Mimo iż każdy z nas niejednokrotnie brał udział w procesie rekrutacji, okazuje się, że wciąż mało nim wiemy. I nic w tym złego. Przecież osoby spoza branży HR nie muszą być biegłe w tej dziedzinie. Jednak zważywszy na fakt, że rekrutacja i selekcja pracowników są nie tylko istotne, ale i ciekawe, postanowiliśmy Wam ten temat nieco przybliżyć.
Proces selekcji pracowników
Przebieg procesu rekrutacji, a następnie selekcji, zależy jest od kilku czynników, m.in. od struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, wielkości firmy, charakteru organizacji, branży, w której podmiot działa, a także od rodzaju stanowiska, na które prowadzone jest rekrutacja.
Całość działań rekrutacyjnych jest elementem niezwykle istotnym dla każdej firmy. Każdemu pracodawcy zależy bowiem na zatrudnianiu najlepszych, zaangażowanych i wykwalifikowanych pracowników, którzy wzbogacą kulturę organizacyjną i zwiążą się z firmą na dłużej.
Powszechnie przyjęło się cały proces przyjmowania nowych osób do pracy nazywać rekrutacją. Nie jest to jednak do końca poprawne nazewnictwo. Będąc dokładnym, rekrutacja to jeden z kilku etapów zatrudniania pracownika, który polega na zachęceniu potencjalnych kandydatów do zainteresowania się daną ofertą pracy.
Kolejnym, mocno istotnym etapem poszukiwania idealnego pracownika jest selekcja. Podczas tego etapu pracodawca podejmuje szereg decyzji dotyczących tego, który z zainteresowanych kandydatów spełnia określone wymagania i będzie najlepszym pracownikiem do zapełnienia aktualnego wakatu.
Proces selekcji jest dość mocno zróżnicowany. W zależności od charakteru całego procesu zatrudnienia selekcja może być bardzo zwięzła i obejmować analizę dokumentów aplikacyjnych, krótki wywiad i zatrudnienie, lub wręcz przeciwnie – być wymagająca i rozbudowana i składać się z dokładnej analizy CV, kilku wywiadów, testów wiedzy i sesji AC/DC.
Etapy selekcji kandydatów do pracy
O momencie rozpoczęcia procesu selekcji możemy mówić wtedy, gdy faza rekrutacji została już zakończona i zgromadziliśmy wszystkie podania kandydatów.
Selekcja polega na dogłębnej ocenie kandydatów, która możliwa jest dzięki wykorzystaniu dedykowanych metod i narzędzi wspomagających rekruterów i pozwalających na zgromadzenie dużej ilości informacji o potencjalnych pracownikach.
Techniki, na jakie decydują się specjaliści do spraw rekrutacji, zależne są od wielu elementów, m.in.:
- stopnia rozwoju organizacji,
- wielkości firmy,
- budżetu rekrutacyjnego,
- kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa,
- profilu i rodzaju stanowiska.
Do najczęściej wykorzystywanych metod można zaliczyć analizę CV, rozmowę kwalifikacyjną, testy psychologiczne, testy wiedzy, Assessment Center, techniki symulacyjne i sprawdzanie referencji. Pokrótce opowiemy o każdym z nich.
Rodzaje selekcji pracowników:
Etapy rekrutacji pracowników – analiza CV
Życiorys kandydata to jego pierwsza i często najważniejsza wizytówka, która poddana jest wnikliwej analizie. Etap ten pozwala odrzucić wszystkie osoby, które nie spełniają podstawowych i najważniejszych wymagań stawianych przez pracodawcę.
Głównym celem weryfikacji CV jest dokładne zapoznanie się z dotychczasowym doświadczeniem zawodowym kandydata. Jednak analiza życiorysu pozwala także na:
- wnioskowanie o potencjalnych umiejętnościach i kwalifikacjach pracownika,
- ocenienie jego poziomu zaangażowania,
- zweryfikowanie czy nawiązuje z pracodawcami długoterminowe relacje zawodowe,
- wstępną ocenę potencjału i ambicji zawodowych (np. poprzez uczestnictwo w kursach i warsztatach doszkalających),
- analizę pasji i hobby.
Oczywiście wnioski wyciągnięte wyłącznie na podstawie informacji zawartych w CV są kolejna dogłębnie analizowane w kolejnych etapach selekcji.
Etapy selekcji kandydatów – rozmowa rekrutacyjna
Rozmowa kwalifikacyjna, rozmowa rekrutacyjna, wywiad selekcyjny – to najpopularniejsza i wręcz obowiązkowa technika badania zgodności kompetencji, umiejętności, wiedzy i predyspozycji kandydatów do wymagań na określonym stanowisku pracy.
Jest tak istotna, ponieważ zapewnia możliwość poszerzenia i zgłębienia wszelkich informacji przedstawionych przez kandydata w CV, a także daje szanse na przeanalizowanie jego zachowań, postaw, kompetencji miękkich, motywacji. Dzięki bezpośredniej rozmowie można także poznać oczekiwania finansowe i potrzeby rozwojowe pracownika.
Wywiad selekcyjny może przybierać różne formy i w całym procesie występować kilkukrotnie. Najczęściej spotykamy się z jednym wywiadem na stanowiska niższego szczebla lub dwoma – w przypadku wakatów managerskich czy specjalistycznych. W tym wypadku najpierw występuje w formie wywiadu wstępnego, a kolejno pogłębionego.
Etapy selekcji pracowników – testy psychologiczne
Testy psychologiczne, nazywane również psychometrycznymi, pozwalają na dokładne mierzenie cech i kompetencji kandydatów. Te wykorzystywane w procesie zatrudnienia możemy podzielić na dwie kategorie:
- testy predyspozycji umysłowych, które pozwalają zweryfikować i zmierzyć określone zdolności, np. matematyczne, plastyczne czy werbalne,
- kwestionariusze psychologiczne, służące z kolei do analizy i diagnozy konkretnych cech osobowości czy funkcjonowania emocjonalnego itp.
Etapy selekcji pracowników – testy wiedzy
Testy wiedzy są chętnie wykorzystywane przez rekruterów w procesie zatrudniania na przeróżne stanowiska. Testy takie pozwalają na dokładne sprawdzenie wiedzy z określonej dziedziny, a także umiejętności przenoszenia tej wiedzy na praktykę. Nierzadko w procesie selekcji stosowane są również testy merytoryczne.
Testy merytoryczne najczęściej przygotowuje menedżer liniowy lub wyznaczony przez niego ekspert czy starszy specjalista z zespołu. Dla przykładu kandydat aplikujący na stanowisko analityka, będzie zobligowany do rozwiązania kilku zadań w MS Excel, a manager pokusi się także o sprawdzenie znajomości SQL, R. czy Statistica.
Do popularnych testów wiedzy zaliczamy także:
- testy językowe, które pozwalają zweryfikować deklarowany w dokumentach aplikacyjnych poziom znajomości języka obcego,
- testy umiejętności, które pozwalają na sprawdzenie prawdziwości deklaracji, dotyczącej posiadania konkretnych umiejętności, np. kandydat na Office Managera może zostać poproszony o sformatowanie i wydrukowanie pliku w programie MS Word.
Etapy selekcji pracowników – Assessment Centre
To mocno zaawansowane narzędzie, wykorzystywane najczęściej przy stanowiskach managerskich. Idealnie sprawdza się do poszukiwania kandydatów w branży sprzedaży.
Przygotowanie sesji AC jest wymagające, ale niesie za sobą dużą skuteczność. Proces jest rzetelny i pozwala na dokładne zbadanie istotnych umiejętności i kompetencji. Co więcej, obecność kilku przeszkolonych pod tym kątem asesorów zmniejsza ryzyko błędu rekrutacyjnego i pozwala na ocenę bez cienia subiektywizmu.
Sesja AC najczęściej przybiera formę kilkugodzinnego spotkania, podczas którego kandydaci wykonują szereg zadań, nawiązujących do codziennych obowiązków i wyzwań, z którymi będą zmagać się na nowym stanowisku.
Etapy selekcji pracowników w rekrutacji – techniki symulacyjne
Do najczęściej wykorzystywanych technik symulacyjnych możemy zaliczyć:
- próbki pracy – jak sama nazwa wskazuje, metoda ta polega na wykonywaniu zadań, które należą do obowiązków pracownika na danym stanowisku. Konkretne narzędzia wykorzystywane w tej metodzie są różne, w zależności od stanowiska – może to być przygotowanie projektu ulotki przez grafika, ugotowanie potrawy przez kucharza, czy wykonanie telefonu do klienta przez sprzedawcę CC.
- metoda in-basket – ta technika polega na przedstawieniu kandydatowi kilku czynności, z którymi będzie zmagał się podczas codziennej pracy, np. ważne telefony do wykonania, sporządzenie dokumentów, lista spotkań itp. Zadanie polega na odpowiednim zorganizowaniu czasu i dokonaniu priorytetyzacji wymienionych zadań.
Często zadaniu towarzyszy przykład mówiący o tym, że kandydat właśnie awansował na stanowisko managera i musi pilnie uporządkować wszystkie sprawy po swoim poprzedniku. Za dwie godziny zaczyna jednak bardzo ważne i długie spotkanie, więc do tego czasu musi poradzić sobie z najpilniejszymi zadaniami. Wprowadzenie elementu czasu do zadania pozwala dodatkowo zbadać, jak kandydat działa pod presją.
Case study – ta metoda polega na dokładnym przeanalizowaniu przez kandydata otrzymanego materiału, a następnie zaprezentowanie wyników przed rozmówcami. Najczęściej zadania tego typu kandydat otrzymuje przed rozmową, aby mógł dobrze się przygotować.
Czego może dotyczyć materiał? Kandydaci do działu prawnego mogą zostać poproszeni o napisanie opinii w danej sprawie, graficy o przygotowanie małego projektu ma podstawie zaleceń od klienta, a specjaliści ds. szkoleń o zaprezentowanie fragmentu warsztatu.
Gry decyzyjne – to stosunkowo nowa i coraz bardziej popularna metoda selekcji. Gry decyzyjne polegają na wykonaniu przez kandydata dość złożonego zadania. Cały proces trwa zazwyczaj kilka godzin i jest naprawdę wymagający. Instrukcje i informacje przekazane są pracownikowi w czasie rzeczywistym, więc pracodawca ma możliwość ocenić realną interakcję i decyzyjność kandydata.
Etapy selekcji pracowników – sprawdzanie referencji
Specjaliści ds. HR coraz częściej korzystają z referencji. To bardzo dobre źródło informacji o kandydacie. Referencje zazwyczaj zbiera się od współpracowników, przełożonych i podwładnych, aby zebrać informację o tym, jak układała się współpraca z kandydatem na każdym szczeblu.
Referencje mogą być zbierane w formie pisemnej lub za pomocą wywiadu telefonicznego. Ważne jest, aby powiadomić kandydata o procesie zbierania referencji, aby ten mógł uzyskać zgodę od współpracowników na przekazanie ich danych osobowych.