Każda firma jest inna. Różni się sposobem zarządzania, zatrudnionymi pracownikami, wizją, realizowaną misją, czy posiadanym know how. Co zatem łączy wszystkie przedsiębiorstwa, które chcą osiągnąć sukces? To biznesowy savoir vivre.

Składa się na niego zbiór pewnych zasad i standardów zachowań, którymi powinni się kierować wszyscy pracownicy firmy w różnych sytuacjach – ponieważ kultura panująca w firmie jest odbiciem kultury pracujących w niej ludzi. 

Savoir vivre, czyli dobre maniery w biznesie

Umiejętność dobrego zachowania jest dziś ceniona na równi z wiedzą i inteligencją pracowników. Dlatego w każdej firmie powinny obowiązywać zasady savoir vivre’u. Mogą się one objawiać poprzez okazanie szacunku naszym współpracownikom i przełożonym, czy przez docenieni pracy innych. Mimo, że nie są  nigdzie zapisane i ściśle określone, a pracownicy nie są formalnie zobowiązani do ich przestrzegania, warto dbać o to by każda osoba w organizacji starała się ich przestrzegać.

Jakich zasad zatem warto przestrzegać, aby nasza organizacja była postrzegana, jako ta w której panuje powszechny szacunek i kultura? 

Dress code na spotkaniach biznesowych

Po pierwsze odpowiedni, elegancki i schludny strój. Nie bez powodu przecież powstało przysłowie, że “jak nas widzą tak nas piszą”. A w przypadku spotkań biznesowych, kiedy reprezentujemy firmę, nasz ubiór staje się wizytówką całego przedsiębiorstwa i jest wyrazem szacunku do osób, z którymi się widzimy.  Dlatego przy doborze stroju warto pamiętać o kilku kwestiach:

  • strój powinien być czysty i wyprasowany,
  • noszone rzeczy powinny być dobrane odpowiednio pod względem rozmiaru,
  • najlepiej sprawdzają się zestawy ubrań w stonowanych kolorach – tylko jeden element może być wzorzysty np. krawat, apaszka,
  • postaw na elegancję i klasykę – zamiast najmodniejszych jeansów załóż eleganckie spodnie i marynarkę, garsonkę lub garnitur.

etykieta biznesowa

Powitanie

Podczas witania się obowiązują proste zasady: wita się zawsze osoba, która wchodzi do danego pomieszczenia, a jeśli mijamy się na korytarzu lub przed wejściem do firmy to jako pierwsza wita się osoba, która zajmuje niższe stanowisko w organizacji. Sytuacja, wygląda nieco inaczej przy przywitaniu z podaniem ręki. Wtedy nasz przełożony(w tym również kobiety) pierwszy powinien wyciągnąć do nas rękę. Pamiętajmy, że jeśli siedzimy przy biurku, wypada wstać i nie podawać ręki zza niego. Z kolei sam uścisk dłoni powinien być pewny, nie za słaby i nie za mocny. A co w sytuacji, gdy mamy rękawiczki? Wtedy zdejmujemy je, gdy osoba, która wyciągnęła do nas rękę, również się na to zdecydowała.

Czytaj także: Techniki sprzedaży a retoryka komunikacji „pierwsza szczęśliwa siódemka”

Utrzymywanie hierarchii – wiek, czy stanowisko?

Zgodnie z etykietą biznesu w pracy ważniejszy jest zawsze ten, kto ma wyższe stanowisko, bez względu na płeć, czy wiek. Zasada ta odnosi się jednak tylko do osób między, którymi zachodzi zależność służbowa. Szef danego działu, nie posiadający żadnych relacji służbowych z osobami z innych działów, powinien stosować wobec nich znane sobie zasady  savoir vivre’u towarzyskiego, gdzie pierwszeństwo przysługuje osobom starszym i kobietom.

Jest to jednak zasada budząca niekiedy problemy, zwłaszcza wśród osób zajmujących wysokie stanowiska w firmie, ponieważ chcąc zachować wszelkie zasady savoir vivre’u w pracy osoby te czują się dość nieswojo, gdy powinny usiąść np. przed osobami starszymi. Co wtedy? Zachować się zgodnie z etykietą biznesową, czy dobrymi manierami, które na co dzień stosujemy w towarzystwie? Przede wszystkim należy zdać sobie sprawę, że etykieta biznesowa jest częścią ogólnego savoir vivre’u. Stąd zachowanie, które świadczy o naszym szacunku wobec osób starszych lub kobiet może być znakiem naszej klasy oraz dobrego wychowania więc nie bójmy się pozostać mu wierni.

Tytułowanie, a zwroty grzecznościowe

W kontaktach biznesowych często stajemy przed wyzwaniem przedstawienia różnych osób podczas spotkań. W takiej sytuacji w szczególności należy pamiętać o tym, że:

  • przedstawiając siebie nigdy nie podajemy swojego tytułu,
  • przedstawiając osoby piastujące stanowiska zastępców należy pomijać zwrot “wice”,
  • do osób, które nie posiadają specjalistycznych tytułów zawsze zwracamy się używając zwrotu grzecznościowego Pan, Pani,
  • do osób, które kiedyś zajmowały stanowisko dyrektora, możemy zwrócić się używając tytułu pełnionej dawniej funkcji.

savoir vivre w biznesie podczas rozmów przez telefon

Savoir vivre w komunikacji telefonicznej i mailowej

Dziś, w świecie ograniczonych kontaktów biznesowych z powodu pandemii, ogromne znaczenie dla wizerunku firmy ma sposób w jaki piszemy maile bądź rozmawiamy przez telefon z naszymi klientami i współpracownikami. Do najważniejszych zasad savoir vivre’u w biznesie podczas komunikacji mailowej i telefonicznej należą:

  1. Unikaj błędów – pisząc maila staraj się stale sprawdzać, czy nie popełniłeś żadnego błędu ponieważ poprawnie napisany tekst, jest wyrazem szacunku wobec osoby, z którą korespondujemy oraz wyrazem naszego profesjonalizmu.
  2. Po sporządzeniu maila, warto przeczytać całość tekstu co pozwoli nam sprawdzić, czy jest on spójny i będzie zrozumiały dla naszego adresata.
  3. Bądź uprzejmy – zarówno podczas tworzenia maila, jak i rozmowy telefonicznej. Zwiększysz wtedy szanse na pozytywny odbiór Twojego komunikatu. 
  4. Każdą rozmowę telefoniczną rozpoczynaj od przedstawienia siebie i swojej firmy. Pamiętaj również o tym, żeby powiedzieć w jakim celu dzwonisz.
  5. Upewnij się, czy Twój telefon nie przeszkadza rozmówcy i czy możecie w danej chwili porozmawiać.
  6. NIE JEDZ podczas rozmowy telefonicznej – warto zjeść coś wcześniej, aby nasz rozmówca nie słyszał delikatnych mlaśnięć w słuchawce 🙂
  7. Jeżeli osoba, z którą próbujemy się skontaktować nie odbiera telefonu, najlepiej rozłączyć się po 6 sygnale i poczekać, aż do nas oddzwoni.
  8. Zanim zakończysz rozmowę bądź korespondencję upewnij się, czy jest jeszcze jakaś sprawa, w której mógłbyś pomóc.

Zastosowanie powyższych zasad, powszechnie znanych jako biznesowy savoir vivre jest niezbędne w dzisiejszych czas jeśli chcemy rozwijać swoją firmę bądź karierę. Dbajmy więc o to, w jaki sposób odnosimy się do innych osób, z którymi spotykamy na się na co dzień w naszym miejscu pracy 🙂

Czytaj także: Feedback – jak można go wykorzystać do budowania pozytywnych relacji z pracownikami?