Etapy rekrutacji pracowników

Prowadzenie i rozwój firmy nieustannie wiążą się z poszerzaniem zespołu, a więc z koniecznością zatrudnienia nowych pracowników. Aby z szerokiego grona zainteresowanych pracą, wyłonić idealnego, w 100% dopasowanego do naszej organizacji kandydata, trzeba się nie lada natrudzić. Proces rekrutacji, choć często żmudny i wieloetapowy, przeprowadzony w odpowiedni sposób, pozwoli nam osiągnąć ten cel.

Poszukiwanie wykwalifikowanych specjalistów i ekspertów w dzisiejszych czasach nie należy do najprostszych. Każda rekrutacja to duże wyzwanie dla pracodawcy, dlatego eksperci z działów HR wciąż opracowują nowe metody i techniki, które pozwolą im usprawnić całą procedurę. Choć szczegółowe narzędzia, muszą każdorazowo być dopasowane pod konkretny proces rekrutacyjny, to możemy wyłonić stałe etapy rekrutacji, przez które rekruterzy muszą przebrnąć za każdym razem. 

Etapy procesu rekrutacji

Powtórzymy raz jeszcze – tylko prawidłowo i profesjonalnie przeprowadzony proces rekrutacji pozwoli wyłonić kandydata:

• zaangażowanego,
• otwartego na rozwój,
• z odpowiednim doświadczeniem i kwalifikacjami,
• dopasowanego do zespołu i kultury organizacji.

Nie jest to proste zadanie, ale zdecydowanie warte poświęcenia.

Jak szukać tego najlepszego, idealnego pracownika? Aktualnie znamy całe spektrum narzędzi, które mogą nam w tym pomóc – sesje AC/DC, testy wiedzy, testy z języków obcych, profilowanie kandydatów, ćwiczenia i zadania rekrutacyjne, to tylko niektóre z nich.  

W związku z tym, że całość procesu rekrutacyjnego jest czasochłonna i wymagająca, nie wszystkie z organizacji decydują się na samodzielne przeprowadzenie procedury związanej z zatrudnieniem nowego pracownika. Na rynku funkcjonują firmy, które specjalizują się w poszukiwaniu nowych pracowników dla innych przedsiębiorstw. Jeśli więc mamy do czynienia z mniejszą organizacją, która nie posiada odpowiednich zasobów i wiedzy, aby profesjonalnie podejść do tematu rekrutacji, warto przemyśleć oddelegowanie tego procesu na zewnątrz.

Rodzaje i etapy procesu rekrutacyjnego pracowników

Jak już wspomnieliśmy, podstawowym celem procesu rekrutacyjnego jest wyłonienie spośród wielu kandydatów, jednego, który w największym stopniu spełni oczekiwania pracodawcy. I vice versa oczywiście!

Jak rekruter ocenia potencjalnych pracowników? Kryteria są dość rozbudowane, jednak do głównych czynników z pewnością możemy zaliczyć:

• specjalistyczną wiedzę,
• umiejętności,
• kompetencje miękkie,
• nastawienie do procesu i organizacji,
• zaangażowanie,
• dopasowanie do zespołu,
• chęci rozwoju w ramach organizacji,
• oczekiwania finansowe.

Aby rekrutacja była jak najbardziej uporządkowana i skuteczna, cały proces powinien mieć przejrzyste zasady. W tworzeniu i egzekwowaniu procesu udział powinien brać zarówno dział HR, jak i menedżerowie po stronie biznesu. Zaangażowanie obu stron oraz wspólne wyznaczenie celów pozwoli znacznie wyeliminować ryzyko błędów rekrutacyjnych, a tym samym stworzenie wyspecjalizowanej i zaangażowanej kadry pracowników.  

Warto wspomnieć, że proces znalezienia nowych pracowników może przybierać różne formy. Nie tylko ze względu na przebieg całego procesu, ale także ze względu na źródło pozyskiwania kandydatów. W tej kwestii możemy wyróżnić:

• rekrutację wewnętrzną,
• rekrutację zewnętrzną,
• rekrutację mieszaną.

O pierwszym typie rekrutacji można mówić wtedy, kiedy na wakat rekrutujemy osobę, która pracuje już w naszej firmie. Rekrutacja wewnętrzna najczęściej przybiera formę awansu dla wyłonionego kandydata.

Rekrutacja zewnętrzna, czyli najbardziej rozpowszechniona forma zapełniania wakatów, polega na poszukiwaniu nowego pracownika poza organizacją. Rekruterzy wykorzystują przy tym standardowe (ogłoszenia o pracę na portalach rekrutacyjnych), jak i aktywne (targi branżowe, kanały social media) formy pozyskiwania aplikacji.

O mieszanym procesie rekrutacyjnym mówimy wtedy, gdy do aplikowania na ogłoszenie o pracę zaprasza się zarówno osoby z wewnątrz, jak i z zewnątrz organizacji.  

Etapy rekrutacji i selekcji

Dla większości osób niezwiązanych z branżą HR proces rekrutacji kojarzy się z rozmowami kwalifikacyjnymi. I rzecz jasna, jest to wyobrażenie zgodne z prawdą. Jednak, żeby wyłonić idealnego kandydata, należy podjąć o wiele, wiele więcej działań.

Aby szczegółowo omówić i przybliżyć zainteresowanym przebieg szukania pracownika, postanowiliśmy przedstawić wszystkie jego etapy w punktach, krok po kroku.

Oczywiście przedstawiony poniżej schemat, należy delikatnie modyfikować (np. zmniejszać/zwiększać ilość spotkań rekrutacyjnych, odejmować/dodawać zadania i testy rekrutacyjne itp.) w zależności od stanowiska, na które prowadzimy proces rekrutacyjny, wymaganych kwalifikacji, doświadczenia i branży. 

Etap I – analiza potrzeb rekrutacyjnych.

Przed każdym uruchomieniem procesu rekrutacyjnego należy wykonać solidny, wewnętrzny audyt, aby sprawdzić, czy faktycznie nowe stanowisko jest potrzebne. Uruchomienie całego rekrutacyjnego mechanizmu bez jasno określonej potrzeby to zmarnowany czas i pieniądze.

Etap II – stworzenie sylwetki idealnego kandydata.

Skoro ustaliliśmy już, że w naszym zespole niezbędna jest nowa osoba, musimy teraz określić, jakie cechy i kompetencje powinna posiadać. Musimy dokładnie przeanalizować, czego od niej oczekujemy. Co więcej, należy też dokładnie sprecyzować zakres obowiązków, który będzie przypisany do nowego miejsca pracy. Kolejno musimy zweryfikować budżet rekrutacyjny i ustalić widełki finansowe, jakie możemy zaproponować nowemu pracownikowi.

Etap III – zamieszczenie ogłoszenia, aktywne pozyskiwanie aplikacji i selekcja kandydatów.

W odpowiedzi na zamieszczone przez rekrutera ogłoszenie, na firmową skrzynkę zaczną spływać aplikacje od zainteresowanych kandydatów. Życiorysy i lisy motywacyjne warto analizować na bieżąco, a w razie konieczności (lub wątpliwości) przekazywać do selekcji również managerowi liniowemu.

Etap IV – wywiad telefoniczny.

Tak naprawdę w niektórych przypadkach jest to pierwszy etap rekrutacji. Specjalista z działu HR telefonicznie jest w stanie pozyskać wiele cennych informacji o potencjalnym kandydacie. Może wstępnie zweryfikować jego motywację, sprawdzić znajomość języków obcych, dopytać o niejasne kwestie z życiorysu. W niektórych sytuacjach rozmowa telefoniczna jest z kolei jedynie etapem „przejściowym” i służy do zaproszenia kandydata na spotkanie rekrutacyjne.

Etap V – pierwsze spotkanie rekrutacyjne.

Rozmowa kwalifikacyjna może obywać się w siedzibie organizacji lub na totalnie neutralnym gruncie. Często procesy rekrutacyjne są utajnione lub kandydat (który nadal pracuje np. w konkurencyjnej firmie) nie chce być widziany w siedzibie organizacji – to w pełni zrozumiałe.

Na pierwszym spotkaniu specjalista ds. rekrutacji ma możliwość zweryfikowania wszystkich informacji zawartych w życiorysie. To także odpowiedni moment na dokładne przeanalizowanie dotychczasowego doświadczenia kandydata. Bardzo często na pierwszej rozmowie rekrutacyjnej przeprowadza się testy sprawdzające umiejętności i kompetencje zainteresowanego.

Etap VI – drugie spotkanie rekrutacyjne.

Często na kolejnym spotkaniu kandydat ma możliwość poznać swojego potencjalnego, przyszłego przełożonego. To także dobry moment na podsumowanie umiejętności, które podczas poprzedniej rozmowy badane były za pomocą testów sprawdzających. Niekiedy na drugim spotkaniu można również spodziewać się sesji AC/DC – zwłaszcza w przypadku pracowników i menedżerów działów sprzedaży.

Etap VII – wyłonienie właściwego kandydata.

To tak naprawdę punkt kulminacyjny każdego procesu rekrutacyjnego – wybór osoby, która spełnia wszystkie stawiane wymagania i idealnie odnajdzie się w zespole.

Etap VIII – złożenie oferty i negocjacje.

To jeden z ulubionych (choć nieco stresujących!) etapów w pracy każdego rekrutera. Przyszedł czas na złożenie oferty. To także odpowiedni moment na to, aby kandydat negocjował warunki współpracy.

Oczywiście pozostałe osoby, które brały udział w procesie, również należy poinformować o zakończeniu rekrutacji. Wszystkim uczestnikom powinno się udzielić stosowny feedback oraz podziękować za czas poświęcony na udział w procesie.

Etap IX – Zatrudnienie.

To nadal etap procesu rekrutacyjnego. To ostateczny czas na doprecyzowanie wszystkich warunków współpracy, ustalenie kształtu umowy, zebranie niezbędnych dokumentów i przekazanie listu intencyjnego. 

Następnie pozostaje nam już tylko czekać na pierwszy dzień pracy i powitalny on-boarding.

Proces rekrutacji i jego etapy

Mamy nadzieję, że po przeczytaniu tego artykułu proces rekrutacji nie będzie kojarzony już wyłącznie z zamieszczeniem ogłoszenia o pracę i odbyciem kilku rozmów rekrutacyjnych. Choć niewątpliwie są to ważne etapy każdej rekrutacji, cały proces jest o wiele bardziej wymagający i złożony.

Należy pamiętać, że żmudność postępowania rekrutacyjnego ma na uwadze nie tylko dobro pracodawcy, ale także przyszłego, potencjalnego pracownika. Idealne dopasowanie kandydata do wakatu to przecież gwarancja satysfakcjonującej, długoletniej współpracy dla obu stron.