Każdy pracodawca spotyka się z sytuacją, w której pracownik, po ustaniu stosunku pracy, prosi go o wystawienie referencji. W gruncie rzeczy nikogo nie powinno to dziwić, zwłaszcza gdy współpraca układała się dobrze. Rekomendacja dla pracownika może znacznie ułatwić poszukiwanie nowego zatrudnienia, zdarza się także, że firmy same zachęcają do przedłożenia referencji. Wszak taki dokument pokazuje rekruterowi, że cechy i kompetencje, o których kandydat wspomina w życiorysie są zgodne z prawdą. Kiedy wystawiać referencje dla pracownika? Jak napisać referencje? Co powinno się w nich zawrzeć? 

Rekomendacja pracownika – czym jest?

Referencje dla pracownika, inaczej nazywane list polecający, list referencyjny bądź list rekomendacyjny, to oficjalny dokument, który pracodawca może wystawić pracownikowi kończącemu współpracę z jego organizacją. Rekomendacje wystawia się po to, aby polecić danego pracownika przyszłym zatrudniającym.

Referencje od pracodawcy pracownik może dołączyć do swojego życiorysu bądź przedłożyć przyszłemu pracodawcy po wcześniejszej prośbie. Warto jednak mieć na uwadze, że w związku z wprowadzeniem RODO zmienił się nieco proces udzielania referencji. Jeśli więc pracodawca zezwala na to, by przedstawiciel nowego miejsca pracy skontaktował się z nim w celu potwierdzenia referencji, musi wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych.

Co należy uwzględnić w liście referencyjnym

W związku z tym, że list referencyjny jest dokumentem oficjalnym musi spełniać określone wymogi. 

List polecający powinien składać się z następujących elementów:

  • daty i miejsca wystawienia referencji (w prawnym górnym rogu),
  • danych osobowych osoby wystawiającej referencje, tj. imienia i nazwiska, tytułu zawodowego i nazwy firmy (w lewym górnym rogu),
  • nagłówka, np. LIST REFERENCYJNY (na środku dokumentu)
  • właściwej treści dokumentu, czyli opinii o pracowniku,
  • podpisu i pieczątki osoby wystawiającej referencje (prawy dolny róg).

Pisząc referencje dla pracownika warto zamieścić w nich kilka najistotniejszych informacji. Na wstępie należy wymienić imię i nazwisko pracownika oraz napisać w jakim okresie, jakie stanowisko zajmował. Można również wspomnieć o typie umowy, w oparciu o który był zatrudniony.

W kolejnej części można rozwinąć zakres obowiązków pracownika. Należy wymienić te najważniejsze i najistotniejsze z punktu widzenia pracodawcy. Również tego przyszłego – nietrudno przecież stwierdzić, jakie kompetencje, zarówno twarde, jak i miękkie, są teraz najbardziej poszukiwane na rynku pracy.

W następnej części warto wymienić szczególne zasługi i osiągnięcia zawodowe pracownika. Idealnie, jeśli będą potwierdzone konkretnymi liczbami i danymi. Dzięki temu w bardzo prosty sposób przyszły pracodawca będzie mógł zobrazować sobie, jak te zasługi wpłynęły na rozwój i działanie przedsiębiorstwa.

Na zakończenie referencji należy podkreślić, że pracownik wypełniał swoje obowiązki poprawnie, że był bardzo ważną częścią organizacji i dodać, że z pewnością będzie bardzo wartościowym pracownikiem w nowej firmie.  

Rekomendacje osobiste

Referencje osobiste to bardzo istotny dokument dla każdego pracownika. Rekomendacje mogą się bowiem przydać na każdym etapie kariery, dlatego warto prosić o nie wszystkich swoich pracodawców.

Grupą zawodową, która szczególnie powinna zadbać o referencje od pracodawców są praktykanci i stażyści. Dla osób mających małe doświadczenie na rynku pracy pozytywna opinia na koniec stażu może otwierać drzwi do kariery, a nawet być decydująca w kwestii znalezienia pracy.

Warto także pamiętać, że referencje nie są opinią o pracowniku. List polecający najczęściej wystawia się na prośbę samego pracownika. Rekomendacja ma więc być potwierdzeniem dla przyszłych pracodawców informacji, że dany pracownik wykonywał swoje obowiązki z należytą starannością i zaangażowaniem. Co istotne, wystawienie referencji nie jest obligatoryjne. Bywają sytuacje, w których lepiej odmówić niż złożyć własnoręczny podpis pod nieprawdziwymi, górnolotnymi frazesami. Z kolei opinia może być wystawiona bez prośby, a nawet wiedzy pracownika i wcale nie musi być pochlebna.

Jak napisać referencje

Każdy pracodawca powinien pamiętać, że wystawiając list referencyjny przekazuje opinię nie tylko o pracowniku, ale również o samym sobie. Dlatego ważne jest, aby w rekomendacji zamieszczać wyłącznie prawdziwe informacje. Odpowiednio sformułowany list polecający pokazuje przecież, że pracodawca dba swoich pracowników, zależy mu na biznesowych relacjach i potrafi dawać konstruktywny feedback. To poniekąd wizytówka dla własnej firmy – należy więc dodatkowo zadbać o poprawność ortograficzną, interpunkcyjną i stylistyczną. Mamy kilka przydatnych wskazówek, dzięki którym każdy pracodawca dowie się, jak napisać list referencyjny dla pracownika.

Po pierwsze, warto być konkretnym i wskazywać na istotne kompetencje. Opis dobrych stron kandydata powinien być poparty przykładami. A więc zamiast: Jan Kowalski wykonywał swoje obowiązki zawodowe z należytą starannością. lepiej napisać: Bardzo dobra znajomość obsługi programu Excel i nieocenione umiejętności analityczne Jana Kowalskiego sprawiły, że uporządkowaliśmy wszystkie firmowe procesy związane z analizą danych.

Drugie zdanie jasno pokazuje, jaką odpowiedzialność miał pracownik. Jest także sygnałem, że pracodawca doskonale wie, czym zajmował się jego podwładny.

Po drugie, list referencyjny powinien być spersonalizowany. Warto pokazać, że pracownik był ważną częścią organizacji, dlatego nie należy bać się mówić o realnych zasługach, np. Dzięki Janowi Kowalskiemu sprzedaż naszych produktów w kwartale wzrosła o 20%.

Po trzecie, o czym już wspominaliśmy – trzeba być szczerym. Potwierdzając w referencjach, że pracownik ma umiejętności, których naprawdę nie opanował, trzeba liczyć się z tym, że może się to odbić na wizerunku firmy. W końcu przyszły pracodawca może się zasugerować taką informacją, a przez to zaproponować pracownikowi pracę, do której nie posiada niezbędnych kwalifikacji.

Wzór listu referencyjnego

List referencyjny powinno pisać się w firmie podania. Dobrze zadbać o to, aby cały dokument zmieścił się na jednej stronie A4 – po to, aby czytanie rekomendacji nie przysporzyło rekruterowi kłopotów.

 

Poznań, xx.xx.xxxx r.

(miejscowość i data)

 

Jan Kowalski

Dyrektor Sprzedaży

Nazwa Firmy

(dane osoby wystawiającej referencje)

 

REFERENCJE

 

Pan Jan Kowalski był zatrudniony w firmie XXX w okresie od XXX roku do XXX – na stanowisku doradcy handlowego w oparciu o umowę o pracę. Zakres zadań Pana Kowalskiego obejmował m.in. pozyskiwanie klientów, utrzymanie z kontrahentami długofalowych relacji oraz opracowywanie ofert handlowych i negocjację kontraktów.

Nieopisaną zaletą Pana Kowalskiego było wychodzenie z inicjatywną oraz nieszablonowe podejście do rozwiązywania problemów, dzięki któremu udało nam się rozwinąć zupełnie nowy kanał sprzedaży. Te cechy oraz bardzo wysoki poziom zaangażowania w powierzone obowiązki przekładały się oczywiście na wysoką skuteczność sprzedaży Pana Jana. Praktycznie przez cały okres współpracy z naszą firmą Pan Jan realizował zakładane cele sprzedażowe na poziomie większym niż 100%, a co więcej – uzyskał w trakcie pracy wiele certyfikatów i wyróżnień, np. Najlepszy Pracownik Miesiąca.

Niestety z powodu zmiany swojego miejsca zamieszkania Pan Jan Kowalski musiał zakończyć współpracę z naszą firmą. Nie ukrywam, że dla naszego przedsiębiorstwa jest to ogromna strata. Niemniej życzę Panu Janowi dalszych sukcesów zawodowych i jestem przekonany, że organizacja, do której dołączy będzie bardzo zadowolona z efektów jego pracy.

 

W razie pytań proszę o kontakt pod numerem telefonu: …-…-… lub na adres e-mail: …

 

Z poważaniem,

Jan Nowak

(własnoręczny podpis)

Kiedy przydaje się rekomendacja pracownika

Rekomendacja pracownika to duży ukłon w jego stronę. Wszystkie listy referencyjne niosą za sobą znaczną wartość na rynku pracy. To szczery wyraz uznania i pochwały za osiągnięcia zawodowe. Warto mieć to na uwadze i gdy pracownik poprosi nas o wystawienie referencji, zgodnie z prawdą opisać wszystkie jego dobre cechy charakteru oraz sukcesy, które zdobył podczas współpracy z naszą firmą.