Każdy z nas choć raz w życiu spotkał się z pojęciem wydajności pracy. I choć wydaje nam się ono jasne, po głębszym zastanowieniu, okazuje się, że temat ten tak naprawdę wcale nie jest nam bliski. Czym więc dokładnie jest wydajność pracy? Jak ją obliczyć? Jakie są mierniki wydajności pracy? Czym wydajność pracy różni się produktywności? 

Co to jest wydajność pracy?

Definicja, którą możemy znaleźć w SJP, jest zwięzła i prosta:

„Wydajność pracy to suma produktów wytworzonych lub usług świadczonych przez jednego pracownika w określonej jednostce czasu”.

Wydajność pracy pozwala znaleźć odpowiedź na pytanie, dlaczego istnieją stosunkowo małe firmy, które osiągają wysoką wydajność pracy, jak i wielkie przedsiębiorstwa produkcyjne, których wyniki są znacznie słabsze. Dlaczego niektórzy pracownicy są w stanie wykonać swoje obowiązki powyżej normy, skoro dla innych te same normy są wręcz nieosiągalne? Czynniki wzrostu wydajności pracy pomogą Wam zrozumieć poruszane kwestie.

Czynniki wpływające na wydajność pracy

Zasadniczo czynniki zwiększające wydajność można podzielić na 3 grupy:

  • kapitał fizyczny,
  • postęp techniczny,
  • kapitał ludzki

Do pierwszej grupy zaliczymy inwestycje w kupno nowego sprzętu i wyposażenia do firmy, inwestycje w odpowiednie nieruchomości oraz inwestycje na wszystkie rzeczy, która mają podnieść komfort i warunki pracy.

Nie da się ukryć, że na wzrost wydajności znaczący wpływ ma także postęp techniczny. Pracownicy będą działać efektywniej, jeśli pracodawca wyposaży ich i przeszkoli z obsługi nowoczesnego sprzętu, oprogramowania czy dedykowanych systemów ułatwiających pracę.

Trzeci, wyjątkowo ważny czynnik to kapitał ludzki. Na tę grupę składają się wiedza, kwalifikacje i kompetencje pracowników, a także ich doświadczenie oraz zaangażowanie w wykonywane obowiązki. Właściciele firm zazwyczaj zdają sobie sprawę, jak ważne jest inwestowanie w kadrę. Dlatego zapewniają swoim pracownikom wartościowe szkolenia, kursy czy motywujące systemy premiowe.

zwiększenie wydajności pracy

Mierniki wydajności pracy – jakie są?

Oczywiście sprawa nie jest taka prosta i na wydajność pracy wpływają także czynniki rynkowe. Wahania rynku mają wpływ na decyzje o ograniczeniu lub zwiększeniu wydajności, co najczęściej przekłada się bezpośrednio na zmniejszenie lub zwiększenie zatrudnienia w przedsiębiorstwie.

Jak zatem zmierzyć efektywność pracowników? Jakie są mierniki wydajności pracy? W tym celu zazwyczaj stosuje się Key Performance Indicators (KPI), czyli kluczowe wskaźniki wydajności pracy.

Każdy poszczególny KPI, powinien mieć przypisaną wartość liczbową. Dzięki czemu ułatwi to kierownikom kontrolowanie wykonania celu, a tym samym sprawdzenie efektywności pracy bez dokonywanie skomplikowanej, szczegółowej analizy. Opracowano już setki różnych KPI, po to, aby przedsiębiorstwa  z różnych sektorów mogły wdrożyć ten model pracy.

Do przykładowych KPI możemy zaliczyć:

  • liczbę nowo pozyskanych klientów w poszczególnym miesiącu,
  • całkowity dochód ze sprzedaży w poszczególnym miesiącu,
  • liczbę zażaleń lub reklamacji w porównaniu do wartości sprzedaży,
  • liczbę pozyskanych leadów sprzedażowych.

Jak obliczyć wydajność pracy?

Skoro znamy już odpowiednie sposoby na kontrolowanie wydajności pracy, warto jeszcze obliczyć samą wydajność. Jak to zrobić? Wydajność pracy jest ilorazem produkcji (wytworzonych produktów/wykonanych usług) i nakładu pracy.

Wzór na wydajność pracy przedstawia się następująco:

Wydajność = Produkcja/Nakłady

Wzór ten pozwala nam obliczyć wydajność pracy poszczególnego pracownika lub całego przedsiębiorstwa. Otrzymany wynik jest dużą wskazówką co do tego, jaki obszar w firmie należy rozwijać i co trzeba poprawić.

Jak zwiększyć wydajność pracy?

Większa wydajność pracy może wiązać się z koniecznością poniesienia inwestycji, ale oznacza również wzrost konkurencyjności przedsiębiorstwa na tle konkurencji. Liczne badania pokazały, że pracowników do efektywnego wykonywania swoich zawodowych obowiązków, motywuje nie tylko wyższe wynagrodzenie. Aktualnie branża HR dysponuje wieloma skutecznymi narzędziami, które pomagają managerom w kształtowaniu wysokiego poziomu zaangażowania zespołu. Warto z nich skorzystać!

Eksperci twierdzą, że skuteczna poprawa wydajności możne odbywać się dwoma kanałami:

  • dzięki poprawie działalności operacyjnej przedsiębiorstwa,
  • dzięki zwiększeniu zaangażowania pracowników.

Pierwszy z tych sposobów wiąże się ze zwiększeniem wydatków na badania i prace rozwojowe. Takie inwestycje mogą pomóc zidentyfikować nowe produkty, nowe metody produkcji oraz nowe sposoby zastosowania dla wytwarzanych dóbr.

Drugi sposób, jak już wspomnieliśmy, odgrywa niesamowitą rolę w przedsiębiorstwie. Do wzrostu wydajności pracy z pewnością przyczynią się różne sposoby motywacji pracowników, m.in.:

  • odpowiednie systemy szkoleniowe i rozwojowe,
  • zwiększenie decyzyjności poszczególnych pracowników,
  • większa swoboda w kwestii sposobu wykonywania pracy przez podwładnych,
  • benefity pozapłacowe.

Oczywiście nie można zapominać, że w zwiększeniu zaangażowania pracowników ważną rolę odgrywa też czynnik finansowy i system wynagradzania. Przedsiębiorcy często zapominają o tym, aby odpowiednio nagradzać swoich podwładnych, którzy zdobyli nowe kwalifikacje i umiejętności oraz korzystają z nich przy wykonywaniu obowiązków zawodowych. 

Produktywność a wydajność

Na koniec warto poznać jeszcze jedną dość istotną różnicę. Należy pamiętać, że wydajność i produktywność nie są tożsamymi pojęciami. Produktywność pracy ma mocno ogólny charakter, z kolei wydajność można traktować jednostkowo.

To, czy poszczególni pracownicy wykonują czynności zawodowe efektywnie i odpowiednio gospodarują czasem pracy, bezpośrednio wpływa na produktywność całego przedsiębiorstwa. Jak zatem interpretować produktywność? Jako relację wytworzonych dóbr do nakładów czynników niezbędnych do ich wyprodukowania. Wydajność pracownika nie jest zatem równoznaczna z produktywnością firmy, ale wywiera na nią znaczny wpływ. 

Istnieje cała lista powodów, które motywują kadrę zarządzającą do tego, aby ich zespoły utrzymywały wysoki poziom wydajności pracy. Nie da się bowiem ukryć, że wydajność jest podstawowym wyznacznikiem mówiącym o rentowności całej organizacji, a tym samym definiuje jej zdolność do przetrwania wśród konkurencji. Na szczęście istnieją skuteczne metody i narzędzia, pozwalające zarówno na monitorowanie wydajności pracy, jak i motywowanie pracowników do efektywnego wykonywania swoich obowiązków służbowych.