Outsourcing pracowniczy

Zarządzanie przedsiębiorstwem wymaga podejmowania wielu decyzji i realizacji wielu różnych procesów, które niejednokrotnie wykraczają poza główny obszar jego działalności. Często do zrealizowania tych zadań potrzebne są kompetencje czy umiejętności, których nie znajdziemy w wewnętrznych zasobach. Dlatego przedsiębiorcy decydują się na outosorcing pracowniczy, który pozwala na zrealizowanie wielu procesów i projektów nie angażując do tego własnej kadry. Na czym polega outsourcing pracowniczy? Kiedy warto skorzystać z takiego rozwiązania? Odpowiadamy na najważniejsze pytania – zapraszamy do artykułu.

Co to jest outsourcing pracowniczy?

Outsourcing pracowniczy można opisać jako usługę polegającą na wynajęciu pracowników zatrudnionych przez inną firmę. To powierzenie przez organizację części wewnętrznych procesów zewnętrznemu podmiotowi, który specjalizuje się w danej dziedzinie. Podmiot zewnętrzny w celu realizacji tych procesów wykorzystuje więc własne zasoby i własną wiedzę. To podmiot zewnętrzny wyznacza pracowników do wykonywania zadań na rzecz zleceniodawcy, nadal pozostając ich pracodawcą.

W związku z tym firma, która decyduje się na skorzystanie z outsourcingu pracowniczego nie ma możliwości, aby zanadto ingerować w sposób wykonywania obowiązków czy kontrolowania pracy „wypożyczonych” osób. Rozliczenie zazwyczaj następuje w oparciu o fakturę i najważniejszy jest efekt końcowy – tak, jak w przypadku każdej długofalowej współpracy między dwiema firmami. Dokładne zasady współpracy, oczekiwane efekty oraz cena takiej usługi powinny zostać zapisane w umowie i być zgodne z regulacjami kodeksu cywilnego.

Kiedy firmy najczęściej korzystają z outsourcingu pracowniczego? To rozwiązanie odpowiada na potrzeby przedsiębiorców, którzy:

• potrzebują dodatkowych pracowników wyłącznie okresowo, np. w wysokim sezonie, 
• potrzebują dodatkowych pracowników posiadających określone kompetencje, których nie znajdą wśród własnych zasobów, np. specjalistów od spraw księgowych czy IT.  

Korzyści leasingu pracowniczego

Korzyści outsorcingu pracowniczego jest wiele, do jednej z najważniejszych z pewnością możemy zaliczyć elastyczny model zatrudnienia. Sprawdza się to zwłaszcza w sytuacjach, o których pisaliśmy powyżej – jeżeli firma poszukuje pracowników sezonowo, to korzystanie z outsourcingu ma duży sens.  

To bardzo dobry sposób na redukcję kosztów prowadzenia przedsiębiorstwa. Nie tylko w przypadku sezonowości, ale również w kwestii specjalistycznych umiejętności i kompetencji. Przykładowo, jeśli firma prowadzi rekrutacje na stanowiska managerskie bądź eksperckie bardzo rzadko, to lepszym rozwiązaniem jest outsourcing pracowniczy headhuntera niż zatrudnienie takiej osoby na stałe. Dzięki temu organizacja może zaoszczędzone środki przeznaczyć na wdrażanie systemów motywacyjnych bądź rozwojowych dla zatrudnionych pracowników jak np. szkolenia dla branży HR, warsztaty dla działu obsługi klienta itp.

Outsourcing pracowniczy pozwala na oszczędność zarówno zasobów finansowych, jak i czasu. Opierając się na powyższym przykładzie, wewnętrzny zespół HR, w którym nie ma specjalisty zajmującego się aktywnym pozyskiwaniem kandydatów, może mieć problem ze znalezieniem nowego pracownika na stanowiska kierownicze czy eksperckie. Headhunting wymaga bowiem posiadania ważnych umiejętności i kompetencji – specjalista ds. rekrutacji, który na co dzień pracuje w oparciu o rekrutację pasywną niekoniecznie ma wiedzę z dziedziny headhuntingu. Dlatego znalezienie nowego pracownika wyłącznie za pomocą ogłoszeń na portalach może zająć nawet kilka miesięcy. Poświęcając tak dużo uwagi jednemu procesowi, rekruter nie jest w stanie angażować się w pełni w pozostałe swoje obowiązki. Dlatego o wiele lepszym rozwiązaniem takiej sytuacji jest skorzystanie z outsourcingu pracowniczego. Dzięki temu organizacja może skupić działania, zasoby i środki wyłącznie na podstawowym obszarze swojego funkcjonowania. 

Takie odciążenie własnego personelu wpływa także na wzrost motywacji i efektywności pracy. Wszak powierzanie pracownikom zadań, które znajdują się poza obszarem ich kluczowych kompetencji może być nie tylko mocno czasochłonne, ale również frustrujące. Powyższa sytuacja i branża HR kolejny raz będą dobrym przykładem – w końcu rekruter, który bezskutecznie przez kilka miesięcy poszukuje nowego kierownika, może poczuć niezadowolenie, a nawet bezradność. Outsourcing pracowniczy takich zadań pozwala na odciążenie personelu, dzięki czemu kadra skupia się na tym, w czym się specjalizuje, wzrasta więc satysfakcja z pracy, a w konsekwencji poziom jej wydajności.

Na sam koniec warto także wspomnieć o niezwykłej prostocie rozliczeń. Outsourcing pracowników w zdecydowanej większości przypadków wymaga wyłącznie opłacenia faktury wystawionej przez usługodawcę. To znacznie szybsza i prostsza metoda w porównaniu do rozliczania umów, czy to o pracę, czy cywilnoprawnych, z własnymi pracownikami.

Ryzyko związane z outsourcingiem pracowniczym

Oczywiście, jak każde rozwiązanie, również outsourcing pracowniczy ma pewne wady. Przede wszystkim należy mieć świadomość, że „wypożyczeni” pracownicy niekoniecznie znają czy podzielają misję, wizję i wartości firmy, dla której będą świadczyć swoje usługi. Outsourcing nie jest bowiem tak skrupulatnie kontrolowany, jak prowadzony przez wewnętrzny HR proces rekrutacji.

Taka sytuacja może mieć wpływ na atmosferę w organizacji. „Wypożyczeni” pracownicy nie będą bowiem w stanie szybko nawiązać relacji ze stałymi członkami zespołu. Dlatego, jeśli planujemy dłuższą współpracę opartą na outsourcingu, warto zadbać o to, by należycie wprowadzić ich do zespołu. Dobrym rozwiązaniem może być zorganizowanie on boardingu bądź imprezy integracyjnej.

Kolejnym zagrożeniem wynikającym z outsourcingu pracowników jest brak możliwości kontroli pracy – trzeba bowiem pamiętać, że umowa dotyczy wykonania konkretnej usługi. W takiej sytuacji ciężko jest więc zareagować, jeżeli obowiązki będą wykonywane w sposób mało rzetelny. Warto również zadbać o odpowiednie zabezpieczenie poufnych informacji i danych firmowych, np. poprzez zawarcie w umowie klauzuli poufności.

Outsourcing pracowniczy a przepisy Kodeksu pracy

Outsourcing pracowniczy jest uregulowany przepisami Kodeksu Pracy. Dlatego nie należy się go obawiać – „wynajmowanie” pracowników jest w Polsce w 100% legalne i bardzo dobrze zabezpieczone od strony formalno-prawnej.

Z Kodeksu Pracy jasno wynika, że jeśli pracownik, który ma zostać „wypożyczony” z jednej firmy do drugiej, wyrazi na to zgodę, to bez problemu może podjąć pracę w innej organizacji. Jednak, aby móc w pełni legalnie skorzystać z outsourcingu pracowniczego, należy spełnić kilka przesłanek.

Najważniejszą z nich jest fakt, że pierwotny pracodawca musi udzielić „wypożyczanemu” pracownikowi bezpłatnego urlopu, aby dotychczasowy stosunek pracy uległ zawieszeniu. W takiej sytuacji całkowite wynagrodzenie za wykonaną usługę pracy pokrywa organizacja, która decyduje się na wypożyczenie pracownika.

Jakie zadania należą do firm zajmujących się outsourcingiem pracowniczym?

„Wypożyczanie” pracowników może odbywać się na dwa sposoby:

• pracowników można pozyskać od firmy outsourcingowej, czyli od innego przedsiębiorstwa,
• pracowników można pozyskać korzystając z usług agencji zatrudnienia.

Przedsiębiorcy często decydują się na skorzystanie z usług agencji zatrudnienia, ponieważ takie firmy specjalizują się nie tylko w pozyskiwaniu pracowników, ale również w obsłudze kadrowej. To zdecydowane ułatwienie dla organizacji chcących skorzystać z outsourcingu. Agencja przejmuje bowiem na siebie zdecydowaną większość obowiązków związanych z outsourcingiem – od poprowadzenia rekrutacji, przez nadzór nad podpisaniem umowy, na kontroli wynagrodzenia kończąc.

Z danych agencji zatrudnienia wynika, że outsourcingiem pracowniczym najczęściej podlegają procesy, takie jak m.in.:

• rekrutacja,
• obsługa kadr i płac,
• szkolenia,
• księgowość,
• przetwarzanie i analiza danych,
• logistyka,
• obsługa prawna,
• zarządzanie finansami,
• marketing,
• obsługa klienta,
• administrowanie systemami informatycznymi,
• sprzątanie,
• usługi ochroniarskie.

Outsourcing pracowniczy – korzyści i wady

Outsourcing pracowniczy ma zarówno zalety, jak i wady. Do najważniejszych korzyści tego rozwiązania zaliczamy przede wszystkim oszczędność czasu, oszczędność finansów i możliwość skupienia się wewnętrznych pracowników na strategicznych dla firmy obszarach. Z kolei jako wady wymienia się brak kontroli nad usługą pracy i ewentualny negatywny wpływ na atmosferę w zespole. Jesteśmy jednak przekonani, że przedsiębiorstwa, które zadbają o odpowiednią organizację tej procedury, szybko przekonają się, że efektywność outsourcingu pracowniczego jest naprawdę wysoka.