Czasy się zmieniają, spotykamy się z sytuacjami, w których praktycznie każda branża boryka się z trudnościami i niepewnością utrzymania na rynku. Nie zapominaj, że ta sytuacja, jak każda – jest przejściowa – pewnie będziesz musiał rozstać się z niektórymi pracownikami – zrób to zachowując najwyższą formę dobrego smaku i profesjonalizmu.

Jak zwolnić pracownika z klasą? – czyli wszystko bez zmian, pozostaw po sobie dobre wrażenie

Zarówno zatrudnienia jak zwolnienia są wpisane w życie i rozwój organizacji. Oczywiście najlepiej byłoby, żeby ta rotacja i wymiana pracowników wydarzyła się  bez zbędnych i trudnych emocji. Niestety często wiąże się to z dużym stresem zarówno ze strony zwalniającego i jak i zwalnianego.

Dlatego warto zwrócić uwagę na jakość i sposób w jaki  komunikujemy pracownikowi zakończenie współpracy. Mówi się, że dobry menedżer musi  posiadać na takim samym poziomie umiejętność zatrudniania jak i zwalniania. Za każdym razem pracownik powinien to kojarzyć z szacunkiem, uczciwością i rzeczową argumentacją. Ważne jest więc aby zwolnienie pracownika nie obniżyło poczucia własnej wartości, było wykonane w miarę możliwości w oparciu jak najwięcej o fakty, a jak najmniej o złość i emocje.

Jak o tym piszę przypomina mi się sytuacja pracownicy, którą w mojej firmie musiałam zwolnić kilka miesięcy po jej powrocie z urlopu macierzyńskiego. Była świetnym pracownikiem, ale firma była w tym czasie w bardzo słabej kondycji finansowej i nie stać ją było na wysoką pensję dla pani Anny, a dodatkowo jej obowiązki wykonywała inna osoba i była mocno w nie wdrożona….więc jej stanowisko musiało zostać zlikwidowane. Nie zabrzmi to profesjonalnie, ale jako ówczesny młody  menadżer nie przespałam nocy przed rozmową z panią Anną, cały czas myślałam, że to straszne świństwo wyrzucać młodą mamę, która ma pod opieką dwójkę dzieci. Czułam się jakbym była bardzo złym człowiekiem, który krzywdzi innych… Wyolbrzymiłam swoją potworzą rolą i nieszczęście pani Anny do nienaturalnych rozmiarów…

Oczywiście mój scenariusz się sprawdził niemal w 100% – wiłam się w przeprosinach, że muszę ją zwolnić bo firma nie ma najlepszej kondycji,  zapewniałam ją, że jest świetnym pracownikiem i na pewno szybko znajdzie pracę i opowiadałam jak to bardzo cierpiałam w nocy i jak bardzo to przeżywam bo bardzo ją cenię i lubię.

I wiecie jaki był tego efekt ? – pani Ania nie uwierzyła w żadne moje słowo, a wręcz uznała ,że została przeze mnie i firmę oszukana i wykorzystana, a przyczyną jej zwolnienia na pewno nie jest kondycja firmy tylko to, że ma małe dziecko i nie będzie pełnowartościowym pracownikiem… Co było zupełnie niezgodne z prawdą.

Efekt mojego wątpliwego kunsztu zwolnienia pracownika miał takie konsekwencje, że pani Ania mnie znienawidziła, wyszła z pracy i od razu przysłała zwolnienie na dziecko, oraz nie zgodziła na rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron… Można powiedzieć, że spaliłam most za pomocą wyrzutów sumienia, łagodności i komplementów pod adresem jej fachowości i kompetencji…

Na tym bolesnym doświadczeniu i kilku innych przekonałam się, że rozwiązanie umowy o pracę z inicjatywy pracodawcy powinno odbyć się dokładnie tak samo jak jej podpisanie czyli musi być oparte o fakty i argumenty, z maksymalnym pominięciem uczuciowego podejścia do sytuacji, ale z szacunkiem i odpowiedzialnością, która jest wymagana zarówno po stronie pracodawcy jak i pracownika.

O tej odpowiedzialności pisze ostatnio wielu psychologów i coachów rozwoju osobistego.

Obejmując stanowisko w nowej firmie bierzemy odpowiedzialność za jak najlepsze wykonywanie powierzonych obowiązków. Jeśli zapotrzebowanie na nasze kompetencje z jakiego powodu się kończy to powinniśmy wziąć taką samą odpowiedzialność za odnalezienie się w tej sytuacji i szukania innego miejsca, gdzie nasz praca będzie znowu ważna i przydatna.

Oczywiste jest to, że zmiana, w tym utrata pracy jest dla naszej odpowiedzialności bardzo dużym obciążeniem, bo wymaga od nas działania. Zostajemy bez etatu, wypłaty, często z kredytem i rodziną na utrzymaniu i musimy zrobić wszystko aby ta sytuacja trwała jak najkrócej. W pierwszym odruchu jest to dla nas tak niekomfortowe, że wpadamy w panikę, nie wiemy co robić, próbujemy zrzucić odpowiedzialność na pracodawcę, czujemy się pokrzywdzeni i gorsi od innych.

Tak oczywiście nie powinno być i może potraktowałam pracownika zbyt stereotypowo nie zmienia to jednak faktu, że ten etap w procesie zarządzania ludźmi nie należy do najprzyjemniejszych, dlatego warto poświęcić trochę czasu aby przygotować do tego i siebie i pracownika, z którym zamierzamy się rozstać.

Nie ważne jaka będzie forma rozstania się z pracownikiem:

  • wypowiedzenie w trybie natychmiastowym
  • rozwiązanie umowy za porozumieniem stron
  • wypowiedzenie z obowiązkiem świadczenia pracy  (bez świadczenia pracy)
  • zwolnienie grupowe
  • likwidacja stanowiska pracy ( jak w przypadku pani Anny)
  • “dyscyplinarka”

Czytaj także: Jak przeprowadzić szkolenie pracowników za pomocą zasobów zewnętrznych?

Rozpraw się najpierw z własnymi emocjami:

  • współczuj ale się nie rozczulaj, nie żałuj – tak to działa – jak jest rekrutacja musi być i derekrutacja;
  • nie podnoś głosu, nie rozwiązuj umowy o pracę krzykiem (np. przy zwolnieniach dyscyplinarnych)
  • może być Ci przykro, ale nie bierz odpowiedzialności za los pracownika, nie próbuj się nim od razu zaopiekować ,nie obiecuj ,że go gdzieś zarekomendujesz, jeśli to nie jest zgodne z prawdą, albo nie masz pewności, że dostanie pracę w innej firmie. Jednym słowem nie zbieraj na siebie jego problemu i nie staraj się go rozwiązać, bo w pewien sposób robisz takiej osobie krzywdę i hamujesz jego rozwój i umiejętność radzenia sobie w trudnej sytuacji
  • nie rozwódź się nad jego zasługami dla firmy i nad tym jak Ci szkoda tak dobrego pracownika bo zaprzeczasz całej procedurze zwolnienia – wystarczy, że podziękujesz mu za przepracowany czas i zaangażowanie,
  • nie idź też w drugą skrajność – nie wytaczaj działa w postaci listy złych uczynków, których się dopuścił i właśnie dlatego został zwolniony – powód musi być konkretny i najlepiej aby był zgodny z kodeksem prawa pracy i pracownika

Przygotuj się do rozmowy na podstawie  faktów:

  • podaj powód(y) zwolnienia i zakontraktuj czas  i sposób rozstania się z organizacją  (jeśli potrzebujesz pracownika w firmie w okresie wypowiedzenia to ustalcie jak to będzie wyglądało np. w sytuacji kiedy będzie poszukiwał nowej pracy i zostanie zaproszony na rozmowę kwalifikacyjną – a np. ma wykorzystany urlop)
  • przygotuj sobie powody zwolnienia na piśmie abyś mógł je jasno i przejrzyście przedstawić podczas rozmowy – jeśli pracownik odpowiadał za wysokość obrotów wróć do raportów sprzedaży i przypomnij mu osiągane cyfry
  • przygotuj sobie zakres obowiązków pracownika i pokaż z jakich punktów się nie wywiązywał
  • bądź rzeczowy i konkretny, uargumentuj swoją decyzję, wytłumacz mu, dlaczego została podjąłeś  decyzję o jego zwolnieniu, niech pracownik ma poczucie, że to on ponosi tę wspomnianą już odpowiedzialność  za swoje postępowanie. Takie podejście może być wręcz rozwojowe – dokładnie komunikujesz zachowania , które nie są akceptowane w Twojej firmie i jest duże prawdopodobieństwo, że nie będą w innej…

Przemyśl kolejne kroki po zakomunikowaniu informacji o zwolnieniu – muszą one być bezpieczne dla firmy i  na tyle na ile to możliwe komfortowe dla pracownika:

  • nie stawiaj pracownika w sytuacji – “ tu masz wypowiedzenie, a teraz idź posprzątaj biurko ze swoich osobistych rzeczy i oddaj kluczyki do auta”
  • jeszcze przed rozmową zadbaj o bezpieczeństwo i ochronę danych firmy, zakomunikuj o tym, nie stawiaj go przed faktem zablokowanych dostępów
  • nie komunikuj zwolnienia na początku tygodnia lub  lub miesiąca jeśli chcesz uniknąć niejasnej atmosfery wśród zespołu
  • jeśli uważasz, że to bezpieczne dla firmy może uprzedzić pracownika wcześniej, że nie zamierzasz przedłużać mu umowy z powodu …. lub zamierzasz mu wypowiedzieć umowę w dniu… z powodu – musisz się jednak liczyć z emocjonalnym zachowaniem pracownika – np. zwolnieniem lekarskim, unikaniem pracy na wypowiedzeniu lub innym utrudnieniem – nie jest to zachowanie, które występuje za każdym razem, ale w obliczu stresu związanego z utratą zatrudnienia pracownik podejmuje decyzje, których on sam po sobie by się nie spodziewał.

Pozostaw podziękowania za pracę i miłe słowa na etap kolejny po przekazaniu informacji o wypowiedzeniu.

Pracownik w chwili otrzymywania informacji o rozwiązaniu umowy nie usłyszy Twoich słów uznania pod adresem jego wkładu pracy do firmy. Aby to do  niego dotarło pozostaw tą rozmowę na kolejny etap. Znajdź chwilę na spokojną rozmowę i podziękuj mu za jego pracę jeśli powody zakończenia umowy wynikają np. z likwidacji stanowiska  pracy lub dokończenia projektu.

Umiejętność zwalniania z klasą jest jedną z cech jakie powinny wyróżniać dobrego szefa.

Czytaj także: Jak ubrać się na proces rekrutacji?

Lista grzechów głównych, które nie powinny stać się faktem w Twoim postępowaniu podczas rozwiązywania umowy z pracownikiem:

  • mówienie o tym, że chcesz zwolnić pracownika, jego współpracownikowi np. w “ tajemnicy”
  • prowadzenie rozmowy na ten temat na korytarzu, w dodatku w obecności innych
  • zwalnianie przez email, sms i telefon
  • przygotowywanie gruntu pod zwolnienie pracownika czyli wytykanie błędów, szukanie powodów bez rozmów interwencyjnych i kontraktowania zmiany
  • zrzucanie odpowiedzialności za  zwolnienie tylko na pracownika: “ nie mam wyjścia, sam jest pan sobie winien, muszę pana zwolnić”
  • zrzucanie odpowiedzialności za zwolnienia na innych – góra, prezes, mój szef kazali abym Panią zwolnił

No i na koniec krótka dygresja o etyce i moralności menadżera podczas zwalniania pracownika…

Zanim do tego przejdę wygłoszę pewną formułkę  która jest prawdą oczywistą, ale bardzo często jest tematem dyskusji.

W momencie w którym podejmiesz decyzję o zwolnieniu pracownika, powinieneś przeprowadzić ten proces tak aby był on maksymalnie korzystny dla interesów firmy.

Jeśli pracownik ma dostęp do klientów to zadbaj  aby jego następca mógł jak najszybciej przejąć nad nimi opiekę. Możesz na przykład przydzielić dostęp nowej osobie i poprosić aby wspólnie dokonali przeniesienia klientów firmy do kolejnego opiekuna.

Nie blokuj dostępów nocą, nie nasyłaj pracowników działu IT aby zdalnie odcięli system i z prędkością światła odebrali pracownikowi laptop.

Jeśli obawiasz się o wyciek danych, które mogą zaszkodzić Twojej firmie oficjalnie poinformuj zwalnianego pracownika co będzie Twoim następnym krokiem i powiedz mu czego od niego oczekujesz.

Mogę śmiało zagwarantować, że zminimalizuje to chęć pracownika do kopiowania informacji i jednocześnie nie poczuje się on “ wykluczony “ z grupy pracowników w sposób, który rodzi często bardzo negatywne emocje.

Wyjątek – “ blokowania dostępów w trybie natychmiastowym” stosujemy w sytuacjach ewidentnego naruszenia tajemnicy danych przez pracownika, w innych przypadkach należy mu się informacja uprzedzająca go o tym fakcie.

Wracając do etyki i moralności w sytuacji w sytuacji kiedy zamierzasz zwolnić pracownika, ale nie chcesz aby wiedział o tym przed upływem pewnego terminu czyli po prostu sam chcesz do tego przygotować firmę i np. klientów.

I znowu wrócę do dobra firmy i minimalizacji strat.

Nie musisz jeśli nie chcesz informować pracownika o swoich planach – możesz spokojnie się do tego sam przygotować np.:

  • znaleźć osobę na jego miejsce
  • zakończyć projekt z udziałem tej osoby
  • poinformować klientów o planowanych zmianach

Ważne abyś dochował procedury przysługującej pracownikowi czyli zachował prawa pracownika wynikające z Kodeksu Pracy np.

  • urlop lub ekwiwalent
  • przysługujący mu termin wypowiedzenia
  • wypłata należnych premii i dodatków, jeśli tak przewidywała umowa

Struktura rozmowy menedżera ze zwalnianym pracownikiem

Przygotuj się!!! To nie jest łatwa rozmowa, emocje mogą być złym doradcą.

1. Napisz pismo wypowiadające umowę i wydrukuj je.

2. Przygotuj powodu zwolnienia pracownika  o których mu powiesz (napisz je)

Czytaj także: Narzędzia rekrutacyjne i trudności w pozyskaniu naprawdę dobrych kandydatów

Umów spotkanie:

1. Zaproś pracownika na rozmowę na osobności (możesz zrobić to przy osobie z działu HR lub Kadr, jeśli takie obowiązują u Ciebie procedury)

2. Poinformuj pracownika o decyzji, którą podjąłeś – podaj fakty, nie zmiękczaj głosu, to nie terapia

3. Możesz odwołać się do powodów zwolnienia poprzez odniesienie się do przeszłości  np. “ pamiętasz naszą rozmowę w poprzednim kwartale? Mówiliśmy o tym, że jeśli nie uzyskamy obrotu na poziomie X, nie mogę kontynuować z Tobą współpracy od września …”

4. Daj pracownikowi czas na odniesienie się do decyzji, nie poganiaj, nie pocieszaj, nie mów że Ci przykro i że było super z nim pracować (to nie o to chodzi, że tak nie myślisz – po prostu on w tej chwili tego nie usłyszy- jest skoncentrowany na informacji, że za chwilę zostanie bez pracy)

5. Poproś o podpisanie dokumentów i ustal z nim dalsze kroki czyli: (nie po czasie, w dniu kiedy poinformujesz o wypowiedzeniu)

  • zakontraktuj co powiesz jego kolegom z działu
  • ustal sprawy formalne – urlop, czas wypowiedzenia, załatwienie spraw związanych z jego stanowiskiem pracy
  • ustal co zostanie przekazane organizacji w sprawie przyczyn jego zwolnienia

6. Pożegnaj pracownika, podziękuj za pracę, podaj rękę, odprowadź go do drzwi, życz mu wszystkiego najlepszego. Jeśli to możliwe – wybieraj na zwolnienie pracownika:

  • popołudnie
  • koniec tygodnia
  • ostatni punkt dnia Twojego dnia pracy

Emocje po każdej ze stron bywają dość duże i warto aby pracownik nie przekazywał wieści natychmiast po wyjścia z Twojego biura kolegom, Ty również nie prowadź ważnych spotkań zaraz po tym wydarzeniu.