W zadania każdego managera wpisane jest przekazywanie swoim pracownikom informacji na temat ich pracy, działań i wyników – rzecz oczywista, jednak nie tak prosta jakby się mogło wydawać… 

Bardzo często feedback wykorzystywany jest przez pracodawców i managerów nieumiejętnie, przez co kojarzony jest z nieobiektywną opinią na temat pracownika, pretensjami bądź zbędnymi formalnościami. Jak zatem umiejętnie z niego korzystać, aby stał się narzędziem służącym do motywowania i aktywizacji pracowników?

Rola feedbacku w naszej codziennej pracy

Feedback jest informacją zwrotną dla innych osób na temat ich zachowania, która ma ich utwierdzić, czy było ono odpowiednie bądź ma im wyjaśnić co było w nim nie tak i co można zrobić, aby w przyszłości nie popełnić tych samych błędów. Ważne, żeby przy tym pamiętać, że głównym celem feedbacku jest rozwój i nauka dla drugiej osoby. Dlatego podczas udzielania informacji zwrotnej musimy pamiętać o dopasowaniu jej do odbiorcy, oraz celu w jakim ją przekazujemy. I tak feedback pozytywny ma przede wszystkim zwiększyć motywację oraz satysfakcję, a informacja zwrotna, która zawiera konstruktywne uwagi ma głównie pobudzać do działania i zmian. Co zatem zrobić, aby nasz feedback osiągnął pożądane rezultaty podczas rozmów z pracownikami? Wystarczy pamiętać, o kilku zasadach!

Czytaj także: Osobowość pracownika – typy, rodzaje, cechy

Jak tworzyć celne i konstruktywne komunikaty?

Aby feedback był skuteczny i wpływał na budowanie pozytywnych relacji między pracownikami, a managerem należy pamiętać przede wszystkim o tym, że:

  • Informacja zwrotna powinna być oparta o opis konkretnego zachowania, lub sytuacji. Nie powinna być krytyką odbiorcy lub naszą oceną. Postaraj się  więc opisać pracownikowi co zaobserwowałeś, a nie co uważasz na dany temat. Przy tym mów o swoich odczuciach, używając zwrotów typu JA np.: zauważyłem, cieszy mnie, odniosłem wrażenie. 
  • Przekazuj feedback pracownikom na bieżąco – dzięki temu będą od razu wiedzieli co mogą usprawnić, a problemy związane z daną sytuacją/zachowaniem nie będą narastały. Równie w przypadku pochwał, przekazuj je od razu.
  • Feedback ogranicz do kilku ważnych punktów – nadmiar informacji może przytłoczyć odbiorcę. Pozwól mu się skupić na jednym konkretnym zachowaniu, sytuacji aby dobrze zrozumiał Twoje oczekiwania i intencje. 
  • Słuchaj co ma do powiedzenia Twój pracownik – bez aktywnego słuchania efektywna komunikacja jest niemożliwa, dlatego pozwól drugiej osobie odnieść się do tego co usłyszała, nie przerywaj jej wypowiedzi, staraj się unikać uprzedzeń, moralizowania, krytycyzmu, dawania ostrzeżeń oraz innych utartych schematów myślenia – bądź otwarty. 
  • Upewnij się, że Twoja wypowiedź została dobrze zrozumiana – jeśli nie, postaraj się ją sparafrazować. Sam również dopytuj o to co jest dla Ciebie niejasne w wypowiedzi Twojego pracownika.
  • Zaangażuj osobę której przekazujesz feedback w rozmowę – możesz to zrobić pytając ją co ona myśli na temat konkretnego zachowania, które ma być tematem Waszej rozmowy.
  • Informacja zwrotna korygująca – powinna zostać przekazana pracownikowi w cztery oczy, z kolei feedback pozytywny można udzielać publicznie, jako formę uznania dla danego pracownika  i motywację do pracy na sobą dla reszty zespołu.
  • Pamiętaj o zakończeniu feedbacku pozytywnym komunikatem, który może zmotywować pracownika do dalszej pracy nad swoim rozwojem – jeśli pracownik poczuje, że ma wsparcie swojego przełożonego będzie miał motywację do zmiany swojego zachowania.

Przykładowy feedback

Już wiesz w jaki sposób powinien zostać skonstruowany komunikat do Twojego pracownika, aby nie działał na niego destrukcyjnie, a motywująco. Wyobraź sobie zatem sytuację, w której jeden z Twoich pracowników nieodpowiednio zwraca się do młodszych kolegów i koleżanek z zespołu bądź nowo przyjętych osób. Co mu powiesz? Prawidłowy feedback powinien brzmieć:

-Panie Kamilu, zauważyłem, że w stosunku do nowych osób oraz młodszych pracowników zwraca się Pan dość protekcjonalnie. Myślę, że czują się wtedy oni zakłopotani i dość nieswojo. Co Pan o tym sądzi?

– Jest Pan osobą, która potrafi sobie stawiać nowe cele, do których nieustannie dąży, dając przy tym z siebie 100%. Dlatego Wierzę, że da Pan radę popracować nad swoim tonem wobec innych współpracowników. Zależy mi żeby Pan jak i pozostałe osoby dobrze czuły się w miejscu swojej pracy, żebyście wiedzieli, że jesteśmy zespołem, w którym z empatią podchodzimy do drugiej osoby. 

Pracownik, dowiedział się dzięki temu, co może poprawić, dostał  możliwość przedstawienia swojego stanowiska, a cała wypowiedź została zakończona pozytywnym akcentem, który zamiast skupiać się na negatywnych aspektach jego zachowania, motywowała go do dalszej pracy nad sobą.

Czytaj także: Jak przeprowadzić szkolenie pracowników za pomocą zasobów wewnętrznych?

Dlaczego unikamy feedbacku?

Zdecydowana większość osób woli otrzymywać feedback niż go przekazywać. Dlaczego? Bo boimy się krytykować innych. Powiedzenie komuś, że wykonał źle swoją pracę lub niewłaściwie postępuje powoduje u większości  z nas  stres. Dodatkowo, niewiedza jak może zareagować druga osoba, na to co jej powiemy sprawia, że wolimy nie wyrażać swojej opinii lub nie przyznawać się, że jest ona negatywna. Kolejny czynnik, który może wpływać na niechęć w przekazywaniu korygującego feedbacku to strach przed zepsuciem dobrych relacji jakie udało nam się dotychczas zbudować z pracownikami. Dlatego bardzo ważne, aby zdać sobie sprawę, że feedback nie jest krytyką, a jedynie informacją, która może wpłynąć na jakość pracy i rozwój naszych pracowników oraz firmy. Jest  też szansą aby dany pracownik dowiedział się co robi źle i nad czym powinien jeszcze popracować, a co do tej pory wykonywał dobrze. Należy pamiętać, że uznanie dla dobrze wykonanej pracy jest przecież  doskonałym czynnikiem motywacyjnym!

Udzielaj i przyjmuj informacje zwrotne

Pamiętaj, że przykład idzie z góry 🙂 Dlatego jako szef, również powinieneś nauczyć się przyjmować feedback od swoich pracowników. Jeśli jest negatywny, przyjmij go ze spokojem i zastanów się jak możesz tę informację wykorzystać z korzyścią dla siebie lub innych pracowników oraz Waszej firmy. 

Warto aby feedback stał się nieodłącznym elementem Twojej pracy. Mimo, że wielu z nas się go boi, powinniśmy się go uczyć i wdrażać do kultury naszej pracy. Warto pracować nad sobą oraz przekonać swój zespół i współpracowników do udzielania informacji zwrotnej!

Czytaj także: Zarządzanie szkoleniami i rozwojem w organizacji