Choć na rynku możemy znaleźć setki nowoczesnych narzędzi wspierających zarządzanie projektami, a sztuczna inteligencja zadomawia się w codziennej pracy coraz bardziej, to za sukcesem projektu nadal stoją ludzie. Skuteczny zespół projektowy jest wprost nieoceniony – bez ambitnych, zorganizowanych, nastawionych na cel pracowników ciężko bowiem mówić o powodzeniu danego przedsięwzięcia. Jeśli więc w najbliższym czasie czeka Cię praca nad ważnym projektem, to musisz zacząć od zbudowania zespołu projektowego. Jak to zrobić? Na podstawie jakich kryteriów dobierać ludzi? Czym charakteryzuje się skuteczny zespół projektowy? Podpowiadamy – zapraszamy do przeczytania artykułu.
Zespół projektowy – co to jest?
Jak opisać zespół projektowy? Definicja sporządzona przez J. Katzenbach i D. Smith brzmi: “niewielka liczba ludzi posiadających komplementarne umiejętności, zaangażowana w realizację wspólnego celu ogólnego oraz celów cząstkowych, której podejście opiera się na współodpowiedzialności”. Mówiąc więc najprościej zespół projektowy to dedykowana jednostka organizacyjna, która została stworzona na zasadzie specjalizacji przedmiotowej, do zrealizowania konkretnego projektu biznesowego. Oczywiście warto jeszcze dodać, że nad każdą grupą projektową czuwa kierownik, czyli Project Manager.
Podsumowując, wymieńmy cechy, które charakteryzują zespół projektowy:
- niewielka liczba osób,
- chęć realizacji wspólnych celów,
- wspólna odpowiedzialność,
- poczucie wspólnoty,
- wysoki poziom zaangażowania w realizację zadań,
- uzupełniające się kompetencje, umiejętności i wiedza,
- możliwość spojrzenia na problem z różnych punktów widzenia,
- działanie według określonych zasad i norm,
- zbieżność celów indywidualnych i grupowych.
Jak zbudować zespół? Przede wszystkim jasno określ cele
Budowa zespołu projektowego powinna zacząć się od jasnego zdefiniowania celów – zarówno celu głównego, jak i pobocznych celów indywidualnych i grupowych. Każda osoba w zespole musi dokładnie wiedzieć i rozumieć, na czym polega jej praca i jaki wkład będzie miała w całość projektu. To bardzo istotna kwestia, bowiem wpływa na motywację i zaangażowanie pracowników. Dodatkowo, dokładne określenie celów i zadań pomoże w organizacji i uporządkowaniu pracy. Unikniesz sytuacji, w których zespół będzie tracił czas na ustalenie, czym teraz powinien się zająć. Cele i strategia to podstawa!
Co więcej, pracownicy, którzy identyfikują się z celami, misją, wizją i sposobem pracy zdecydowanie chętniej i szybciej realizują poszczególne zadania. Atmosfera w takim zespole jest więc o wiele, wiele lepsza. Konflikty występują zdecydowanie rzadziej, a koledzy chętnie wymieniają się doświadczeniami i wiedzą. To bardzo ważne podczas pracy nad wspólnym projektem, dlatego warto podejść do tematu określania celów bardzo poważnie – jak widzisz, wiele od nich zależy.
Jak dobierać ludzi do zespołu projektowego?
Jak już wspomnieliśmy, tylko odpowiednio dobrany zespół będzie z wysokim zaangażowaniem i skutecznością realizował cele projektu, tym samym doprowadzając całe przedsięwzięcie do końca. Czym więc kierować się podczas rekrutowania zespołu projektowego?
Skuteczny zespół projektowy z pewnością stworzą pracownicy, którzy będą:
- identyfikować się z celami firmy,
- rozumieć dokładnie cele grupowe i indywidualne,
- świadomi, że ich wkład we wspólny sukces jest ważny i doceniany,
- wzajemnie się szanować, wspierać i darzyć się zaufaniem,
- odpowiednio motywowani przez Project Managera.
Co więcej, budowanie zespołu projektowego trzeba także oprzeć o odpowiednie dopasowanie członków – zarówno w kwestii uzupełniających się kompetencji i umiejętności, jak i cech charakteru. Dzięki temu zyskasz maksymalnie szerokie spektrum pomysłów, wiedzy i możliwości. Pamiętaj przy tym, że zarządzanie zespołem o tak odmiennych kwalifikacjach nie jest prostą sprawą. Musisz znaleźć osoby, które będą umiały ze sobą efektywnie współpracować, a zamiast „wyścigu szczurów” będą kierować się zdrową rywalizacją.
Wróćmy jeszcze na chwilę do rozumienia i świadomości celów grupowych i indywidualnych. To bardzo ważne, bowiem aby ludzie pracowali efektywnie, muszą wiedzieć, jak ich zadania wpływają na cały projekt. To pozwala nie tylko budować pozytywną motywację i identyfikację z firmą, ale ogranicza także niepotrzebne niedopowiedzenia, niedomówienia i konflikty.
O czym warto pamiętać podczas pracy z zespołem projektowym?
Zbudowanie zespołu projektowego to bardzo ważny krok w drodze do sukcesu. Teraz jednak czekają Cię kolejne zadania, które oczywiście również są istotne. O czym powinieneś pamiętać podczas trwania projektu?
Po pierwsze, ustal i modyfikuj cele szczegółowe – oczywiście cele grupowe i indywidualne masz już zaplanowane, ale nie możesz zapominać o tym, że projekt to bardzo dynamiczny organizm. Może się więc zdarzyć tak, że będziesz musiał zmienić nieco strategię działania, a tym samym listę zadań, celów i priorytetów dla poszczególnych członków zespołu. Jeśli dojdzie do takiej sytuacji to nie zapominaj, aby dokładnie wyjaśnić pracownikom, co i dlaczego uległo zmianie. Tak, aby nadal dokładnie rozumieli swoja rolę w projekcie i identyfikowali się z firmą.
Po drugie, sprawiedliwie rozdzielaj zadania. Oczywistym jest, że każda osoba w grupie jest odpowiedzialna za inne rzeczy, ale nie może dojść do sytuacji, w której jeden pracownik będzie musiał zostawać po godzinach, a inni skończą swoje zadania w trzy godziny. Może to rodzić poczucie niesprawiedliwości, a tym samym prowadzić do niepotrzebnych konfliktów.
Po trzecie, komunikacja wewnętrzna. Jeśli na samym początku nie ustalicie głównych kanałów komunikacji, a przepływ informacji będzie utrudniony, to współpraca nie będzie płynna i efektywna. Komunikacja w grupie jest naprawdę istotna. Pomaga w budowaniu motywacji, w dzieleniu się nowymi pomysłami i kreatywnymi rozwiązaniami i bardzo mocno wpływa na atmosferę w zespole.
Po czwarte, ustal reguły i zasady pracy. Rozdzielenie pracy pomiędzy członków zespołu to jedno, ale nie można zapominać o pozostałych ważnych kwestiach. Wybierz kanał komunikacji, wskaż lidera projektu, zaplanuj spotkania zespołowe i indywidualne, ustal sposób motywowania i ewentualne premie. Z gotowym planem udaj się do zespołu i opowiedz im o wszystkich regułach obowiązujących przy projekcie. Dzięki temu unikniesz chaosu, działania pod presją czy poczucia niesprawiedliwości w grupie. Każdy będzie wiedział w jaki sposób będzie odbywać się ocena efektywności jego pracy i na jakie wskaźniki ma zwracać uwagę. Tym samym wszyscy członkowie zespołu będą skutecznie wypełniać swoje role.
Po piąte, kontroluj, motywuj, nagradzaj. Kontrola nie jest niczym złym, jeśli przeprowadzasz ją w odpowiedni sposób, a Twoi pracownicy o niej wiedzą. Musisz monitorować postępy pracy i udzielać zespołowi informacji zwrotnej. W innym wypadku ciężko będzie zakończyć projekt z sukcesem. Pamiętaj także, aby doceniać i nagradzać wkład pracowników – zarówno ten indywidualny, jak i zespołowy. Pomoże to utrzymać wysoki poziom zaangażowania i przyczyni się do wzrostu motywacji. Miej jednak na uwadze, że każda osoba potrzebuje innego sposobu motywacji – dla niektórych najważniejsze będzie pochwalnie na forum, dla innych e-mail z podziękowaniami. Warto również wprowadzić mini-integrację, np. po każdym większym sukcesie możecie wybrać się na wspólny lunch. Takie działania budują ducha zespołu i przyczyniają się do wydajnej pracy.
Skuteczny zespół projektowy to najważniejszy element w całym procesie. Bez odpowiednich ludzi ciężko będzie bowiem osiągnąć sukces. Jeśli stoisz przed wyzwaniem, jakim jest zbudowanie zespołu projektowego, to nie bój się korzystać z pomocy specjalistów i dedykowanych narzędzi. Wybierz się na szkolenie z rekrutacji, zwróć się do wewnętrznego działu HR, czytaj, sprawdzaj, uzupełniaj wiedzę. Potem na bieżąco monitoruj pracę całego zespołu, dbaj o dobrą atmosferę i motywowanie pracowników, a z pewnością w niedalekiej przyszłości będziesz świętować ze swoją grupą kolejne i kolejne triumfy. Powodzenia!