Mierzenie efektywności ma znaczenie dla całej firmy. Pozwala obniżyć koszty, zoptymalizować różne procesy. Wskaźniki efektywności dotyczą także działów HR, które wpływają na funkcjonowanie całej spółki – to nie tylko odpowiednia rotacja pracowników, ale także ich rozwój i wynagrodzenie, które nie dotyczy tylko i wyłącznie pensji.

KPI (Key Performance Indicators) to nieocenione źródło wiedzy na temat procesów zachodzących w firmie. Na ich podstawie można poprawić działanie poszczególnych działów, a jednocześnie odpowiednio zarządzać kosztami, które przeznaczane są na jednego pracownika, te bowiem nie dotyczą tylko i wyłącznie pensji, ale także benefitów, z których osoby zatrudnione korzystają.

KPI w branży HR

Efektywność działów HR decyduje o płynności spółki – jak szybko i jak bezbłędnie przeprowadzane są rekrutacje, gdzie znajdują się kandydaci, jakie są obszary, które można rozwijać. Odpowiednio dopasowane KPI mogą też określić kierunek, w jakim podążać będzie dana firma (wpływ mają na to między innymi kompetencje miękkie i twarde zatrudnionych pracowników).

Podstawowe KPI dla działów HR dotyczą:

– fluktuacji,

– zadowolenia pracowników,

– efektywności czasu pracy pracowników,

– absencji pracowników,

– koszty pracowników – w tym szkolenia,

– rekrutacje – ich czas/ilość/skuteczność.

Fluktuacja

Rotacja pracowników to kluczowy wskaźnik dla branży HR. Im częściej organizowane są rekrutacje na dane stanowisko, tym płynność spółki jest mniej zoptymalizowana. Brak jednego pracownika oznacza zrzucenie obowiązków na innego, a w konsekwencji może to prowadzić do jego wypalenia zawodowego.

Częsta zmiana pracowników oznacza także problemy z optymalizacją zadań. Nowi pracownicy potrzebują czasu na wdrożenie do konkretnych projektów, zapoznanie się z kulturą organizacji i odnalezienie się w niej.

Wreszcie – każda rekrutacja to koszt: zamieszczenia ogłoszenia, wypromowania go, a także czas rozmów, do których zaangażowani są także pracownicy, którzy powinni wykonywać swoją pracę.

Zadowolenie pracowników

PR wewnętrzny ma znaczenie dla ogólnego wizerunku firmy. Jeśli pracownicy nie są zadowoleni ze swojej pracy, nie odpowiadają im warunki, gotowi są wystawiać negatywne opinie na dedykowanych forach. W dobie Internetu, powoduje to problem z napływem nowych pracowników, a tym samym wydłużenie procesu rekrutacji.

Negatywne wypowiedzi na popularnych serwisach są jednym z pierwszych miejsc, gdzie sprawdza się informacje na temat firm. Dlatego tak ważne jest zadowolenie obecnych pracowników firmy – jeśli pasowała im praca w naszej firmie, nawet po odejściu są w stanie napisać pozytywne opinie. Te wypowiedzi to także cenne informacje dla działów HR, co warto i co należy poprawić, aby w przyszłości uniknąć podobnych komentarzy.

Podczas procesów rekrutacji niezwykle istotne jest znalezienie pracowników, których wartości powiązane są z kulturą organizacyjną firmy, obopólne dopasowanie ma bowiem kluczowe znaczenie dla współpracy zespołowej. W takim wypadku pomocne jest korzystanie z dodatkowych narzędzi, jak np. testy osobowości, dzięki którym efektywność wzrasta.

Efektywność czasu pracy

Siedzenie po godzinach? To powoduje automatycznie, że pracownicy nie są zadowoleni z pracy. Aby temu zapobiec należy odpowiednio zadbać o przeprowadzenie rekrutacji, aby ilość osób wykonujących pracę była zgodna z tym, jakie jest zapotrzebowanie firmy.

To działa również w drugą stronę – jeśli pracownicy mają zbyt dużo wolnego czasu, oznacza to, że ten czas można poświęcić na szkolenia, lub przerzucić ich do innych projektów, zgodnych z ich kompetencjami. To wskaźnik, który działy HR muszą kontrolować regularnie, aby optymalizacja procesów produkcyjnych przebiegała wzorowo.

zadowoleni pracownicy

Czytaj także: Jak prowadzić rozmowę kwalifikacyjną?

Absencja pracowników

Zbyt dużo urlopów, zwolnień lekarskich – to wszystko, na co uwagę powinien zwrócić dział HR. W pierwszym przypadku ważne jest, aby pracownicy dużo wcześniej uzupełnili swój kalendarz urlopów, tak aby się one ze sobą nie pokrywały, a w każdym projekcie pozostały osoby decyzyjne.

Wreszcie zwolnienia lekarskie. Każdy ma problem ze zdrowiem, jednak przedłużające się L4 wymaga sprawdzenia. Czy faktycznie pracownik jest chory, czy choroba może wynikać ze złych warunków pracy? Być może pracodawca ma wpływ na zmianę?

Koszt pracownika

W koszt pracownika wliczona jest nie tylko jego pensja, ale także szkolenia, które może odbyć, czy koszty delegacji. Powinny one być zoptymalizowane, dopasowane do umiejętności, a także do projektu.

Możliwość stałego rozwoju wpływa na pracownicze morale, co oczywiście powiązane jest z zadowoleniem kadry kierowniczej. Wybór szkoleń powinien wynikać z różnych kompetencji, ale także potrzeb danego pracownika.

Rekrutacje

Choć działy HR najbardziej kojarzą się z rekrutacją, to nie jest to ich główne działanie. Mimo wszystko efektywność pozyskania kandydatów jest bardzo ważna. To koszt czasu klienta wewnętrznego, godziny spotkań – nierzadko nadgodziny.

Ważne jest znalezienie odpowiedniego źródła – w zależności od branży kandydaci są w różnych miejscach, nie zawsze na portalach o prace. Ich pozyskanie możliwe jest dopiero gdy poznana zostanie dokładnie grupa docelowa, co również jest czasochłonne.

Istotne jest także przełożenie rekrutacji, na czas pracy pracownika. Rekrutacja może być szybka, ale czy to oznacza, że na danym stanowisku faktycznie dana osoba popracuje wystarczająco długo, aby cały koszt szybko się zwrócił? Czy może zbyt długie wdrażanie w projekt zmniejsza efektywność całego procesu znalezienia nowego pracownika?

Jak dobrać odpowiednie KPI?

Pomimo wielu możliwości doboru KPI dla branży HR, jej efektywność powinna być zgodna z linią spółki. Co ważne, KPI nie mogą się wzajemnie wykluczać, zatem dokładnie należy sprawdzić, co jest dla nas ważne z perspektywy rozwoju. Czas rekrutacji może był długi, ale to powoduje, że zatrudniona osoba idealnie pasuje do stawianych przez menadżera założeń. I odwrotnie – skrócenie czasu poszukiwania pracowników może wiązać się z niedopasowaniem całego zespołu.

Warto mieć też na uwadze, że optymalna liczba KPI to około 7 różnych wskaźników. Dzięki temu dział HR nie straci kilku godzin tygodniowo na uzupełnianie tabelek czy przygotowywanie analizy. Efektywność dotyczy też czasu pracy samego działu, zatem nie można obarczać go dodatkową i zbędną pracą.

Produktywność branży HR jest istotna dla całej firmy, przekłada się na optymalizację procesów produkcyjnych, ale przede wszystkim na finanse całej spółki. Istotny jest również dobór samych wskaźników, niektóre pokrywają się bowiem z informacjami, które są zbierane w innych działach.

Analiza KPI dostarcza firmie ogromnych danych. Są to informacje niezwykle cenne, które pomagają w zrozumieniu: jacy są pracownicy, ale jednocześnie kandydaci, gdzie ich szukać, jakie są dla nich najważniejsze wartości. Znając odpowiedzi na te pytania można przyspieszyć pewne procesy, ale przygotować też dobrą kampanię Employer Brandingową.

Czytaj także: Efektywność w branży HR