Rekrutacja przez firmę zewnętrzną – kiedy warto z niej skorzystać?

Firmę tworzą ludzie, którzy w niej pracują. To przecież od pracowników w dużej mierze zależy rozwój i sukces przedsiębiorstwa. Nikogo nie dziwi zatem fakt, że rekrutacja wykwalifikowanych specjalistów stanowi priorytet dla wszystkich organizacji. Nieodpowiednio poprowadzony proces może nieść za sobą daleko idące konsekwencje. Jak zatem nie popełnić błędu rekrutacyjnego, który może narazić firmę na niemałe koszty? Jakie metody i techniki rekrutacji sprawdzają się podczas poszukiwania specjalistów i ekspertów? Czy każdą rekrutację należy prowadzić wewnętrznymi zasobami, czy może lepiej oddelegować ten proces na zewnątrz? Jakie zalety ma rekrutacja zewnętrzna? Odpowiadamy na najważniejsze pytania – zapraszamy do artykułu.

Kiedy i dlaczego warto skorzystać z zewnętrznej rekrutacji?

Proces rekrutacji należy poprowadzić tak, aby wyłonić wartościowych kandydatów – to jasne. Badania jednak jednoznacznie pokazują, że często, nawet mimo dużego zaangażowania rekrutera i managera, można popełnić błąd.

Niestety, w sytuacji, gdy nie dopasujemy odpowiednio kandydata do stanowiska, konsekwencje odczują obie strony – pracownik będzie musiał szukać nowe zatrudnienia, a firma poniesie spore koszty związane z zatrudnieniem i wdrożeniem nowej osoby.

Dlatego odpowiednia strategia i polityka zatrudniania pracowników powinny być absolutną podstawą w każdej organizacji. Przed rozpoczęciem nowego procesu rekrutacyjnego warto więc odpowiedzieć sobie na pytanie, czy nasz wewnętrzny dział HR dysponuje aktualnie wystarczającą ilością czasu i narzędzi, by płynnie i w jak najkrótszym czasie znaleźć nowego pracownika. Okazuje się bowiem, że zewnętrzne firmy rekrutacyjne z powodzeniem mogą nas wyręczyć w poszukiwaniach pracowników.

Kiedy warto skorzystać z rekrutacji zewnętrznej?

Przede wszystkim, gdy brakuje nam zasobów wewnętrznych. Z tym problemem mierzą się zazwyczaj mniejsze firmy, w których dział HR składa się z kilku osób lub w których działu HR nie ma wcale. W takich przypadkach ciężar rekrutacji często spada na barki kierowników i dyrektorów. Czy jest to dobra decyzja? Niekoniecznie. Poza tym, że osoby te mają inne, równie ważne obowiązki, to nie dysponują oni specjalistyczną wiedzą z zakresu poszukiwania pracowników, selekcji aplikacji czy prowadzenia rozmów rekrutacyjnych. Nie zapominajmy, że sytuacja na rynku pracy niejednokrotnie zmusza nas do korzystania z technik takich jak direct search, executive search czy assessment center. W rezultacie biznes stoi w miejscu, a proces pozyskania nowego pracownika ciągnie się w nieskończoność. Skorzystanie z firmy zewnętrznej, która cechuje się wymaganymi kompetencjami i ma dostęp do stosownych narzędzi, doprowadzi do szybszego zamknięcia procesu i wygenerowania znacznych oszczędności.

Kolejnym przypadkiem, w którym warto rozważyć outsourcing rekrutacji jest poszukiwanie wykwalifikowanego specjalisty bądź eksperta z bardzo wąskiej dziedziny. Tacy pracownicy najczęściej nie poszukują aktywnie nowego zatrudnienia, więc tradycyjne ogłoszenia o pracę w tej sytuacji prawdopodobnie się nie sprawdzą. Proces poszukiwania specjalistów zazwyczaj wymaga zastosowania techniki direct search bądź executive search. Są to metody czasochłonne i wymagające wielu kompetencji po stronie rekrutera. Agencje pracy zazwyczaj dysponują skrupulatnie budowanymi bazami kandydatów, dzięki czemu przeprowadzenie rekrutacji aktywnej nie stanowi dla nich tak dużego wyzwania, jak dla rekrutera wewnętrznego.

Rekrutacja zewnętrzna okazuje się dobrym rozwiązaniem w sytuacji, gdy firma decyduje się na wprowadzenie nowych usług/produktów i poszerzenie zakresu działalności. Wtedy zapotrzebowanie na nowych pracowników jest bardzo wysokie, a czas, w którym musimy ich pozyskać bardzo… krótki ? Mając na uwadze fakt, że osoby z wewnętrznego działu HR mają otwarte również inne procesy rekrutacyjne oraz muszą wykonywać pozostałe obowiązki może okazać się, że tak duży projekt byłby dla nich w danym czasie zbyt obciążający.

Warto rozważyć oddelegowanie rekrutacji do zewnętrznej firmy także w sytuacji, gdy nasza organizacja otwiera filię w innym województwie lub kraju. Specjalista ds. HR, który nie zna lokalnego rynku pracy musi poświęcić mnóstwo czasu na research – zarówno na poznanie oczekiwań finansowych mieszkańców, jak i dostępności ekspertów, na zbudowanie bazy kandydatów czy prześledzenie działań konkurencji. Oczywiście dokładna analiza rynku może trwać nawet kilka miesięcy. W tej sytuacji outsourcing procesu rekrutacji będzie zdecydowanie lepszym rozwiązaniem.

Zalety rekrutacji zewnętrznej

Zlecenie rekrutacji niesie za sobą wiele zalet, wśród których warto wymienić przede wszystkim:

• obniżenie kosztów rekrutacji i kosztów stałych – wynagrodzenie dla firmy rekrutacyjnej wypłacamy tylko w przypadku, gdy prowadzimy aktywną rekrutację, nie ponosimy więc stałych, comiesięcznych kosztów, jak w przypadku zatrudnienia kolejnego, wewnętrznego rekrutera.
• skrócenie czasu rekrutacji – agencje HR z racji swojego wieloletniego doświadczenia, licznych zasobów i dostępu do zaawansowanych narzędzi stosują efektywne rozwiązania, które znacznie skracają czas rekrutacji.
• oszczędność czasu własnego personelu – nie można zapominać o tym, że specjaliści ds. rekrutacji poza samymi spotkaniami rekrutacyjnymi mają szereg innych obowiązków. Często więc rozpoczęcie kolejnych kilku procesów nie pozwoliłoby im na rzetelne wykonywanie pozostałych zadań.
• kompleksowa opieka nad procesem – zewnętrzne firmy rekrutacyjne skupiają specjalistów działających w różnych branżach, dzięki temu zyskujemy pewność, że rekruterzy, z którymi podejmujemy współpracę, doskonale znają specyfikę danego sektora. Taki specjalista jest w stanie kompleksowo przejść przez cały proces – od skonstruowania ogłoszenia, przez selekcję CV, aż po rozmowy rekrutacyjne, sesję AC i negocjowanie warunków zatrudnienia.
• brak dodatkowych kosztów – warto wiedzieć, że koszty rekrutacji to nie tylko wynagrodzenie rekrutera. Często, aby profesjonalnie przeprowadzić cały proces, należy wykupić dostępy do specjalistycznych programów, narzędzi lub abonamentów. Delegując przeprowadzenie rekrutacji zewnętrznej firmie, nie musimy ponosić tych kosztów.

Rekrutacja zewnętrzna a obawy pracodawców

Dużym organizacjom często wydaje się, że outsourcing rekrutacji pracowników to zbędny wydatek – przecież dysponują dużym wewnętrznym działem HR. Firmy obawiają się również, że kandydat wybrany przez firmę zewnętrzną nie będzie pasował do kultury organizacyjnej, nie będą liczyć się dla niego te wartości, które są ważne dla przedsiębiorstwa.

Oczywiście nie jest to prawda. Należy mieć na uwadze, że w agencjach zatrudnienia pracuje rzesza socjalistów, którzy doskonale znają realia i warunki każdej branży. Co więcej, współpraca zawsze poprzedzona jest szczegółowym wywiadem i dokładnym omówieniem oczekiwań po stronie klienta.

Warto otworzyć się na nowe możliwości, ponieważ powyższe przykładny jednoznacznie potwierdzają, że są sytuacje, w których outsourcing rekrutacji przynosi korzyści, jakich firmy nie mogłyby osiągnąć przeprowadzając rekrutację własnymi zasobami.

Rekrutacja zewnętrzna a wewnętrzna

Oczywiście, pokazane wyżej korzyści rekrutacji zewnętrznej nie oznaczają, że rekrutacja prowadzona własnymi zasobami jest zła i nie ma sensu. Kluczem jest po prostu obranie właściwej strategii, która na podstawie analizy zysków i strat pozwoli nam dokonać wyboru, kiedy warto skorzystać z outsourcingu rekrutacji.

Warto bowiem pamiętać, że prowadzenie procesu rekrutacji wewnętrznym działem HR jest czasochłonne. Specjaliści ds. HR oraz Hire Managerowie, poświęcając czas na analizę i selekcję CV robią to kosztem innych obowiązków. Często zupełnie niepotrzebnie – rekrutowanie pracowników jest oczywiście nieodłączną częścią każdej organizacji, ale nie stanowi core biznesu – w odróżnieniu od agencji zatrudnienia, które właśnie w tych procesach są specjalistami. Dlatego oddelegowanie tych zadań w ręce profesjonalnej agencji to dobre rozwiązanie – zwłaszcza w przypadku, gdy dysponujemy niewielkim zespołem HR.

Zatrudnienie profesjonalistów zmniejsza także ryzyko popełnienia błędu rekrutacyjnego, który wiąże się ze sporymi kosztami – zarówno finansowymi, jak i wizerunkowymi. Powierzenie procesu specjalistycznym agencjom HR, dysponującym doświadczeniem, kompetentnymi i nowoczesnymi narzędziami, skraca także długość trwania rekrutacji, a to wymierna oszczędność czasu i pieniędzy.

Nowoczesne metody rekrutacyjne

Kłopoty ze znalezieniem wybitnych specjalistów i ekspertów mają ogromne korporacje, jak i małe, rodzinne przedsiębiorstwa. Dzieje się tak, ponieważ w przypadku tak wymagających rekrutacji sama rozmowa kwalifikacyjna to zazwyczaj za mało. Im wyższe stanowisko, im węższa specjalizacja, im większe wymagania – tym bardziej rozbudowany proces rekrutacji.

Direct search, testy kompetencyjne, testy osobowościowe, assessment center to tylko niektóre narzędzia, których rekruterzy muszą używać podczas poszukiwań wykwalifikowanych pracowników.  Agencje pracy zazwyczaj dysponują własnymi bazami kandydatów. Posiadają szereg specjalistów. Mają dostęp do nowoczesnych platform i narzędzi rekrutacyjnych. Wszystko to przekłada się na fakt, że są w stanie w zaledwie kilka dni wyszukać kandydatów o specjalistycznych umiejętnościach, co wewnętrznym działom HR zajmuje najczęściej kilka tygodni.

Pandemia a outsourcing rekrutacji

Mówiąc o procesie rekrutacji i branży HR nie sposób nie wspomnieć o wpływie, jaki pandemia koronawirusa wywarła na tę dziedzinę. Nowoczesne boty rekrutacyjne, sztuczna inteligencja w procesie selekcji, rozmowy rekrutacyjne on-line, praca zdalna – nie da się ukryć, że żyjemy w czasach notorycznych zmian! Organizacje bardzo często muszą błyskawicznie reagować na fluktuacje na rynku i szybko adaptować się do szybko zmieniających się warunków. Rekrutacja zewnętrzna, która pozwala na redukcję stałych i oszczędność czasu idealnie wpisuje się w dzisiejsze realia.