Zarządzanie zespołem rozproszonym

Sytuacja związana z pandemią koronawirusa oraz nieustanny rozwój technologii sprawiają, że praca zdalna jest coraz bardziej popularna, a niekiedy wręcz nieunikniona. Jak sytuacja ta wpływa na obowiązki managerów i osób kierujących zespołami? Otóż okazuje się, że znacznie. Ponieważ zarządzanie rozproszonym zespołem różni się znacznie od zarządzania zespołem stacjonarnym. I choć to duże wyzwanie, wystarczy wdrożyć kilka prostych rozwiązań, skorzystać z możliwości, jakie oferuje rynek i przygotować odpowiednio swój zespół – po to, by móc w pełni czerpać z korzyści pracy zdalnej. Jakie to rozwiązania i narzędzia? Odpowiadamy na najważniejsze pytania – zapraszamy do artykułu.

Na czym polega zarządzanie zespołem rozproszonym

Zarządzanie zespołem rozproszonym może stanowić duże wyzwanie dla osoby, która dotąd zawsze miała podwładnych na miejscu, w biurze. W końcu kierowanie zespołem, który skupia się na osiąganiu celów i zadań w jednym miejscu, w jednej konkretnej lokalizacji jest zdecydowanie prostsze. W każdej chwili można zwołać zebranie zespołu, umówić spotkania 1:1, planować pracę wszystkich osób, weryfikować cele, motywować do pracy, reagować na zmiany czy konflikty.  

Jak zaplanować te wszystkie działania w sytuacji, gdy członkowie zespołu rozproszeni są w różnych lokalizacjach? W rozproszonym zespole zarówno przekazywanie, jak i egzekwowanie poleceń musi opierać się na zaufaniu. Wiąże się to także z wdrożeniem nowych zasad i procedur panujących w firmie. Jak to zrobić? Jakimi narzędziami warto się wspierać? Jakich błędów nie popełniać? Podpowiadamy!  

Najpopularniejsze problemy w zarządzaniu zespołem

Zarządzanie zespołem rozproszonym, jeśli nie będzie poprzedzone odpowiednimi procedurami, może generować kilka problemów. Do najważniejszych wyzwań z pewnością można zaliczyć:

• dezintegracja zespołu – zespół, który od wielu lat pracował w jednym pokoju i nagle został wrzucony w wir pracy zdalnej może wykazywać problemy związane z osłabieniem się więzi i relacji. Zarówno tych na linii pracownik-pracownik, jak i na linii podwładny-przełożony.
• utrudniona komunikacja – regularne spotkania zespołu, spotkania 1:1 i luźne rozmowy w biurowej kuchni sprzyjają regularnej wymianie informacji. W przypadku pracy zdalnej nie mamy takiej możliwości. Dlatego zdarza się, że zrozumienie oczekiwań przełożonego czy intencji pozostałych członków zespołu bywają utrudnione.
• brak poczucia przynależności do zespołu – wspomniana dezintegracja może wpływać na poczucie braku przynależności do grupy. Często dzieje się tak również w przypadku nowych osób, które dołączają do zespołu od niedawna pracującego w trybie zdalnym. Brak identyfikacji z zespołem może rodzić poczucie frustracji i stać się źródłem dodatkowego stresu.
• dominacja jednego członka zespołu – jeśli w grupie występował (formalnie bądź nieformalnie) lider, może on poczuć się do nadmiernego angażowania w pracę grupy, mimo iż wcale nie posiada do tego stosowanych kompetencji. Takie zachowanie może stłumić pozostałych członków zespołu, a nawet prowadzić do frustracji. Co więcej, brak kompetencji może przyczynić się do pogłębienia problemów występujących w grupie.
• demotywacja – wszystkie powyższe czynniki mogą przyczynić się do spadku motywacji, a tym samym efektywności i jakości pracy oraz zaangażowania. Takie wartości mają kluczowe znaczenie zwłaszcza w przypadku zespołów rozproszonych, mogą bowiem znacząco rzutować na osiągnięcie wyznaczonych celów.

Szef, który nie będzie odpowiednio przygotowany do zarządzania rozproszonym zespołem, może odczuwać brak bezpośredniego wpływu na pracowników. Praca z ludźmi na „odległość” jest także wyzwaniem pod kątem rozbudowy zespołu czy podnoszenia umiejętności i kwalifikacji podwładnych. Podobnie bywa w przypadku motywowania pracowników – praca na co dzień z jednego biura pozwala na szybkie diagnozowanie spadku zaangażowania czy motywacji wśród pracowników.

Na szczęście istnieją narzędzia i metody, które pozwalają na sprawne zarządzanie zespołem rozproszonym.

Jak skutecznie zarządzać zespołem rozproszonym

Aby skutecznie zarządzać zespołem rozproszonym, należy się do tej zmiany odpowiednio przygotować. Po pierwsze, warto rozważyć wszelkiego rodzaju kursy i szkolenia, które pomogą w profesjonalny i wspierający sposób przejść na model pracy zdalnej.

Po drugie, niezbędne będą dedykowane programy i narzędzia, które wspierają komunikację i podział zadań podczas pracy zdalnej. Do najpopularniejszych zaliczamy:

• Dropbox – to przestrzeń na wirtualnym dysku, na której w prosty sposób można przechowywać i udostępniać pliki,
• Zoom – to wygodna i intuicyjna platforma służąca do organizacji konferencji, spotkań zespołowych, a nawet webinarów,
• Microsoft Teams – jeden z elementów pakietu Office, który zapewnia możliwość czatowania, organizowania wideokonferencji oraz oferuje dodatkową przestrzeń dyskową,
• Google Hangouts – to ogólnodostępny komunikator internetowy, który dodatkowo powiązany jest z kontem Google;
• Slack – to kolejny komunikator internetowy, który umożliwia przesyłanie wiadomości tekstowych, głosowych oraz multimediów – grafik czy video,
• Trello – to mocno rozbudowana aplikacja, która pozwala w przejrzysty sposób zarządzać projektami, dodatkowo współpracujące z Google Drive i Dropbox;
• Asana – to kolejne, również rozbudowane narzędzie służące do zarządzania projektami i komunikacji online.

 Korzyści ze zdalnego zarządzania zespołem

Jeśli w odpowiedni sposób zaplanujemy przejście na pracę zdalną i przygotujemy na nią pracowników, to szybko okaże się, że zarządzanie zespołem rozproszonym przynosi firmie szereg korzyści.

Po pierwsze, pozwala na zatrudnianie pracowników niezależnie od ich miejsca zamieszkania. Dzięki temu można rekrutować najlepszych specjalistów nie ograniczając się do lokalnego rynku.

Po drugie, 100% przejście na pracę zdalną znacznie zmniejsza koszty prowadzenia działalności, ponieważ firma nie musi płacić za wynajem biura. Ceny wynajmu powierzchni biurowych w dużych miastach potrafią być kolosalnie wysokie!

Po trzecie, praca z własnego miejsca zamieszkania eliminuje problem spóźnień. Pracownicy nie muszą już tracić czasu na dojazdy do biura, dzięki czemu wcześniej pojawiają się przed komputerem – wypoczęci i gotowi do działania. Dodatkowo okazuje się, że Home Office ogranicza również czas spędzony na zwolnieniu.

Mimo tak wielu korzyści niektórzy pracodawcy nadal obawiają się przejścia na pracę zdalną. Główną obawę budzi przede wszystkim kwestia ewidencjonowania czasu pracy, rzetelnego podchodzenia do wypełniania obowiązków oraz zarządzanie rozproszoną strukturą. Można temu jednak zapobiec, wdrażając w firmie przemyślane procesy i zapewniając odpowiednie szkolenia.

Komunikacja w zespole zdalnym

Jak już wspominaliśmy jednym z największych wyzwań w pracy zdalnej jest zachowanie wysokiej jakości komunikacji wewnętrznej.

Aby uniknąć szumu komunikacyjnego, ważne jest przekazywanie informacji w zespole na bieżąco. Pozwala to na uniknięcie wielu błędów, nieporozumień, a nawet konfliktów. Warto więc prowadzić wielokanałową komunikację wewnętrzną (newsletter, e-mailing), jednak do wymiany bieżących informacji trzeba ustalić jeden kanał komunikacyjny – np. firmowy komunikator.

Używanie różnych kanałów komunikacji jest o tyle istotne, że każdy kanał komunikacji powinien być dostosowany do rodzaju przekazywanej informacji.

• Skrzynka e-mailowa powinna służyć do wysyłania oficjalnych informacji i podsumowań po spotkaniach.
• W newsletterze można zawierać wzmianki o prowadzonych aktualnie procesach rekrutacyjnych czy akcjach społecznych.
• Wideokonferencje zazwyczaj przejmują charakter spotkań zespołowych, burzy mózgów i spotkań koncepcyjnych.
• Komunikator firmowy to najlepszy sposób na wymianę bieżącej komunikacji – formalnej i nieformalnej.
• Aplikacje i listy zadań pomagają z kolei w monitorowaniu postępów w prowadzonych projektach, przypominają o deadline’ach.  

Podczas pracy zdalnej nie można również zapominać o integracji zespołowej. Zgrany zespół wpływa na lepszą atmosferę, a ta na lepszą efektywność i wydajność pracy zespołu. Wideokonferencje nie zastąpią spotkań face-to-face, dlatego warto organizować spotkania integracyjne. Oczywiście w przypadku struktury rozproszonej po całym kraju nie będzie to możliwe raz na miesiąc czy raz na kwartał, ale integracja raz/dwa razy w roku na pewno jest sprawą do zorganizowania.  Zawsze można połączyć ją ze szkoleniami bądź warsztatami – tzw. przyjemne z pożytecznym ?

Błędy w zarządzaniu oraz jak ich unikać

Skoro wiemy już, co jest ważne podczas zarządzania rozproszonym zespołem, warto jeszcze wspomnieć o najczęściej powielanych błędach podczas pracy zdalnej. Czego więc powinien wystrzegać się menadżer zespołu rozproszonego?

Pierwszym błędem jest niewystarczające docenianie pracowników. Podczas cyklicznych spotkań w biurze zdecydowanie prościej jest opowiedzieć na forum o szczególnych osiągnięciach poszczególnych członków zespołu. Ale nie można o tym zapominać również podczas wideokonferencji! Warto na każdej konferencji zaplanować sobie kilka dodatkowych minut na podsumowanie pracy i docenienie osób z zespołu.

Kolejnym błędem jest wspomniany już chaos komunikacyjny. Wynika on zazwyczaj z niedopracowania poszczególnych zasad i procedur dotyczących komunikacji wewnętrznej. Nie można zapominać, że odpowiednie komunikowanie się jest niesamowicie istotne! Przed przejściem na pracę zdalną trzeba więc ustalić, którymi kanałami komunikacyjnymi będziemy przekazywać poszczególne informacje, a kolejno trzymać się tych zasad.

Następnym wyzwaniem w kontekście pracy zdalnej jest brak harmonogramu pracy. Pracując w biurze trzymamy się ustalonych godzin, w których przychodzimy do pracy. Nie inaczej powinno być w przypadku pracy zdalnej. Warto ustalić, że pracę rozpoczynamy w przedziale 07:00-10:00 i trzymać się wypracowanych ustaleń.