Zarządzanie procesami

Procesy biznesowe są nieuniknionym elementem występującym w każdej firmie. Przesadnym nie będzie nawet stwierdzenie, że organizacja to jeden, obszerny system, składający się z wielu, połączonych ze sobą i skorelowanych procesów. Dlatego niezbędne jest, aby każdy przedsiębiorca dokładnie poznał rodzaje, złożoność i zależność poszczególnych procesów. Dzięki temu będzie w stanie skutecznie analizować napotkane sytuacje i przestawić działania firmy na oczekiwane rozwiązania, tym samym zwiększając efektywność działania całej organizacji. Jak przygotować się do wdrożenia odpowiedniego zarządzania procesami w firmie? Jakie są rodzaje procesów biznesowych? Czy warto wprowadzać mapowanie procesów? Odpowiadamy na najważniejsze pytania – zapraszamy do artykułu. 

 Zarządzanie procesami w firmie lub organizacji

Aby dokładnie zrozumieć istotę zarządzania procesami biznesowymi, warto zacząć od poznania definicji tego sformułowania. Otóż zarządzanie procesami polega na stosowaniu odpowiednio dobranych, dedykowanych metod do diagnozowania, kreowania, analizowania, mierzenia i nieustannej optymalizacji wszystkich procesów zachodzących w firmie – od procesu zarządzania przedsiębiorstwem, przez proces produkcji, na procesie rekrutacyjnym kończąc.

Na tym etapie warto również wspomnieć, że zarządzanie procesami bywa często mylone z zarządzaniem projektami lub z zarządzaniem zadaniami. Oczywiście pojęcia te dotyczą innych kwestii, a zarządzanie procesami jest najszerszym z nich. Zarządzanie zadaniami dotyczy bowiem pojedynczych tematów, zarządzanie projektami odnosi się do jednorazowych prac nad większymi taskami składającymi się na jedną całość, która ma określony czas trwania. Z kolei w przypadku zarządzania procesami biznesowymi mowa o całych, rozbudowanych i kompleksowych procesach. Zwłaszcza takich, które są powtarzalne. To bardzo istotny obszar do zagospodarowania w każdej firmie, bo dzięki ciągłej weryfikacji i przebudowie procesów, przedsiębiorstwa mogą usprawnić ogólne funkcjonowanie, a tym samym zwiększyć wydajność pracy i efektywność kosztową.

Rodzaje procesów

W dobie dynamicznego rozwoju przedsiębiorstw warunki biznesowe zmieniają się każdego dnia. Aby na bieżąco dostosowywać się do ciągłych zmian, wszystkie firmy, zarówno start-up’y, rodzinne biznesy, duże przedsiębiorstwa, jak i ogromne, międzynarodowe korporacje, potrzebują sprecyzowanego systemu, który będzie w stanie monitorować i optymalizować jakość kompleksowych procesów.

Jednak zanim przejdziemy do tak szczegółowych informacji, skupmy się na tym, z jakimi rodzajami procesów mamy do czynienia w organizacjach i jakie potrzeby firm te procesy zaspakajają. Według ogólnej klasyfikacji procesy w przedsiębiorstwie możemy podzielić na trzy główne grupy:

• procesy główne – to na nich opiera się cała działalność operacyjna przedsiębiorstwa. Procesy główne dotyczą przede wszystkim sposobu, w jaki dana firma wytwarza swoje produkty/usługi i możemy wśród nich wymienić m.in. procesy produkcyjne, procesy handlowe czy procesy sprzedażowe.
• procesy zarządcze – to wszystkie te czynności, których rezultatem są decyzje mające bezpośredni wpływ na funkcjonowanie firmy. To procesy zarządcze kreują kierunek działań przedsiębiorstwa, ponieważ regulują zarówno procesy główne, jak i procesy wspomagające – dlatego bywają nazywane również procesami decyzyjnymi. Możemy wśród nich wymienić wszelkie audyty wewnętrzne czy analizę zarządzania w firmie.
• procesy pomocnicze – jak sama nazwa wskazuje, za procesy pomocnicze uznajemy te czynności, które wspierają realizację procesów głównych. Bez procesów pomocniczych nie byłoby możliwe funkcjonowanie przedsiębiorstwa, ponieważ zaliczamy do nich m.in. procesy związane z magazynowaniem towarów, z transportem czy z zarządzaniem pracownikami.  

Czy optymalizacja procesów jest istotna?

Sprawnie i efektywnie działające procesy to klucz do sukcesu każdego przedsiębiorstwa. Niepoprawne zarządzanie procesami może skutkować nie tylko stratą cennego czasu pracowników i zarządu, ale także szkodami finansowymi, dlatego optymalizacja procesów biznesowych to temat aktualny od wielu lat.

Warto pamiętać, że niezależnie od tego, jakie konkretnie działania zmierzające do optymalizacji procesów podejmie przedsiębiorstwo, to najistotniejszy jest fakt, aby były one na bieżąco monitorowane i dostosowywane do aktualnej sytuacji firmy. Skutecznie prowadzona optymalizacja wpływa na ograniczenie kosztów (nawet do 25%), a także pozwala na wypracowanie dobrych praktyk, które wyeliminują niepożądane sytuacje.

Jednak jak już wspomnieliśmy – działania optymalizacyjne muszą być prowadzone systematycznie, w innym wypadku nie przyniosą one oczekiwanych rezultatów. Po rozpoczęciu optymalizacji procesów biznesowych, należy więc je stale monitorować i na bieżąco reagować na wszystkie zmiany czy niepokojące sytuacje. Niektóre z firm posiadają do tego odpowiednie zasoby wewnątrz organizacji, jednak zdecydowana większość przedsiębiorców korzysta w tym celu ze wsparcia zewnętrznych specjalistów.

Mapowanie procesów

Mapowanie to jedno z popularniejszych narzędzi służące do planowania i zarządzania procesami biznesowymi. Mapowanie wykorzystuje się m.in. podczas:

• wdrażania systemów zarządzania jakością,
• budowania łańcuchów dostaw,
• restrukturyzacji,
• optymalizacji procesów biznesowych.

Dobrze skonstruowana mapa procesów jasno wskazuje, jakie zasoby są zaangażowane w dany proces, a także ujawnia obszary, w których warto wykonać zmiany i optymalizacje. Pomaga w szczegółowym opracowaniu sekwencji zdarzeń jeszcze przed rozpoczęciem konkretnych prac. Tym samym pozwala lepiej zrozumieć istotę poszczególnych etapów pracy, zwiększyć efektywność poszczególnych procesów, a w konsekwencji podnieść wydajność całej organizacji.

Mapowanie procesów ma także szereg innych zalet. Dzięki możliwości przejrzystego, wizualnego przedstawienia całego procesu dokładnie widać wszystkie jego etapy, co ułatwia skompletowanie dokumentacji procesowej i pozwala na podejmowanie trafnych decyzji w oparciu o dane i wskaźniki. Dlatego stosowanie mapowania procesów jest bardzo powszechne – zarówno w zakładach produkcyjnych, biurach projektowych czy magazynach.

Jak w skrócie przebiega mapowanie procesu biznesowego? Ogólnie rzecz ujmując sprowadza się do szczegółowego opisania wszystkich jego poszczególnych etapów wraz z uwzględnieniem zasobów, które będą niezbędne, aby proces przebiegł bez zakłóceń od początku do końca. Taka wizualizacja uświadamia pracownikom ich role w procesie, tym samym zwiększając ich zaangażowanie i jakość komunikacji w grupie.

Typy zarządzania procesami biznesowymi

Możemy wyróżnić trzy główne typy zarządzania procesami biznesowymi:

• zorientowane na integrację – ten typ koncentruje się na procesach, które nie wymagają dużego zaangażowania ze strony pracowników organizacji. Procesy te oparte są w głównej mierze na interfejsach API i mechanizmach integrujących dane pomiędzy systemami, jak np. system CRM służący do zarządzania bazą klientów.
• zorientowane na człowieka – ten typ koncentruje się na nieco większym zaangażowaniu pracowników organizacji. Poszczególni pracownicy, podczas korzystania z intuicyjnych interfejsów, muszą potwierdzić wykonanie poszczególnych zadań bądź etapów realizacji procesu. Zarządzanie zorientowane na człowieka, dzięki temu, że umożliwia przypisywanie zadań do poszczególnych osób zatrudnionych w firmie, pomaga w egzekwowaniu odpowiedzialności od konkretnych pracowników.
• zorientowane na dokumenty – ten typ zarządzania jest skoncentrowany na poszczególnych umowach, np. na umowie kupna-sprzedaży. W sytuacji, gdy przedsiębiorstwo decyduje się na zakup produktu bądź usługi, proces zawarcia umowy pomiędzy kupującym a dostawcą musi przejść przez wszystkie etapy zatwierdzenia.

Korzyści zarządzania procesami biznesowymi

Skuteczne zarządzanie procesami w firmie przynosi przedsiębiorstwom wiele korzyści. Wśród najważniejszych warto wymienić przede wszystkim:

• wzrost efektywności kosztowej – dzięki nieustannej optymalizacji istniejących procesów, firmy są w stanie na bieżąco eliminować wszystkie nieprawidłowości, tym samym poprawiając ogólną efektywność i wydajność organizacji.
• wzrost wydajności pracowników – systemy do zarządzania procesami biznesowymi ułatwiają pracownikom skupienie się na relacjach z klientem, dzięki zautomatyzowaniu niektórych zadań i wyeliminowaniu niepotrzebnych rozpraszaczy. Większe zaangażowanie w kontakt z klientem prowadzi z kolei do wzrostu zadowolenia kontrahentów.
• skalowalność procesów – wzrost automatyzacji pracy pozwala na skalowanie poszczególnych procesów do innych oddziałów organizacji, również tych zagranicznych.
• większa przejrzystość i jasny podział odpowiedzialności – dzięki wprowadzeniu myślenia procesowego wszystkie zadania na każdym etapie procesu są jasno sprecyzowane i przypisane do poszczególnych pracowników. Wzrasta więc świadomość ról i odpowiedzialności oraz poprawia się komunikacja pomiędzy członkami zespołu.  

Podsumowując, zarządzanie procesami biznesowymi bardzo pozytywnie wpływa na efektywność organizacji. Warto więc zainteresować się tym tematem. Na rynku można znaleźć ciekawe i wyczerpujące szkolenia dotyczące procesów biznesowych, które z pewnością podniosą świadomość przedsiębiorców w tym zakresie.