Udało Ci się pomyślnie zakończyć rekrutację – pozyskałeś nowego, kompetentnego pracownika, który będzie wsparciem dla Twojego zespołu. Ale czy myślałeś co dalej? Co zrobić, aby nowy pracownik po kilku tygodniach pracy miał poczucie, że podjął właściwą decyzję dołączając do Twojej firmy? Musisz przygotować sobie plan wdrożenia nowego pracownika!

Niestety wiele firm pomija lub bagatelizuje ten etap, twierdząc, że zatrudniając osobę z doświadczeniem powinna ona sobie sama poradzić w nowym środowisku. Nic bardziej mylnego! Warto zadbać o pierwsze wrażenie jakie sprawimy na nowym pracowniku. To od niego zależy jak szybko odnajdzie się on w nowym zespole, wdroży w swojej obowiązki, a także, czy uda mu się utożsamić z firmą i jej wartościami. 

Czym jest onboarding?

Pojęcie onboarding pochodzi od angielskich słów “on board”, czyli “wszyscy na pokład”, a od niedawna stało się bardzo ważne w HR, w obszarze rekrutacji. Najprościej mówiąc, jest to proces wdrażania nowego pracownika na dane stanowisko. Jego głównym celem jest dostarczenie mu niezbędnej wiedzy na temat firmy i jego przyszłych obowiązków. Dodatkowo daje on mu szansę na oswojenie się z nowo poznanym zespołem, zasadami i kulturą organizacji oraz przełożonymi. Dzięki odpowiedniemu wprowadzeniu nowego pracownika w jego nowe obowiązki zwiększamy szansę, na to, że szybko zaaklimatyzuje się on w nowym miejscu.

Pamiętajmy, że każdy pracownik, zostawiony sam sobie już na samym początku może czuć się wyobcowany i zagubiony, co w konsekwencji może doprowadzić do rezygnacji z pracy. Dlatego warto przygotować sobie plan onboardingu.

Jak przygotować się do wdrożenia nowego pracownika w firmie?

Plan wdrożenia nowego pracownika najlepiej przygotować, jeszcze przed pojawieniem się nowej osoby w biurze, aby uniknąć sytuacji, w której nie będziemy wiedzieli od czego mogłaby ona zacząć swój pierwszy dzień pracy, lub co gorsza nie miała gdzie usiąść 🙂 Taki plan powinien uwzględnić kilka kwestii:

  • Poinformuj wszystkich pracowników o przyjściu nowej osoby do pracy, jakie będą jej zadania oraz zajmowane stanowisko w firmie. W tym celu możesz napisać do nich maila. Przy okazji możesz ich też poprosić o okazania wsparcia nowej osobie.
  • Przygotuj miejsce pracy dla nowego pracownika. Bardzo ważne, aby biurko, sprzęt oraz niezbędne materiały czekały na nową osobę jeszcze zanim pojawi się ona w firmie. Poproś również odpowiednie działy o przygotowanie dostępów do wszystkich programów i aplikacji z których będzie korzystał nowy pracownik.
  • Przygotuj wszystkie dokumenty. Na umowie oraz pozostałych dokumentach powinny znaleźć się wszystkie niezbędne podpisy, aby pracownik mógł je otrzymać już pierwszego dnia (chyba, że udało Wam się załatwić to wcześniej).
  • Wyznacz tzw. Buddiego. Bardzo dobrą praktyką, która doskonale sprawdza się w onboardingu jest wyznaczenie osoby, która będzie w pierwszych tygodniach pracy wsparciem/opiekunem dla nowego pracownika. To do niej będzie mógł on  kierować wszystkie pytania i wątpliwości podczas wdrażania się w swoje obowiązki. Co więcej, dzięki Buddiemu  łatwiej będzie mu się odnaleźć i zaaklimatyzować w nowym zespole. Pamiętaj, że musisz odpowiednio wcześnie poinformować daną osobę, że zostanie opiekunem nowego pracownika, żeby mogła sobie wszystko zaplanować.

 

Czytaj także: Jak przeprowadzić szkolenie pracowników za pomocą zasobów wewnętrznych?

Pierwszy dzień pracy nowego pracownika – o czym należy pamiętać po przyjściu nowej osoby do biura

Po wyznaczeniu Buddiego, przygotowaniu dokumentów oraz stanowiska pracy, musimy przemyśleć jak powinno wyglądać wdrożenie do pracy nowej osoby, gdy pojawi się już ona w biurze:

  • Najlepiej pierwszy dzień pracy nowego pracownika rozpocząć od podpisania z nim wszystkich dokumentów.
  • Kiedy uda Wam się załatwić niezbędne formalności zapoznaj nowego pracownika z jego miejscem pracy: oprowadź po biurze, pokaż gdzie znajdują się najważniejsze miejsca i  zapoznaj go z zasadami, tam panującymi. 
  • Oprowadzanie nowej osoby po biurze można połączyć z zapoznawaniem jej z pracownikami oraz przełożonymi. Jest to bardzo ważny punkt w planie wdrażania nowego pracownika ponieważ od tego jak nowa osoba odnajdzie się w zespole może zależeć, czy poczuje się ona częścią Waszej organizacji. 
  • Zapoznaj nowego pracownika z jego opiekunem. Posiadanie Buddiego, który pomoże mu w razie jakichkolwiek jego wątpliwości, czy problemów, na pewno zminimalizuje też stres, który może mu towarzyszyć podczas pierwszych dni w pracy.
  • Opowiedz o firmie. Nowa osoba już pierwszego dnia pracy powinna dowiedzieć się jakie zasady i zwyczaje panują w Waszej organizacji. Możesz wcześniej przygotować tzw. pakiet informacyjny, w którym opiszesz wszystkie zasady funkcjonowania Waszej firmy.
  • Poza informacjami typu godziny lunchu, terminy spotkań zespołu itp. dobrze porozmawiać z nowym pracownikiem również o tych niepisanych prawach i obowiązkach panujących w firmie. 

Feedback od pracownika

Onboarding pracownika nigdy nie jest procesem jednodniowym. W pierwszych tygodniach, warto zapytać  jak się czuje, lub czy czegoś mu nie brakuje. To również dobry czas żeby dowiedzieć się, czy jakieś kwestie są dla niego niezrozumiałe i czy potrzebuje dodatkowego objaśnienia lub pomocy od innych współpracowników. Zachęcaj nową osobę do zadawania pytań i pamiętaj, że każdy feedback z jej strony może być dla Ciebie cenną wskazówką co jeszcze można poprawić podczas procesu wdrażania nowych pracowników.

Czytaj także: Feedback – jak można go wykorzystać do budowania pozytywnych relacji z pracownikami?

Korzyści onboardingu

Dzięki odpowiednio przygotowanemu planowi wdrożenia nowego pracownika zwiększamy szansę, na to, że po zakończeniu okresu próbnego będzie on chciał kontynuować z nami współpracę.

Ponadto onboarding ułatwia nowej osobie oswoić się ze stresem, a także daje jej poczucie bezpieczeństwa, gdy wszystko dookoła może wydawać się nowe i nieznane. To również doskonały sposób na zwiększenie zaangażowania nowego pracownika – osoba która dobrze czuje się w zespole oraz identyfikuje się z organizacją ma większą motywację do pracy, a dobrze wdrożony pracownik pracuje efektywniej i popełnia mniej błędów w przyszłości!

Czytaj także: Rekrutacja w Social Media, czyli jak możemy wykorzystywać znane serwisy w pozyskiwaniu kandydatów?