Komunikacja wewnętrzna

O komunikacji wewnętrznej napisano już wiele książek, e-booków, pozycji i specjalistycznych artykułów. Jednak mimo to nadal jest to obszar, który oceniany jest bardzo nisko w badaniach pracowniczych. Dlaczego tak się dzieje? Powody mogą być różne, ale najczęściej wynika to z braku świadomości, jak ważna jest komunikacja wewnętrzna wśród managerów i kadry zarządzającej. Jakie są więc fundamentalne kwestie, które musimy zaopiekować, aby komunikacja wewnętrzna była mocną stroną naszej organizacji? Na co wpływa komunikacja wewnętrzna i jakie są jej założenia oraz cele? Odpowiadamy na najważniejsze pytania – zapraszamy do artykułu.

Czym jest komunikacja wewnętrzna?

Komunikacja wewnętrzna w firmie, często nazywana także PR-em wewnętrznym, oznacza wszystkie działania organizacji podejmowane do wewnątrz, a więc skierowane do zatrudnionych. Istnieje wiele standardowych, jak i nowoczesnych narzędzi, z pomocą których przedsiębiorstwa mogą kreować komunikację wewnętrzną na wysokim poziomie. Do najpopularniejszych z pewnością możemy zaliczyć newslettery, tablice ogłoszeń czy komunikatory firmowe.

Choć naturalne jest, że komunikacja wewnętrzna ma największe znaczenie w dużych firmach, gdzie pracowników są setki, to oczywiście w mniejszych organizacjach również spełnia swoje zadanie. Kiedyś uważano, że wewnętrzny PR potrzebny jest jedynie w przedsiębiorstwach, które zatrudniają co najmniej 300 osób. Wnioski te wysnuto na podstawie obserwacji, że przy mniejszej ilości pracowników funkcjonuje bezpośredni system wymiany informacji pomiędzy nimi. Stosunkowo szybko okazało się jednak, że system ten ma wiele wad – trudno kontrolować jakość i rzetelność przekazywanych z ust do ust informacji, nie można ustrzec się przed plotkami, które czasami pojawiają się wręcz lawinowo. Z tych względów szybko zweryfikowano słuszność zasady 300 pracowników i aktualnie uważa się, że komunikacja wewnętrzna powinna być odpowiednio zaopiekowana w każdej organizacji, bez względu na ilość zatrudnianych w pracowników.

Cele komunikacji wewnętrznej    

Głównym zadaniem komunikacji wewnętrznej jest utrzymanie pozytywnego wizerunku organizacji i zadowolenia pracujących w niej osób. Jest to o tyle istotne, że ma bezpośredni wpływ na lojalność pracowników, ich zaangażowanie w wykonywane obowiązki, a tym samym na sukces całej firmy.

Będąc bardziej szczegółowym do najważniejszych celów komunikacji wewnętrznej można zaliczyć:

• budowanie lojalności wobec organizacji,
• budowanie lojalności wobec współpracowników,
• motywowanie pracowników,
• diagnozowanie negatywnych postaw wobec podejmowanych w organizacji przedsięwzięć,
• dążenie do aprobaty zatrudnionych wobec wprowadzanych zmian w przedsiębiorstwie procesów, procedur i zmian.

Techniki i narzędzia komunikacji wewnętrznej

Odpowiednio prowadzona komunikacja wewnątrz firmy odbywa się kilku torowo – między zarządem a kierownictwem, kierownictwem a pracownikami, między samymi pracownikami. Na szczęście istnieje szereg narzędzi, dzięki którym odbywa się komunikacja wewnętrzna w firmie. Przykłady narzędzi i technik to m.in.:

• biuletyn wewnętrzny,
• newsletter,
• informatory,
• tablica ogłoszeń,
• komunikatory firmowe,
• poczta e-mail,
• intranet,
• spotkania zespołów,
• zebrania z kierownictwem,
• plakaty,
• szkolenia.

Nieciężko więc wysnuć wniosek, że obszar komunikacji wewnętrznej dzięki tak szerokim narzędziom jest możliwy do zagospodarowania w prawidłowy sposób. Kluczem jednak jest wybór tych technik i narzędzi, które zapewnią efektywny przekaz informacji i możliwość reagowania na te komunikaty przez wszystkich pracowników.

Sposoby na poprawę komunikacji wewnętrznej

Skoro ustaliliśmy już, że komunikacja wewnętrzna w firmie jest niesamowicie istotna, warto także dowiedzieć się, w jaki sposób można ją usprawnić.

Jak więc ograniczyć negatywne skutki źle prowadzonej komunikacji wewnętrznej? Trzeba zacząć od wprowadzenia kilku zmian, m.in.:

• zwiększenie zaangażowania zarządu i kadry managerskiej w jakość komunikacji wewnętrznej – zaangażowanie managerów w dwustronną komunikację z pracownikami w krótkim czasie przyniesie realne korzyści. Przede wszystkim zaobserwujemy zwiększenie motywacji i zaangażowania wśród zatrudnionych. Jak wprowadzić to postanowienie w życie? Można organizować spotkania pracowników z zarządem, na których będą omawiane wyniki firmy, najważniejsze zmiany przeprowadzane w organizacji, nowe procedury i procesy. Na spotkaniach pracownicy będą mogli zadawać pytania dotyczące poruszanych tematów, a więc zyskają poczucie, że ich zdanie ma znaczenie. Takie rozmowy z pracownikami powinny więc być podstawą w każdej organizacji.
• dobór właściwych kanałów dla poszczególnych komunikatów – bardzo często ma miejsce sytuacja, w której pracodawcy korzystają z nieadekwatnych kanałów komunikacji co do poszczególnych treści. Wpływa to na małe zainteresowanie informacjami wśród pracowników. Co może być rozwiązaniem tej sytuacji? Wprowadzenie newslettera o najważniejszych informacjach i zmianach w organizacji pozwoli na uporządkowanie komunikacji. Co więcej, do tworzenia newslettera można zaangażować pracowników z poszczególnych departamentów, co dodatkowo wpłynie na motywację i zaangażowanie pracowników.  
• uszczelnienie komunikacji wewnętrznej – warto mieść świadomość, że jeśli pominiemy część pracowników w komunikacji bądź kanały komunikacji przestaną być drożne wpłynie to negatywnie na zespół. W takiej sytuacji trzeba jak najszybciej zidentyfikować problem i zwrócić uwagę na podejście i sposób komunikacji wśród menedżerów, ponieważ to właśnie kadra kierownicza jest w większości przypadków bezpośrednim źródłem informacji dla swoich pracowników. Takie działanie dodatkowo wpłynie na wzrost zaufania do kierownictwa. Warto więc rozważyć szkolenia menadżerskie dotyczące komunikacji i zainwestować w rozwój kierowników.
• zbieranie informacji zwrotnej – komunikacja jednostronna nigdy nie będzie efektywna. Nie pozwala bowiem na ocenę komunikatów i reakcję na informacje, które są przekazywane. Pracownicy muszą mieć zapewnioną przestrzeń na feedback, dzięki temu będą mieć poczucie, że mają wpływ na to, co dzieje się w firmie.

Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna

Oczywiście komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna są równie ważne. Obie mają bowiem wpływa na odbiór organizacji. Z tą różnicą, że komunikacja zewnętrzna, jak sama nazwa wskazuje, kierowana jest na zewnątrz firmy, a więc do klientów, konkurencji, mediów, a także potencjalnych pracowników.

Warto wspomnieć, że niektóre narzędzia komunikacji wewnętrznej stosowane są również w komunikacji na zewnątrz. Tymi wspólnymi narzędziami są chociażby strona internetowa firmy bądź biuletyn informacyjny. Pozwalają one bowiem na przekazywanie ważnych dla obu stron informacji w czytelny i przystępny sposób.

Komunikacja wewnętrzna przekłada się na wyniki firmy   

Każda organizacja, zarówno mniejsza, jak i większa, powinna zadbać o to, by wewnętrzna komunikacja stała się odpowiednio ukształtowanym i przemyślanym działaniem, które będzie wspierać działania podejmowane przez firmę od środka. Warto wiedzieć, że przekazywane informacje powinny być najpierw udostępniane pracownikom wewnątrz firmy, a dopiero później kierowane dalej, do otoczenia.

Co równie istotne, nie można zapominać, że w komunikacji wewnętrznej liczy się przede wszystkim edukacja zatrudnionych osób. Każdy z pracowników firmy jest przecież jej przedstawicielem na zewnątrz organizacji. Buduje obraz firmy wśród swoich znajomych i rodziny. A to, jaki obraz przedsiębiorstwa stworzy w dużej mierze zależy właśnie od komunikacji wewnętrznej. Wniosek jest więc prosty – nowoczesne techniki komunikacji i odpowiednie poukładanie tego ważnego procesu powinny stać się priorytetową kwestią dla każdej organizacji.