Z roku na rok, z miesiąca na miesiąc, coraz więcej start-up’ów, małych firm, przedsiębiorstw produkcyjnych i wielkich korporacji zaczyna doceniać w pełni profesjonalny, dobrze przeprowadzony proces rekrutacyjny. Dlaczego? Po pierwsze, pracodawcom zależy na zbudowaniu lojalnego, zaangażowanego grona pracowników, a po drugie – rośnie świadomość związana z kosztami rekrutacyjnymi. A te niestety nie należą do najmniejszych. Każda nowa rekrutacja wymaga zaangażowania sporych nakładów czasu i pieniędzy.

Jak nietrudno się domyślić, im wyższy poziom rotacji w danej firmie, tym częściej należy uruchamiać procesy. A tym samym – pochłania to większe koszty. Do nich zaliczamy bowiem nie tylko opłacenie ogłoszenia na portalu rekrutacyjnym i kilka godzin poświęconych na spotkania z kandydatami. Na cały proces rekrutacyjny składa się bowiem o wiele, wiele więcej elementów. Jakie są to elementy i czy istnieją skuteczne sposoby obniżenie kosztów pozyskania pracownika? Odpowiadamy!

Ile kosztuje rekrutacja pracownika?

Niestety nie ma jednoznacznej odpowiedzi na tak postawione pytanie. Nie ma także jednego, określonego wzoru, który pozwoliłby dokładnie wyliczyć koszty każdego procesu rekrutacyjnego. Szacuje się jednak, że koszt pozyskania jednego pracownika to zwykle kilka, a czasem nawet kilkanaście tysięcy złotych.

Pewnie w pierwszej chwili myślisz: To niemożliwe! Przecież, żeby kogoś zatrudnić, wystarczy wrzucić ogłoszenia na portal rekrutacyjny, odbyć kilka spotkań i nowa osoba pojawia się na pokładzie! Otóż niekoniecznie…

Koszty rekrutacji – co do nich zaliczamy?

Choć dla rekruterów i specjalistów ds. HR wiedza ta jest oczywista okazuje się, że osoby niezwiązane z zarządzaniem zasobami ludzkimi nie wiedzą, jakie elementy wpływają na koszt całości procesu rekrutacyjnego. A składa się na niego bardzo wiele czynników, zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich.

W związku z tym coraz częściej przestaje się używać pojęcia koszty rekrutacji, a stosuje sformułowanie budżet rekrutacyjny. Dlatego, że druga opcja bierze pod uwagę wszystkie elementy, które mają przełożenie na zatrudnienie nowej osoby do firmy.

Co więc zaliczamy do bezpośrednich kosztów rekrutacji? Przede wszystkim:

  • opłata za publikację ogłoszenia rekrutacyjnego,
  • opłata za promowanie i odnawianie ogłoszeń o pracę,
  • wydatki poniesione na materiały rekrutacyjne, takie jak plakaty, ulotki, roll up’y, gadżety,
  • czas pracy specjalistów ds. rekrutacji i/lub wynagrodzenie zewnętrznych agencji head huntingowych,
  • opłaty za dedykowane narzędzia i systemy, które pozwalają na weryfikację kluczowych kompetencji i umiejętności kandydatów,
  • opłata za systemy ATS,

Warto dodać, że każdy z powyższych elementów moglibyśmy jeszcze rozłożyć na czynniki pierwsze. I tak np. na wynagrodzenie rekruterów za czas poświęcony procesowi poszukiwania nowego pracownika składają się:

  • konsultacje z hire managerem w celu stworzenia sylwetki idealnego kandydata i omówienia zakresu obowiązków,
  • napisanie ciekawego ogłoszenia,
  • śledzenie postępów i skuteczności ogłoszenia,
  • surowa analiza i selekcja otrzymanych aplikacji,
  • umawianie, organizacja i odbywanie spotkań z wybranymi kandydatami,
  • ułożenie, przeprowadzenie i sprawdzenie testów rekrutacyjnych itp.

A to nadal nie koniec. Do kosztów zatrudnienia nowego pracownika musimy doliczyć jeszcze koszty pośrednie, czyli takie, które nie wynikają bezpośrednio z procesu, ale musimy się z nimi liczyć. Co więc możemy nazwać kosztem bezpośrednim? Przede wszystkim:

  • wydatki poniesione na employer branding,
  • koszty związane z powadzeniem profili w mediach społecznościowych – Facebooku, Instagramie, Linkedinie, Twiterze,
  • czas pracy menedżera liniowego zaangażowanego w pozyskanie pracownika,
  • koszty pracy grafika, związane z przygotowaniem layout’ów ogłoszeń rekrutacyjnych, grafik na social media, projektów ulotek itp.
  • skutki nietrafionych decyzji dot. zatrudnienia.

Na koniec należy doliczyć także koszt wdrożenia i przygotowania do pracy nowozatrudnionej osoby. Tutaj musimy liczyć się z wydatkami poniesionymi na organizację on-boarding’u, zapewnienie materiałów szkoleniowych, wynagrodzenie dla pracownika, który zajmie się przeszkoleniem, zakup sprzętu i narzędzi do pracy itp. 

Nietrudno wywnioskować, że im więcej etapów posiada dany proces, im bardziej wymagające stanowisko, im mniejsza ilość kandydatów spełniających oczekiwania  – tym koszty są większe. Koszty te dodatkowo rosną, jeśli wybrany kandydat szybko zrezygnuje z nowego stanowiska pracy… Dlatego tak ważne jest, aby procesy rekrutacyjne od początku do końca prowadzone były z należytą starannością, dokładnie i profesjonalnie.  Podsumowując, całość kosztów znalezienia i pozyskania nowego pracownika, nie zależy wyłącznie od kosztów rekrutacji i selekcji, ale także od ich efektu.

koszty rekrutacji

Koszty rekrutacji nowego pracownika – jak je obniżyć?

Na szczęście istnieje kilka możliwości, dzięki którym proces rekrutacyjny może kosztować mniej, a dodatkowo być prostszy i skuteczniejszy. Jak sprawić, że wykorzystanie środków będzie bardziej efektywne, co oczywiście przełoży się na większe korzyści biznesowe? Z pomocą przychodzi automatyzacja procesów rekrutacyjnych oraz szczegółowa analiza kanałów pozyskiwania aplikacji.

Mimo iż samo korzystanie z dedykowanych narzędzi do zarządzania procesami rekrutacyjnymi jest jednym z elementów składających się na ich koszt, to odpowiednie i przemyślane korzystanie z takich narzędzi, może znacznie pomóc w obniżeniu pozostałych kosztów związanych z procesem.

Jakich korzyści można się spodziewać, używając systemów ATS dla rekruterów?

Przede wszystkim to skuteczne narzędzia służące do analizy źródeł pozyskiwania aplikacji. Dzięki tej funkcji, podczas kolejnych procesów będziesz w stanie wybierać wyłącznie te kanały, które w danej rekrutacji wyróżniają się najwyższą ilością pozyskanych życiorysów, pasujących profilu. Zamiast umieszczać więc ogłoszenie o pracę na pięciu portalach rekrutacyjnych, umieścisz je jedynie na dwóch – najskuteczniejszych.

Dedykowane systemy rekrutacyjne pomagają także w znacznym skróceniu czasu poświęconego na analizę i selekcję otrzymywanych aplikacji. Dzięki wewnętrznej skali ocen i możliwości grupowania aplikacji, masz także możliwość wykorzystywania aplikacji w przyszłości (jeśli oczywiście dany kandydat wyrazi zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach).

Systemy ATS znacznie usprawniają także komunikację z menedżerem liniowym. Możliwość prostego przesyłania aplikacji przekłada się na lepsze dopasowanie kandydatów do oczekiwań biznesu oraz na skrócenie ścieżki podejmowania decyzji o zatrudnieniu. Co więcej, czas poświęcony na komunikację z kandydatami też może ulec skróceniu. Narzędzia dla rekrutera oferują bowiem możliwość automatycznego wysyłania sms-ów i e-mail do kandydatów, przypominających np. o zbliżającym się terminie rozmowy kwalifikacyjnej.

Obniżenie kosztów procesu rekrutacyjnego

Poza skutecznym wykorzystaniem dedykowanych systemów ATS warto także rozważyć inne formy, pozwalające na obniżenie kosztów rekrutacji.

Przede wszystkim, poza płatnymi portalami rekrutacyjnymi, należy korzystać z bezpłatnych opcji. Jakich? Istnieje wiele forów i grup w social mediach typu: Dam pracę/Szukam pracy, z których za każdym razem dobrze jest skorzystać.

Podobne możliwości oferuje także portal LinkedIn, który sam w sobie służy do nawiązywania relacji biznesowych. Poza płatnymi ogłoszeniami serwis umożliwia także dodanie postu na profilu rekrutera czy profilu firmy. Jeśli pozostali Użytkownicy portalu będą post lajkować i udostępniać, ma szansę przynieść naprawdę sporo dopasowanych aplikacji.

Kolejnym świetnym sposobem jest tworzenie przez rekruterów bazy kandydatów. W tym celu warto założyć dedykowany adres e-mail, na który np. za pośrednictwem zakładki Kariera na stronie internetowej, zainteresowani kandydaci będą przesyłać swoje CV. Istotne jest także przechowywanie życiorysów z poprzednich procesów rekrutacyjnych. Zwłaszcza, gdy kandydaci wyrazili zgodę na udział w przyszłym procesach prowadzonych przez firmę.