Coraz więcej organizacji stara się wprowadzić swobodny sposób komunikacji, hybrydowy tryb pracy czy zadaniowe rozliczanie wyników. Bo choć nikt nie lubi zamykać się w sztywnych ramach, a nowoczesne przedsiębiorstwa dążą do tego, by wyróżniać się pozytywną atmosferą, to nie oznacza to wcale, że rezygnują z utrzymania niektórych zasad czy hierarchii w firmie. W końcu regulaminy i opisy procesów pomagają w sprawnym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Podobnie jak opisy stanowisk pracy, które stanowią idealny drogowskaz zarówno dla pracowników, jak i dla działu HR. Dlaczego są tak istotne? Jak i kiedy je tworzyć? Podpowiadamy – zapraszamy do artykułu!

Czym jest opis stanowiska w firmie

Choć nowoczesne przedsiębiorstwa starają się nie ustalać sztywnych zasad i reguł, zostawiając pracownikom pole do kreatywnego działania, to istnieją sytuacje, w których zrezygnowanie z przepisów byłoby bardzo niewskazane. Jednym z takich elementów jest opis stanowiska pracy.

Czym jest opis stanowiska pracy? To esencja kompetencji, które powinna posiadać osoba zatrudniona na danym stanowisku. Tym samym dokument ten staje się ważną wskazówką dla wielu procesów HR, a także dla samych pracowników, którzy dzięki niemu wiedzą jak, kiedy i co robić.

Jakie przedsiębiorstwa powinny skupić się na stworzeniu takiego dokumentu? Odpowiedź jest prosta – wszystkie. Opis stanowiska pracy w firmie transportowej, marketingowej, produkcyjnej czy w korporacji prawniczej jest tak samo ważny! Zawiera bowiem wiele istotnych informacji zarówno z punktu widzenia organizacji, jak i pracownika.

Warto pamiętać, że jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia pracodawca jest zobowiązany do przedstawienia pracownikowi opisu stanowiska pracy, ponieważ znajduje się w nim np. zakres wykonywanych obowiązków na danym stanowisku.

Po co wprowadza się opis stanowiska

Choć stworzenie opisu stanowiska pracy wymaga poświecenia czasu i uwagi, to bez wątpienia warto to zrobić. Stanowiska w firmie, zwłaszcza w dużych korporacjach, bywają naprawdę różne – w związku z czym czasem nawet sami pracownicy mają problem z określeniem, co jeszcze leży w zakresie ich obowiązków, a co już poza nie wykracza.

Co więcej, szczegółowy opis stanowisk ułatwia i skraca proces pozyskania nowego pracownika. Wystarczy, że przed zredagowaniem ogłoszenia rekruter zerknie do dokumentu i doskonale wie, jakimi cechami ma wyróżniać się potencjalny pracownik, jakie powinien mieć kompetencje i co będzie wchodziło w zakres jego obowiązków. To zdecydowanie polepsza jakość procesu selekcji i rekrutacji! Zatrudnianie nowego kierownika czy eksperta nie należy do najprostszych zadań – dlatego, jeśli istnieje możliwość usprawnienia tego procesu warto z niej skorzystać.

Jakie korzyści jeszcze przynosi stworzenie opisu stanowisk w firmie? Zaliczamy do nich przede wszystkim:

  • skrupulatne rozdzielnie obowiązków i pracy pomiędzy wszystkich pracowników,
  • ułatwienie kandydatom poszukującym pracy znalezienie odpowiedzi na pytanie, czy mają odpowiednie kompetencje do pracy na danym stanowisku,
  • zapewnienie przestrzeni na dokładne wyjaśnienie wszystkim pracownikom, co wchodzi w zakres ich obowiązków oraz sposobu, w jaki mają je wykonywać,
  • pomoc w utrzymaniu w organizacji odpowiedniej hierarchii.

Jakie elementy są niezbędne w opisie stanowiska w firmie

Jak już wspominaliśmy, opis stanowiska pracy służy zarówno departamentowi HR, zarządowi, jak i samym pracownikom. Dlatego musi jasno przedstawiać nie tylko zakres obowiązków, ale również cechy i kompetencje, które powinna posiadać osoba na danym stanowisku.

Oczywiście to, co znajdzie się w opisie stanowiska zależy od samej roli, jaką osoba pełni w strukturze organizacji. Stanowiska kierownicze w firmie w swoim opisie powinny zawierać nieco więcej informacji, np. ilość podległych osób w zespole.

Jak więc przygotować profesjonalny opis stanowiska? Co powinno się w nim znaleźć? Otóż przede wszystkim:

  • pełna, precyzyjna nazwa stanowiska – jeśli w codziennej korespondencji firmowej posługujecie się skrótami, np. CEO zamiast Chief Executive Officer, to skróconą wersję również warto zawrzeć w opisie,
  • cel – należy dokładnie określić, z jakich powodów i w jakim celu powstało dane stanowisko (np. wsparcie pracy działu marketingu),
  • miejsce w strukturze organizacji – w tym punkcie należy zdefiniować miejsca w hierarchii firmy, a także wskazać przełożonych i podwładnych,
  • zakres odpowiedzialności pracownika – dobrze jest dookreślić za co i przed kim odpowiada osoba zatrudniona na danym stanowisku,
  • podstawowe obowiązki – wskazanie dokładnie sprecyzowanych zadań i obowiązków, które pracownik jest zobowiązany wykonywać na stanowisku,
  • uprawnienia pracownika,
  • zagrożenia i niebezpieczeństwa wynikające z pracy na danym stanowisku (np. praca na wysokościach),
  • warunki pracy – określenie miejsca i czasu pracy, a także urządzeń, narzędzi i programów, z których pracownik będzie korzystał wykonując swoje obowiązki,
  • wymagane wykształcenie,
  • kwalifikacje – dokładne sprecyzowanie niezbędnych kwalifikacji, wiedzy, a także wcześniejszego doświadczenia zawodowego, którymi musi cechować się pracownik na danym stanowisku,
  • dodatkowe umiejętności, które mogą ułatwić bądź usprawnić pracę na danym stanowisku,
  • atrybuty osobowościowe – warto wymienić cechy charakteru, którymi powinien wykazać się pracownik zajmujący dane stanowisko (np. umiejętności interpersonalne przy stanowisku związanym z obsługą klienta).

Stanowiska pracy w firmie

Rodzaje stanowisk w korporacjach

Stanowiska pracy w firmie różnią się między sobą pod wieloma względami. Zważając więc na podział obowiązków, ale i spektrum odpowiedzialności, w każdej firmie zostaje wprowadzona hierarchia stanowisk pracy. Zgodnie z nią możemy wyróżnić m.in. takie stanowiska, jak:

  • praktykant/stażysta,
  • asystent,
  • młodszy specjalista,
  • specjalista,
  • starszy specjalista,
  • ekspert,
  • manager,
  • manager wyższego szczebla,
  • dyrektor/prezes.

Oczywiście model ten może wyglądać nieco inaczej – wszystko zależy od rodzaju firmy, jej wielkości i wykonywanej przez nią działalności.

Dlaczego w firmach wprowadza się hierarchię stanowisk? Ponieważ pozwala ona zaprowadzić porządek w organizacji, a więc m.in. wyznaczyć pracownikom podstawowe zadania i obowiązki, a kolejno na tej podstawie ustalać wysokość wynagrodzenia.

Wyraźne wytyczenie hierarchii w firmie wraz z dokładnym opisem stanowisk pomaga także samym pracownikom, zwłaszcza tym nowozatrudnionym. Tak przejrzysta struktura sprawia bowiem,  że każdy wie, do kogo może się zwrócić się o wsparcie w razie niejasności czy problemów. To sprzyja szybszej i bardziej efektywnej pracy.

Dodatkowo hierarchia stanowisk pozwala wytyczyć zrozumiałą ścieżkę kariery dla każdego pracownika. Dzięki temu każdy z zatrudnionych wie, jakie cele musi spełnić, jakie kompetencje rozwinąć czy jakie doświadczenie zdobyć, aby otrzymać upragniony awans.

Stanowiska w firmie a stosunki międzyludzkie

Mimo faktu, iż w większości przedsiębiorstw panuje luźna komunikacja, a wszyscy pracownicy mówią do siebie na „ty” to warto pamiętać, że istnieją sytuacje, w których zbytnie spoufalanie może przysporzyć problemów.

Przykładów nie trzeba długo szukać. Wystarczy wyobrazić sobie sytuację, w której pracownik z bezpośrednim przełożonym są w bardzo dobrych, koleżeńskich wręcz stosunkach. Czy może być to kłopotliwe? Niestety tak – i to dla przełożonego. Szef, który zaprzyjaźnił się z pracownikiem może mieć trudność z rzetelną oceną jego wyników. Z jednej strony, nie chcąc psuć dobrych relacji, będzie mu ciężko przekazać negatywny feedback, a z drugiej wie jednak, że takie procedury są w firmie obowiązkowe. Jeśli się z nich nie wywiąże, jego autorytet dyrektora będzie już tylko wspomnieniem…

Aby uniknąć takich sytuacji, warto znaleźć złoty środek. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby zwracać się do pracowników po imieniu – to rozluźnia atmosferę i sprawia, że chętniej przychodzimy do pracy. Należy jednak przy tym pamiętać o zachowaniu relacji z przełożonymi na poziomie czysto zawodowym. I właśnie w tym pomaga jasno sprecyzowana hierarchia stanowisk w firmie.

Podsumowanie

Opis stanowiska pracy to wyjątkowo przydatne narzędzie, które pozwala na zachowanie w organizacji ładu i porządku. Dzięki niemu wiemy, jak wygląda hierarchia w firmie, jakie są kluczowe stanowiska w firmie, kto może nam pomóc w razie problemów, a także co dokładnie należy do zakresu naszych obowiązków. Rzetelnie przygotowane opisy stanowisk w organizacji usprawniają także pracę działu HR, pozytywnie wpływając na proces rekrutacji czy onboarding nowych pracowników.

W kwestii tworzenia opisów stanowisk zarówno departament HR, jak i kierowników wspierają szkolenia stanowiskowe dla managerów – warto z nich skorzystać, aby później móc cieszyć się jasną strukturą organizacyjną!