Konstruktywna rozmowa

Choć temat komunikacji międzyludzkiej i konstruktywnej rozmowy na pierwszy rzut oka może wydawać się banalny, to niestety badania pokazują, że wcale tak nie jest. Wiele osób ma problem z precyzyjnym formułowaniem komunikatów, mimo, iż rozmowa jest przecież dla nas czymś naturalnym. Jak powinna wyglądać konstruktywna rozmowa? Czy można nauczyć się tej umiejętności? Czy konstruktywny dialog pomaga w rozwiązywaniu sporów i konfliktów? Odpowiadamy na najważniejsze pytania – zapraszamy do artykułu.

Czym jest konstruktywna rozmowa?

Rozmowa bez wątpienia jest jednym z najważniejszych elementów komunikowania się między ludźmi. I choć z jednej strony każdemu z nas wydaje się, że rozmowy przychodzą nam po prostu naturalnie, to okazuje się, że wcale tak nie jest.

O ile większość osób nie ma problemu z luźnymi pogawędkami w gronie znajomych czy z niewinnymi plotkami z przyjaciółką, to okazuje się, że w sytuacji, gdy musimy użyć stosownych i konstruktywnych argumentów, nie jest już tak kolorowo.

Czym więc jest konstruktywna komunikacja i dlaczego sprawia nam tyle kłopotów? Otóż konstruktywny dialog musi być przemyślany i racjonalny. Musi wnosić coś sensownego i dawać konkretne rezultaty.

Co zrobić, by rozmawiać w ten sposób?

Jak prowadzić konstruktywną rozmowę?

Konstruktywna komunikacja to bardzo ważna umiejętność, która potrafi poprawić wiele aspektów naszego życia. Pomaga w związku, w codziennych sytuacjach, w życiu zawodowym. W jaki sposób się więc powinniśmy się komunikować, aby miało to sens? Podpowiadamy!

Po pierwsze, przed samą rozmową zastanów się, co chcesz dzięki niej osiągnąć, a więc jaki jest cel komunikacji. A kolejno staraj się kierować rozmową w sposób, który umożliwi Ci osiągnięcie zamierzonego rezultatu. Oczywiście nic na siłę! Uwierz natomiast, że już samo ustalenie celu rozmowy pozwoli Ci zachować spokój – nie będziesz się rozpraszać i uciekać w small-talk.

Po drugie, staraj się dopasować język komunikacji i styl rozmowy do swojego rozmówcy. Inaczej rozmawia się z 10 latkiem, inaczej z mężem, a inaczej z szefem z pracy, prawda? Nie zapominaj o tym i zawsze przed rozmową, uświadom sobie kim będzie Twój rozmówca. Następnie dostosuj intonacje, język i styl komunikatów do swojego partnera oraz do okoliczności rozmowy. Dzięki temu zdecydowanie prościej będzie Ci złapać nić porozumienia, a tym samym osiągnąć założone cele.

Po trzecie, angażuj druga stronę w rozmowę. Monolog nie jest odpowiednią formą komunikacji. Pokaż drugiej stronie, że jesteś zainteresowany tym, co mówi. Zadawaj pytania pogłębiające, parafrazuj, przytakuj, utrzymuj kontakt wzrokowy.

Na sam koniec pamiętaj o tym, by dokładnie opisywać wszystko, o czym mówisz. Nikt nie lubi ogólnikowych informacji. Jeśli jesteś w stanie, używaj danych i liczb, podawaj konkretne przykłady. I koniecznie zachowaj obiektywizm. Nawet jeśli bardzo chcesz osiągnąć założony przed rozmową cel, to nie zapominaj o tym, że każdy postrzega rzeczywistość w nieco inny sposób. Na nasze przekonania wpływa środowisko, kultura, wartości – i trzeba to uszanować. Dlatego w każdej rozmowie warto wydawać komunikaty, które będą jednoznaczne, jasne, precyzyjne i oczywiście pozbawione wszelkich stereotypów czy uprzedzeń.

Najważniejsze elementy konstruktywnej rozmowy

Aby nasza rozmowa przebiegła sprawnie i faktycznie była konstruktywna, warto pamiętać o kilku ważnych zasadach:

• Merytoryka – komunikuj się tak, żeby brzmieć profesjonalnie i rzeczowo. Przedstawiaj fakty, używaj konkretnych danych. Dzięki temu Twoja argumentacja będzie jasna i logiczna.
• Intencja – zawsze bądź przygotowany do rozmowy- ustal, w jakim celu odbywa się rozmowa, co chcesz dzięki niej zyskać. Pomyśl, czy będziesz musiał negocjować bądź przekonywać drugą stronę do swoich racji, czy techniki wywierania wpływu będą przydatne itp.
• Nastawienie – zawsze staraj się być pozytywnie nastawiony – i do rozmowy, i do rozmówcy. Nawet jeśli dyskurs będzie dotyczył konfliktu czy sporu. Takie sytuacje są naturalne i będą się zdarzać – nie trzeba z tego powodu przyjmować wrogiego tonu.
• Argumentacja – tylko konkretne argumenty stosowane przez całą rozmowę pomogą Ci osiągnąć zamierzony cel. Słowo konkretne jest tutaj kluczowe – jeśli nie jesteś w danym momencie spełnić oczekiwań Twojego rozmówcy, wyjaśnij mu, dlaczego tak wygląda sytuacja. Nie udzielaj wymijających odpowiedzi – bądź precyzyjny.

Jak rozmawiać z pracownikami?

Przytoczone powyżej zasady są uniwersalne – można stosować je zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Oczywiście w miejscu pracy częściej zależy nam na tym, by nasza komunikacja była konstruktywna. W końcu pracując z dużą grupą ludzi nie da się uniknąć nieporozumień czy konfliktów.

Jednak niezależnie od tego, czy rozmawiasz z niezadowolonym klientem, czy masz odmienne zdanie niż Twój współpracownik, czy idziesz prosić szefa o podwyżkę, stosuj zawarte w tym artykule podpowiedzi. Bądź szczery, merytoryczny i konkretny. Konstruktywna wymiana zdań z klientem może uchronić firmę od negatywnej opinii, konstruktywna wymiana zdań ze współpracownikiem może doprowadzić do wypracowania wspólnego stanowiska w sprawie, a konstruktywna wymiana zdań z przełożonym może zaowocować lepszym wynagrodzeniem lub premią! Pamiętaj, dialog to klucz do sukcesu i udanej komunikacji.

Gdzie przydaje się konstruktywna rozmowa?

Podsumowując, umiejętność konstruktywnej rozmowy przydaje się na wielu płaszczyznach życia. Komunikujemy się z dziećmi, rodzicami, partnerami, klientami, współpracownikami czy przełożonymi. Jeżeli będziemy w stanie podczas dialogu zachować zimną krew i nie damy się ponieść emocjom, a w zamian za to nasze komunikaty będą merytoryczne i konkretne, a argumentacja logiczna, nie powinniśmy mieć problemów z konstruktywną komunikacją. Powodzenia!