Wewnętrzny Dział HR ma wiele obowiązków i zadań. Jednym z nich jest budowanie pozytywnych doświadczeń pracowników, co bezpośrednio przekłada się na wizerunek pracodawcy na rynku. Pozytywne doświadczenia pracowników swój początek mają podczas pierwszego kontaktu kandydata z firmą, a więc zobaczenia ogłoszenia rekrutacyjnego bądź kontaktu z wewnętrznym headhunterem. Kolejno wyróżnić możemy rozmowy rekrutacyjne, onboarding, pierwsze dni w nowej pracy, ofertę szkoleń, możliwości rozwoju, propozycje awansów itp. A co znajduje się na końcu tego procesu? Bądź co powinno się tam znaleźć? Exit interview czyli rozmowa wyjściowa. Na czym polega? Jak powinno się ją przeprowadzać? Dlaczego to takie istotne? Odpowiadamy na najważniejsze pytania – zapraszamy do artykułu.

Czym jest exit interview?

Rynek pracownika dotarł do naszego kraju już kilka lat temu. Spowodowało to wiele zmian w procesach rekrutacyjnych i znaczny rozwój employer brandingu. Pracodawcy bardzo mocno skupili się na narzędziach wspierających rekrutację i budowanie wizerunku firmy na rynku. W końcu nieskazitelna opinia i zadowoleni ludzie wewnątrz organizacji to duży sukces. Są zmotywowani do pracy, pracują wydajnie, z przyjemnością wykonują swoje obowiązki, a tym samym – są najlepszą „reklamą” swojego pracodawcy.

Jednak mimo szczerych intencji i ogromu pracy włożonej w employer branding zdaje się, że przedsiębiorstwa zapominają o jednym, istotnym elemencie całej układanki – o pracownikach, którzy zdecydowali się rozwijać poza naszą organizacją. Niestety to ogromny błąd.

Pracownikom, którzy postanowili zmienić pracę również należy poświęcić czas. Dzięki temu możemy przecież dowiedzieć się, jakie błędy popełniamy w procesie rekrutacji, jak usprawnić onboarding i pozostałe procesy firmie. Wyciągnięte wnioski pozwolą nam nie tylko zmienić to, co wymaga poprawy, ale także pozostawić po sobie dobre wrażenie. Jak to osiągnąć? Exit inteview jest do tego idealnym narzędziem.

Exit interview – co to jest? To ustalony i dobrze zorganizowany proces, który umożliwia pracodawcy poznanie:

  • przyczyn decyzji o odejściu pracownika,
  • opinii pracownika o mocnych stronach firmy,
  • opinii pracownika o słabych stronach firmy.

Jak wygląda exit interview? W zdecydowanej większości przypadków exit interview jest formą rozmowy byłego pracownika z reprezentantem działu HR bądź z bezpośrednim przełożonym. Często pracodawcy decydują się również na przesłanie ankiety/wywiadu.

Wiele zależy od tego, jakie stanowisko obejmował pracownik, jakie relacje panowały w zespole i jakimi zasobami dysponuje organizacja. Ważne, by wybrać taką formę exit interview, która będzie komfortowa zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. W końcu odpowiednio zaprojektowana ankieta może dostarczyć ogromną ilość wskazówek i informacji, co szczera rozmowa z przełożonym. Bo najistotniejsza jest otoczka i atmosfera, jaką organizacja wypracuje wokół całego procesu exit interview.  

Jak przeprowadzić exit interview?

Jak wspomnieliśmy – to, w jaki sposób przeprowadzimy exit interview powinno być jak najlepiej dopasowane do kandydata, jak i organizacji. Istnieje jednak kilka złotych reguł, których warto się trzymać.

Powróćmy jeszcze na chwilę do formy przeprowadzenia exit interview. Jeśli zamiast rozmowy, chcesz zdecydować się na formę pisemną, sugerujemy, by nie stosować anonimowych ankiet jednokrotnego wyboru, a pogłębione wywiady. Dzięki temu będziemy w stanie dowiedzieć się znacznie więcej, zadawać dodatkowe pytania i dać byłemu pracownikowi przestrzeń do wypowiedzi.

Jeśli jednak zdecydujesz się na rozmowę w cztery oczy powinna przeprowadzić ją osoba bezstronna. Dlatego tak wiele firm w proces exit interview angażuje pracowników działu HR. W obawie przed tym, że rozmowa z bezpośrednim przełożonym może być krępująca, a osoba odchodząca z pracy nie będzie w pełni otwarta.

Warto także pamiętać, że exit interview nie jest obowiązkowy. Wprowadzając więc ten proces do swojej organizacji zadbaj o to, by informacja o wywiadzie była zaproszeniem, nie poleceniem służbowym. Podkreśl, że jest to ważne dla firmy, że zebrane dane pozwolą ulepszyć działanie organizacji i podniosą jakość pracy pozostałych pracowników. Taka intonacja na pewno pozwoli na uzyskanie szczerych odpowiedzi.

Oczywiście trzeba pamiętać, by wywiady przeprowadzać z wszystkimi pracownikami – zarówno tymi, którzy sami zdecydowali się na to, by odejść, jak i z tymi, których zwolniła organizacja. Choć zwolnienie pracownika nigdy nie jest proste, exit interview może poprawić atmosferę na koniec współpracy. Poza tym tylko dane zebrane na tak szeroką skalę będą podstawą do wyciągania konstruktywnych wniosków.

Aby tak się stało trzeba pamiętać o jeszcze jednej kwestii. O ile dostęp do pełnych, imiennych ankiet powinien mieć wyłącznie dział HR, o tyle same dane (np. w formie raportów bądź podsumowań) warto kwartalnie prezentować również managerom i członkom zarządu.

Kolejne pytanie, jakie zadają sobie osoby zajmujące się procesem brzmi: Kiedy przeprowadzić exit interview? Na szczęście w tej kwestii też mamy sprawdzoną podpowiedź. Exit interview powinien odbyć się niezwłocznie po przekazaniu przez pracownika decyzji o rozwiązaniu współpracy. Dlaczego? Bo dobrze poprowadzony wywiad końcowy pozwoli na odkrycie prawdziwych powodów, dla których pracownik zdecydował się odejść z organizacji. A tym samym może skutkować zatrzymaniem go w firmie. Być może jedyną motywacją były kwestie finansowe i podniesienie wynagrodzenie będzie wystarczające. Może pracownik czuje, że się nie rozwija i dopasowany pakiet szkoleń rozwiąże jego problem? Może jest przeciążony obowiązkami i zatrudnienie nowej osoby do zespołu pomoże? Warto spróbować!

exit interview pytania

Po co przeprowadzać exit interview?

Exit interview warto przeprowadzać w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości i branży, w której działa. Dlaczego? Przede wszystkim exit interview jest dowodem na to, że liczysz się ze zdaniem pracowników – również byłych pracowników.

Podczas exit interview można uzyskać informacje, o których pracownicy nigdy nie wspomną – nawet podczas spotkań 1:1 czy w ankietach satysfakcji. Dzięki temu możliwe jest wprowadzenie zmian na każdym szczeblu organizacji i we wszystkich procesach – od rekrutacji, przez onboarding, po pracę w zespołach i wsparcie od przełożonego.

Podsumowując, exit interview pozwala:

  • zarządowi: wyciągać wnioski dotyczące warunków zatrudnienia, atrakcyjności wynagrodzenia i użyteczności benefitów pozapłacowych,
  • managerom: uzyskać wartościowe dane dotyczące jakości zarządzania, delegowania, motywowania, współpracy i wsparcia,
  • departamentowi HR: usprawnić proces rekrutacji i politykę employer brandingu.

Jakie pytania zadać podczas exit interview?

Tak jak wspomnieliśmy same pytania zamknięte nie pozwolą wyciągnąć konstruktywnych wniosków. Dlatego przygotowując procedurę exit interview powinniśmy starać się zadawać pytania otwarte, z możliwością pogłębienia i dokładnego zidentyfikowania problemu.

Exit interview – pytania, jakie warto zadać to m.in.:

Czy proces rekrutacji był dla Ciebie klarowny? Czy zabrakło Ci czegokolwiek jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia?

Dlaczego zdecydowałeś się odejść z firmy?

Co zaoferowała Ci nowa firma, czego zabrakło w naszej?

Czy jest coś, co mogłoby Cię przekonać do pozostania w naszej firmie?

Czy czułeś się doceniony przez przełożonego?

Jakie wsparcie okazywał Ci przełożony?

Jak oceniasz kompetencje przełożonego?

Jaka atmosfera panowała w zespole?

Czy w pierwszych dniach zatrudnienia osoby z zespołu i przełożony udzielały Ci niezbędnego wsparcia?

Czy jest coś, czego zabrakło Ci na etapie wdrożenia?

Jak oceniasz ogólne warunki pracy (sprzęt, biuro itp.)?

Co sądzisz o oferowanych świadczeniach pozapłacowych?

Jak oceniasz komunikację w firmie? Czy jest coś, co byś zmienił? Co ułatwiło Ci pracę?

Czego brakowało Ci jakichś informacji?

Jak oceniasz swoją satysfakcję z pracy w poszczególnych okresach?

Czy mógłbyś wskazać wady i zalety pracy w naszej firmie?

Czy warto przeprowadzać ankiety z byłymi pracownikami?

Otrzymanie feedbacku od pracowników, również byłych, to klucz do sukcesu. Dlatego wywiady przeprowadzane z byłymi pracownikami zawsze mają sens, jednak jest jeden warunek. Aby przyniosły oczekiwany skutek za każdym razem musimy przeanalizować wszystkie odpowiedzi, wyciągnąć z nich konstruktywne wnioski i wprowadzić je w życie.

Odpowiednio przeprowadzony exit interview pozwoli usprawnić wiele procesów w firmie. Wszystko zależy od tego, jakie pytania padną w ankiecie. Możesz pogłębić wywiad naprawdę szczegółowo i uzyskać informacje na każdy temat, o każdym procesie, jaki ma miejsce w firmie – od rekrutacji, przez wdrożenie, po firmowy intranet.

Dodatkowo wywiad wyjściowy pozwala na zainspirowanie się dobrymi praktykami, które stosuje konkurencja – były pracownik przecież powie Ci, dlaczego zdecydował się na zmianę zatrudnienia i wyjaśni, co go do tego przekonało.

Co więcej, exit ankieta exit interview utrwali pozytywny obraz organizacji w oczach odchodzącego pracownika, a być może pozwoli nawet na zatrzymanie go w firmie.

Exit interview – podsumowanie

Exit interview to wyjątkowo przydatne i skuteczne narzędzie. Odpowiednio wykorzystane pozwala spojrzeć na atmosferę, nastroje i procesy w organizacji oczami pracownika. Exit interview pomaga w zidentyfikowaniu obszarów wymagających poprawy, podbudowaniu tych, które są wartościowe i stanowią dla ludzi wartość dodaną, a także wykreowaniu pozytywnego wizerunku pracodawcy na rynku. Właśnie dlatego prowadzenie ankiety exit interview powinno być standardem w każdym przedsiębiorstwie.