednim przygotowaniu (prezentacje, ćwiczenia, wiedza teoretyczna)  po prostu ćwiczą, dużo i rzetelnie, ale z mojego doświadczenia zawsze podnoszę swoją skuteczność.

W części trzeciej, chciałbym opowiedzieć o tym jak podchodzić do ceny szkolenia, co brać pod uwagę i  co to takiego jest ewaluacja szkolenia, o której często mówimy, a rzadko ją potem weryfikujemy 🙂 No i na koniec efektywność szkoleń – jak ją zmierzyć i kiedy ten pomiar się zaczyna? Zapraszam,