Jak sprawdzić referencje pracownika? 

Potencjalny pracownik, zanim zdecyduje się podjąć zatrudnienie w danej firmie, sprawdza wiele informacji na jej temat. Weryfikuje misję i wizję organizacji, kulturę pracy, patrzy na sukcesy i osiągnięcia przedsiębiorstwa. A jak wygląda możliwość sprawdzenia referencji pracownika? Nie da się ukryć, że referencje są ważnym elementem procesu rekrutacji – odpowiednio zweryfikowane opinie o potencjalnym pracowniku to podstawowa i naprawdę skuteczna metoda selekcji. Co więcej, zdarza się, że to właśnie referencje są w stanie zaważyć na ostatecznej decyzji złożenia kandydatowi oferty pracy. Przed wejściem w życie Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowym i nowelizacją w Kodeksie Pracy sprawdzanie referencji kandydatów było znacznie łatwiejsze. Jak to wygląda obecnie? Czy pracodawca ma szansę zgodnie z prawem sprawdzić referencje przyszłego pracownika? Podpowiadamy – zapraszamy do artykułu.

Czym są referencje?

Referencje dla pracownika to, mówiąc najprościej, opinia na jego temat, a konkretniej na temat jego pracy. Można więc powiedzieć, że referencje są pewnego rodzaju rekomendacją do nowej pracy. Wystawia je zazwyczaj bezpośredni przełożony z poprzedniego miejsca zatrudnienia, choć niekiedy o referencje prosi się także podwładnych lub pracowników z zespołu.  

Referencje to bardzo dobry sposób na weryfikację kandydata. Pozwalają bowiem sprawdzić nie tylko, czy dane na temat długości zatrudnienia czy zakresu obowiązków przedstawione w CV są prawidłowe. Referencje to źródło cennych informacji na temat kompetencji miękkich, relacji w zespole, a także osobowości kandydata. Jeśli przyszłemu pracodawcy zależy więc na tym, by kandydat był dopasowany do organizacji pod każdym kątem, to dobrą praktyką będzie sprawdzenie referencji. 

Warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden aspekt, mianowicie na rodzaj referencji. Referencje mogą występować w formie listu polecającego, który wystawia poprzedni pracodawca lub przełożony. O taką rekomendację pracownicy często proszą sami, wzbogacając tym samym swoje CV o dodatkowe dokumenty. Ale to nie jedyna możliwość – w procesie rekrutacji rekruterzy często proszą kandydatów o podanie kontaktu do osób, z którymi współpracowali. Dzięki temu rekruter, zazwyczaj podczas rozmowy telefonicznej, jest w stanie dowiedzieć się wszystkiego, co istotne o potencjalnym pracowniku. Jednak w świetle nowych przepisów nie jest już możliwe pozyskiwanie referencji w tak szerokiej formie, jak wcześniej.

Dlaczego warto sprawdzać referencje pracownika?

Wspomnieliśmy już pokrótce, że referencje dostarczają o kandydacie wielu cennych informacji. Zbudowanie zgranego zespołu nie jest prostym zadaniem. Ludzie mają przecież różne charaktery, rożne potrzeby i preferencje, w związku z czym zupełnie inaczej funkcjonują w grupie. Jeśli firmie zależy na tym, by stworzyć zgrany zespół ekspertów to muszą dowiedzieć się o potencjalnych kandydatach nieco więcej. Rozmowa z poprzednim przełożonym, kolegami z zespołu czy podwładnymi pozwala na zweryfikowanie wielu istotnych kwestii. Kilka minut rozmowy rekrutera z byłym pracodawcą pozwala na sprawdzenie, jak potencjalny kandydat zachowuje się w grupie, czy jest relacyjny, czy popada w konflikty, czy jest pomocny, czy lubi dzielić się wiedzą i doświadczeniem itp.

Rozmowa referencyjna to także szansa na zweryfikowanie mocnych i słabych stron kandydata. Niestety pracownicy nie zawsze mają taką świadomość – nie każdy potrafi dobrze zidentyfikować swoje szanse i obszary do rozwoju. Rekruter natomiast dzięki kilku odpowiednio zadanym pytaniom jest w stanie sprawdzić, czy potencjalny kandydat będzie pasował do organizacji. Wbrew pozorom, to bardzo ważna kwestia. Błąd rekrutacyjny niesie za sobą negatywne konsekwencje dla obu stron, dlatego naszym zdaniem warto bardzo profesjonalnie podejść do kwestii selekcji.

Jest jeszcze jeden powód, dla którego warto sprawdzać referencje – zdarza się bowiem, że część referencji pisana jest przez pracowników samodzielnie. Dzieje się tak z różnych powodów. Bywa, że przełożony zwyczajnie nie ma czasu na stworzenie listu referencyjnego, więc prosi pracownika by ten sam go napisał, a przełożony wyłącznie złoży na końcu podpis. Niestety daje to pole do nadużyć. Co więcej, w takim przypadku referencje nie odzwierciedlają rzeczywistości. Pracownicy często delikatnie koloryzują zakres obowiązków czy listę swoich kompetencji. Kolejnym nieciekawym przypadkiem są sytuacje, w których pracodawcy mają stworzone gotowe wzory listów referencyjnych, w których zmieniają się jedynie dane pracowników. Jak zapewne się domyślasz, „przygotowane” w ten sposób referencje nie mówią nic o danej osobie. Dlatego w sytuacji, gdy dostarczone przez kandydata referencje papierowe budzą wątpliwości rekrutera, ten chciałby je zweryfikować przynajmniej krótką rozmową telefoniczną. Jednak czy w świetle przepisów RODO może to zrobić? 

Zbieranie referencji a RODO

Po wejściu w życie Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (w skrócie RODO) kandydat nadal może przedłożyć potencjalnemu pracodawcy papierowe referencje. Tak, jak i wcześniej – ma prawo dołączyć listy referencyjne do dokumentów aplikacyjnych czy przynieść je na rozmowę kwalifikacyjną.

Więcej wątpliwości budzi jednak fakt czy rekruter może zweryfikować treść referencji u poprzedniego pracodawcy. Przepisy RODO zezwalają co prawda na taką praktykę, ale jest ona obwarowana kilkoma ograniczeniami. Otóż zweryfikowanie referencji może się odbywać wyłącznie w zakresie wskazanym przez samego kandydata i za jego zgodą. Co to oznacza dla rekrutera? Mniej więcej tyle, że specjalista ds. rekrutacji nie będzie mógł przeprowadzić pogłębionego wywiadu z byłym pracodawcą potencjalnego pracownika. Nie może przecież dopytać o okoliczności zakończenia współpracy, jeśli na ten temat nie ma żadnej wzmianki w przedstawionych referencjach pisemnych. Nowe przepisy sprawiają, że zarówno rekruter, jak i poprzedni pracodawca kandydata muszą uważać, by w trakcie rozmowy nie przekazać lub nie pozyskać informacji, do których nie zostali upoważnieni przez pracownika. 

Warto również wiedzieć, że RODO nie zakazuje korzystania z portali biznesowo-zawodowych, takich jak LinkedIn czy GoldenLine, które z założenia są przecież dedykowane procesom rekrutacyjnym i nawiązywaniu relacji biznesowych. Zdecydowana większość kandydatów posiada dokładnie uzupełnione profile zawodowe wraz z referencjami od byłych pracodawców czy listą kompetencji i umiejętności, niejednokrotnie potwierdzoną w komentarzach i wiadomościach przez klientów i współpracowników.

Sprawdzanie referencji – podsumowanie 

Czy zasady wprowadzone przez RODO to znaczne ograniczenie? Z pewnością nie ułatwiają pracy rekruterom. Zwłaszcza, że referencje mogą przynieść naprawdę wiele dobrego. Pozwalają na uniknięcie kosztownych błędów rekrutacyjnych, które niosą za sobą konsekwencje tak dla pracodawcy, jak i dla pracownika. W końcu, jeśli nowa osoba trafi do zespołu, w którym nie będzie jej się dobrze pracować, to istnieje duża szansa, że po krótkim czasie będzie chciała znaleźć nowe miejsce pracy… Pracownik będzie miał więc poczucie zmarnowanego czasu, zaś organizację kolejny raz będzie czekać przeprowadzenie kosztownego procesu rekrutacji. Odpowiednie zweryfikowanie referencji pozwala na uniknięcie takich błędów. Jednak biorąc pod uwagę nowe przepisy, warto, aby rekruterzy od samego początku współpracowali z kandydatami. Przy odpowiednim wyjaśnieniu, w jakim celu zbiera się referencje, kandydat na pewno zgodzi się na udzielenie wszystkich niezbędnych zgód. Powodzenia!