Każdy z nas zna to uczucie, gdy sekundę po otwarciu oczu, przez głowę przetacza się natłok myśli. Od razu przypominamy sobie ilu ważnych rzeczy nie udało nam się wczoraj załatwić, a tym samym – ile pracy czeka nas dzisiaj. Nowy projekt w pracy, wysłanie zaległej oferty do klienta, przygotowanie raportu sprzedaży za ostatni miesiąc, spotkanie 1:1 z przełożonym, odebranie dzieci z przedszkola, zakupy, siłownia, kupno kwiatów dla żony na rocznicę… Gonitwa myśli nie nastraja nas pozytywnie na nowy dzień, a poziom naszej motywacji diametralnie spada. Czujemy się przytłoczeni natłokiem obowiązków jeszcze zanim wyjdziemy z łóżka! A gdybyśmy powiedzieli Ci, że można to zmienić? Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak poradzić sobie z listą obowiązków, która nie ma końca i zwiększyć swoją efektywność pracy za pomocą jednej, sprawdzonej metody to zapraszamy do artykułu!

Czym jest metoda GTD

Metoda GTD, bo o niej mowa, a konkretniej metoda planowania działań GTD (Getting Things Done została stworzona przez Davida Allena – znanego, amerykańskiego specjalisty do spraw produktywności. GTD w praktyce służy do zarządzania czasem bądź będąc bardziej precyzyjnym – zarządzania sobą w czasie i zwiększenia własnej produktywności.

Metoda Getting Things Done swoje założenie opiera się na zgromadzeniu wszystkich zadań, które mamy do wykonania, zarówno tych służbowych, jak i prywatnych, a następnie ułożeniu ich w przejrzyste listy. David Allen zapewnia, że dzięki tym prostym krokom jesteśmy w stanie uwolnić się od męczącej konieczności pamiętania o wielu, przeróżnych sprawach, oczyszczając tym samym umysł i zwiększając swoją produktywność i motywację do działania.  

 Zwiększanie efektywności pracy

Natłok obowiązków i pęd mogą przytłoczyć każdego. Jednak, zamiast się załamywać i marnować czas na rozmyślanie o tym, ile mamy do zrobienia, warto wziąć sprawy w swoje ręce i zwiększyć swoją produktywność. Idealnym narzędziem jest metoda GTD.

Głównym celem tej metody jest uporządkowanie wszystkich swoich spraw i zadań, które mamy do wykonania, co automatycznie uwolni nas od potrzeby pamiętania o planach i obowiązkach. Lista zadań ma być skonstruowana w ten sposób, aby rozpoczęcie nowego zadania było możliwe natychmiast po ukończeniu poprzedniego. Te proste działania prowadzą do zachowania wysokiej produktywności nie tylko w pracy, ale i w życiu prywatnym.

David Allen podkreśla, że zwiększanie efektywności pracy i zarządzanie czasem są możliwe tylko wtedy, gdy wprowadzimy do życia dwa, kluczowe elementy – kontrolę i perspektywę. Kontrolę nad zadaniami zapewnia metoda GTD. Perspektywa z kolei jest możliwa do uzyskania, jeśli listy zadań ułożymy w kontekście następujących poziomów:

  • bieżące zadania
  • bieżące projekty
  • obszary odpowiedzialności
  • cele roczne
  • wizja na 5 lat
  • wizja na całe życie.

Jak zastosować metodę GTD w praktyce? Otóż musimy przejść przez pięć etapów metody GTD:

Etap 1 – GROMADZENIE

Allen podkreśla, że kluczem do oczyszczenia umysłu jest zgromadzenie wszystkich zadań i obowiązków w jednym miejscu. I właśnie na tym polega ten etap – należy wymienić (wypisać w notatniku, kalendarzu czy aplikacji) WSZYSTKIE obowiązki, zadania i czynności, jakie mamy do zrobienia, uwzględniając sprawy prywatne i zawodowe. Naprawa telewizora, opłacenie rachunku za Internet, przygotowanie prezentacji do pracy, zakup prezentu na urodziny – wymieniamy wszystko, co musimy zrobić.

Etap 2 – ANALIZOWANIE

Kolejnym etapem jest przeprowadzenie wstępnej analizy wszystkich zgromadzonych zadań, które przydzielamy do następujących kategorii:

  • Zadania, których wykonanie zajmuje mniej niż 2 minuty – te zadania wykonujemy od razu!
  • Prace, których wykonanie zajmuje więcej niż 2 minuty – te zadania przechodzą do kolejnego etapu.
  • Cele, które nie mają określonego czasu wykonania – te zadania (mogą to być np. wybiegające daleko w przyszłość plany, jak wybudowanie domu) przypisujemy do osobnej grupy, której nadajemy nazwę np. „kiedyś” bądź „w bliżej nieokreślonej przyszłości”.
  • Kwestie, które aktualnie nie wymagają już działania z naszej strony, ale informacje w nich zawarte będą przydatne w przyszłości – te zadania przypisujemy do osobnej grupy, której nadajemy nazwę „archiwum”.
  • Zadania, które aktualnie nie wymagają już działania z naszej strony i do niczego się nie przydadzą – usuwamy je i czym prędzej o nich zapominamy ?

Etap 3 – PORZĄDKOWANIE

Etap porządkowania, jak pisaliśmy wyżej, gromadzi te zadania, których wykonanie zajmuje więcej niż 2 minuty. Teraz musimy dokonać ich kolejnej kategoryzacji:

  • Projekty – czyli zadania, które składają się z kilku drobnych zadań.
  • Najbliższe działania – czyli zadania, które muszą zostać wykonane jak najszybciej.
  • Oczekiwane – czyli zadania, które muszą poczekać z realizacją, ponieważ aby je wykonać musisz poczekać na informację bądź działanie osób trzecich.  
  • Kalendarz – czyli zadania, które mają dokładnie sprecyzowany czas wykonania (imprezy, urodziny, spotkania z klientami, wykonanie telefonu itp.)

Zadania z kategorii „Najbliższe działanie” warto podzielić na kolejne podkategorie – uporządkuj je według kontekstu i dostępnego czasu. Kontekstami nazywamy warunki, które konieczne są do wykonania poszczególnego zadania, np.: biuro, dom, na mieście, telefon itp. Dzięki temu jesteś w stanie jeszcze lepiej zaplanować realizację zadań.

Gdy pracujesz w biurze, wybierasz z listy zadania z podkategorii „biuro” i realizujesz je według ustalonych priorytetów. Będąc na mieście, wykonujesz działania z listy „na mieście”, a czekając na spotkanie z klientem z powodzeniem możesz wykonać zadania, które wymagają użycia telefonu (przelewy, rozmowy, e-maile).

Etap 4 – PRZEGLĄDANIE

Ten etap wykonujemy regularnie, najlepiej każdego dnia rano, a przynajmniej raz w tygodniu.

Allen zaleca, aby przeglądać wszystkie zadania i jeśli istnieje taka konieczność zmieniać ich położenie, przepisywać do innych grup, archiwizować i oczywiście dodawać nowe. Tylko wtedy metoda GTD przyniesie oczekiwane rezultaty.

Etap 5 – REALIZACJA

Ten etap obejmuje… realizowanie zadań z listy. Choć, gdy o tym czytasz wydaje Ci się to oczywiste, to warto przypomnieć sobie, ile razy Twoje plany nie doczekały się realizacji – bo w pracy wpadł ASAP, bo wyskoczyłeś na nieplanowane zakupy, bo zająłeś się czymś innym itp.

Aby uniknąć takich sytuacji, staraj się skrupulatnie realizować to, co sobie zaplanowałeś – zadania, które wpadną niespodziewanie i zajmą Ci mniej niż 2 minuty realizuj natychmiast, pozostałe porządkuj do odpowiednich kategorii.

Metoda GTD Allena pozwoli Ci wykonywać pracę, którą zaplanowałeś, jednocześnie realizując zadania, które wypadają nagle. Kluczem jest trzymanie się wszystkich kroków i regularne porządkowanie listy zadań. Takie zachowanie daje nam poczucie, że nad wszystkim panujemy, zwiększa efektywność i motywację do działania.

metoda gtd w praktyce

Techniki zwiększania efektywności

Technik zwiększania efektywności jest oczywiście o wiele, wiele więcej. Grunt to wybrać tę, która najlepiej sprawdza się w naszym przypadku.

Na szczególną uwagę z pewnością zasługują także:

Zasada Pareto – która mówi o tym, że 20% naszych nakładów i wysiłku, odpowiada za 80% osiąganych przez nas efektów. Dlatego też nazywa się ją również- zasada 80/20. Istotą zasady Pareto jest oczywiście odnalezienie tych 20% najważniejszych czynności, które decydują o sukcesie lub porażce. Cel zasady Pareto jest jeden – osiągnięcie jak najlepszego efektu jak najmniejszym nakładem zasobów (czasu, energii, pracy, pieniędzy).

Macierz Eisenhowera – czyli matryca priorytetów lub matryca zarządzania czasem, której sekret tkwi w rozróżnieniu spraw ważnych i pilnych. Eisenhower sprawy pilne kategoryzuje jako te, które wymagają natychmiastowego działania. Umieszczamy w nich zarówno zaplanowane, jak i nagłe zdarzenia, które są poza naszą kontrolą. Z kolei sprawy ważne to te, które mają większe znaczenie w dłuższej perspektywie. Autor podkreślał, że to, co ważne rzadko wymaga natychmiastowego działania i zazwyczaj staje się pilne wyłącznie przez nasze zaniedbanie. Pracując w oparciu o tę metodę należy skupiać się na pracy nad ważnymi projektami – dzięki temu stajemy się bowiem proaktywni, przez co mamy świadomy wpływ na nasze życie. Eisenhower sugerował, że wyłącznie od nas zależy to, którym sprawom nadamy priorytet. Aby to zrobić, należy podzielić wszystkie nasze zadania według czterech kategorii:

  • Pilne i ważne – zadania, które wymagają natychmiastowego działania.
  • Ważne, ale niepilne – zadania do zaplanowania na później.
  • Pilne, ale nieważne – zadania, które można oddelegować.
  • Ani pilne, ani ważne – zadania, które należy wyeliminować.

Zjedz tę żabę – to metoda, która zakłada, aby każdy dzień rozpoczynać od najważniejszego zadania, którego jednocześnie… najbardziej nie chcemy wykonać ? Takie podstępowanie sprawia bowiem, że czujemy się zmotywowani, a kolejne zadania z naszej listy wydają się proste do wykonania. Więcej o tej metodzie przeczytasz w jednym z naszych wcześniejszych artykułów.

Jak poprawnie zarządzać swoim czasem

Zarządzanie swoim czasem to klucz do sukcesu. Każdego dnia spada na nas mnóstwo zadań, a wraz z każdą godziną, zadań w magiczny sposób przybywa. Natłok obowiązków sprawia, że przestajemy nad nimi panować i chociaż staramy się zorganizować – zapominamy o wielu rzeczach. W konsekwencji spada nasza efektywność pracy i nasz poziom motywacji.

Metoda GTD sprawi, że wszystkie nasze zadania będą uporządkowane. Dzięki temu, że listy zadań tworzymy w oparciu o cele prywatne i zawodowe czujemy, że mamy pod kontrolą każdą sferę naszego życia.

Oczywiście należy pamiętać, że dla każdego z nas skuteczna metoda zarządzania czasem może być inna. Dlatego warto sprawdzać, analizować i eksperymentować. Pamiętaj, że wymienione wyżej techniki mogą przydać Ci się również w firmie – to wspaniałe metody zwiększania efektywności pracowników.

Na co nie warto tracić czasu?

Istnieją także złote zasady, które mówią o tym, czego NIE ROBIĆ, jeśli chcemy zostać mistrzami zarządzania czasem i obowiązkami. I to niezależnie od tego, ile ciężkich zadań mamy do wykonania danego dnia.

Jakie nawyki i przekonania blokują nasz potencjał? Na jakie zachowania nie warto marnować czasu i energii? To przede wszystkim:

  • Narzekanie – nie zadręczaj się myślami „Ojej, ile mam do zrobienia, to niesprawiedliwe!”, tylko skutecznie realizuj swoje zadania.
  • Zamartwianie – czas, który marnujesz na martwienie się tym, ile masz pracy poświęć na… pracę ? Zobaczysz, że wiele się zmieni!
  • Porównywanie siebie do innych – jeśli koleżanka z biurka obok ma mniej zadań do zrealizowania w pracy to prawdopodobnie dlatego, że zamiast zastanawiać się, ile inni mają do zrobienia – po prostu pracuje.
  • Perfekcjonizm – zamiast wiecznie analizować każdy najmniej krok i przygotowywać się w nieskończoność, by wypaść idealnie, zacznij po prostu działać.
  • Marnowanie czasu na rozpraszacze – nie zerkaj co chwilę na social media, wyłącz telewizor, jeśli pracujesz zdalnie – skup się na tym, co masz do zrobienia, a zapewne znajdziesz też dużo czasu na rozrywkę.

Metoda gtd – podsumowanie zagadanienia

Priorytetyzacja zadań bez wątpienia wpływa na zwiększanie wydajności pracy. Metoda GTD pozwoli Ci skutecznie oddzielić sprawy ważne od tych, na które nie masz bezpośredniego wpływu. Regularne planowanie i porządkowanie listy zadań sprawi, że będziesz miał pod kontrolą wszystkie zadania, które musisz wykonać. Tym samym poranna gonitwa myśli odejdzie w zapomnienie, a Ty będziesz miał czas na wszystko!