Adaptacja pracownika – czym jest?

Stworzenie profesjonalnego ogłoszenia rekrutacyjnego, dziesiątki rozmów telefonicznych z potencjalnymi kandydatami i kilkanaście spotkań rekrutacyjnych. W końcu podpisanie umowy z najlepszym spośród wszystkich kandydatów. Czy to oznacza, że wyczerpujący proces rekrutacyjny dobiegł końca? Otóż nie! Bez względu na to, jakie wcześniejsze doświadczenie zawodowe posiada Twój kandydat musisz wiedzieć, że aby dobrze odnalazł się w nowej firmie musi przejść rzetelny proces onboardingu. 

Onboarding, czyli adaptacja pracownika w nowym miejscu pracy, to obowiązek każdego pracodawcy. Na czym dokładnie polega? Jak szybko wdrożyć nowego pracownika? Jakie osoby powinny uczestniczyć w procesie onboardingu? Odpowiadamy na najważniejsze pytania – zapraszamy do artykułu!

Programy adaptacyjne – jak szybko wdrożyć pracownika

Nowy pracownik to ogromna radość – wszak zakończyłeś właśnie wymagający proces rekrutacji. Nie zapominaj jednak, że to także duże wyzwanie. Odpowiednie wdrożenie pracownika w struktury zespołu i organizacji to nie tylko wskazanie zakresu obowiązków. Adaptacja pracownika to mnóstwo obowiązków i procesów, które mają za zadanie ułatwić nowej osobie przystosowanie się do obowiązujących warunków i nowego środowiska pracy.

Z pomocą przychodzi nam onboarding i programy adaptacyjne dla nowych pracowników. Odpowiednio zaprojektowany proces wdrożenia pozwala na szybkie zaadaptowanie się pracownika w nowym środowisku, a tym samym wpływa na lepszą wydajność jego pracy.

Adaptacja nowego pracownika poukładana w odpowiednie procesy to ogromna szansa nie tylko dla pracodawcy, ale i dla nowego członka zespołu. Dzięki niej pracownik jest w stanie w stosunkowo krótkim czasie zaznajomić się z firmą – jej misją, wizją i polityką, a także zaaklimatyzować się w zespole. Przemyślane wdrożenie pracownika pozwoli mu uniknąć wiele niepotrzebnego stresu i niepokoju związanego z rozpoczęciem nowego zatrudnienia i wejściem w struktury kompletnie nieznanej mu przecież organizacji.

Dobrze pokierowany pracownik w krótkim czasie stanie się samodzielny, dzięki czemu jego poziom motywacji będzie rósł z dnia na dzień. W efekcie efektywność i jakość pracy będą naprawdę zadowalające.

Co z kolei zyska organizacja? Profesjonalnie zaprojektowany proces wdrożenia zmniejszy rotację pracowników, a to z kolei wpłynie na mniejsze koszty pozyskania kandydatów. Szybkie zapoznanie nowej osoby z misją, wizją i kulturą organizacyjną firmy pozwoli jej na określenie, czy utożsamia się z tymi wartościami, a co za tym idzie – czy będzie chciała rozwijać się w ramach tej organizacji. Co więcej, sprawny proces adaptacji nowego pracownika pozwala na zdefiniowanie jego potencjału, ambicji, aspiracji zawodowych i chęci do rozwoju.

Niezbędne osoby w procesie wdrażania

Aby można było stwierdzić, że adaptacja pracownika przebiega w pełni profesjonalny i odpowiedni sposób, powinno zaangażować się w nią co najmniej kilka osób. Tylko w ten sposób zapewnimy nowemu pracownikowi potrzebne wsparcie i niezbędnie informacje. A jak wiemy, jest to niezwykle ważne w pierwszych dniach i tygodniach nowej pracy.

Jakie osoby powinny być zaangażowane w proces adaptacji nowego pracownika?

  • Opiekun z działu HR – z pracownikiem działu HR nowozatrudniona osoba ma kontakt jeszcze podczas procesu rekrutacji. Warto więc, aby przez cały onboarding nowy pracownik utrzymywał kontakt z tą samą osobą z działu HR. Dzięki temu będzie wiedział do kogo zwrócić się o pomoc w kwestiach związanych z dotarciem na pierwszy dzień pracy, formalnościach związanych z podpisaniem umowy czy wydaniem firmowego sprzętu. Ponadto reprezentant departamentu HR wspiera i monitoruje cały proces wdrożenia, jest więc w stanie reagować na nieprawidłowości i proponować usprawnienia procesu, a w późniejszym okresie zapewnia pomoc w planowaniu szkoleń rozwojowych dla pracownika.
  • Mentor – tę ważną rolę piastuje jeden z bardziej doświadczonych członków zespołu, do którego trafia nowy pracownik. Mentor, nazywany również buddy, dzięki swojemu doświadczeniu, wiedzy i szerokim kompetencjom jest w stanie zapewnić nowej osobie niezbędne wsparcie i wdrożenie w obowiązki pracownicze. Opiekun powinien potrafić przekazać cenne rady i służyć pomocą w wykonywaniu trudniejszych zadań (na początkowym etapie adaptacji), a także ułatwia nawiązywanie kontaktów z innymi członkami zespołu.
  • Bezpośredni przełożony –  jest w głównej mierze odpowiedzialny za przydzielanie obowiązków, projektów i zadań oraz przekazanie zakresu obowiązków nowozatrudnionej osoby. Nie można jednak zapominać, że to właśnie kierownik powinien być zobowiązany do tego, by jasno określić oczekiwania organizacji wobec nowego pracownika. Musi on także przekazać klarownie zasady współpracy. Przełożony powinien również okazać nowej osobie wsparcie, opowiedzieć o możliwościach rozwoju w ramach organizacji i oczekiwaniach, jakie pracownik może mieć wobec firmy. Ponadto do zadań lidera zalicza się także zapewnienie pracownikowi niezbędnej przestrzeni na pytania, wątpliwości i ewentualne błędy podczas pierwszych dni współpracy.  

Etapy adaptacji pracownika

Wdrażanie pracownika można podzielić na cztery najważniejsze części.

Pierwszym z nich jest okres poprzedzający zatrudnienie, czyli czas po zaakceptowaniu oferty przez kandydata, a przed jego pierwszym dniem w pracy. Tak, nie ma tu mowy o żadnej pomyłce – onboarding pracownika rozpoczyna się przed oficjalnym rozpoczęciem zatrudnienia. Na tym etapie bardzo ważne jest zaangażowanie pracownika działu HR – często to właśnie on udziela nowej osobie informacji na temat pierwszego dnia w pracy: na którą godzinę ma stawić się w biurze, jakie szkolenia i aktywności zostały zaplanowane, jakie dokumenty powinien dostarczyć do działu kadr.  

To również intensywny okres w siedzibie firmy – niezbędne jest przygotowanie sprzętu, narzędzi, dostępów firmowych, dokumentów i miejsca pracy dla nowej osoby. O wszystkich tych krokach warto jest na bieżąco informować nowego pracownika. Dzięki temu będzie miał pewność, że jest ważny dla firmy, a nowy zespół już czeka na jego przybycie. 

Dobrym rozwiązaniem jest także wysłanie e-maila powitalnego z najważniejszymi informacjami jak data rozpoczęcia pracy, adres biura, kontakt do bezpośredniego przełożonego i osoby z działu HR, struktura organizacji, struktura zespołu, misja i wizja firmy, zasady komunikacji itp. Każdy doceni taki profesjonalizm.

Kolejnym etapem onboardingu jest pierwszy dzień w pracy. Musisz mieć świadomość, że prawdopodobnie to bardzo stresujący czas dla nowego pracownika. Zapoznanie z nowym zespołem, poznanie biura, intensywne godziny spędzone na szkoleniach/warsztatach, bardzo dużo informacji na raz.

Oczywiście w każdej firmie pierwszy dzień zatrudnienia będzie wyglądał nieco inaczej. Jednak nie możesz pominąć kilku niezbędnych etapów:

  • oficjalne przedstawienie nowej osoby pozostałym członkom zespołu – warto omówić pokrótce role wszystkich osób w teamie, dbając przy tym o swobodną i przyjazną atmosferę – wdrażanie pracownika w zespół jest niesamowicie istotne,
  • podpisanie umowy i niezbędnych dokumentów,
  • przekazanie informacji o tym, jak będą wyglądały kolejnej dni na nowym stanowisku – szkolenia, warsztaty, pierwsze obowiązki,
  • wspólny lunch z nowym zespołem lub innymi nowymi osobami rozpoczynającymi pracę w tym samym dniu na pewno rozładuje stres, a przy okazji może być dobrym początkiem znajomości.

Po pierwszym dniu zatrudnienia następuje kolejny etap, czyli kolejne tygodnie/miesiące pracy. Kwestia wdrożenia jest zależna od rodzaju stanowiska, jednak nie ulega żadnym wątpliwościom, że na początku nowego pracownika trzeba otoczyć należytą opieką.

Dlatego w pierwszych tygodniach nowa osoba powinna intensywnie współpracować z bezpośrednim przełożonym i dedykowanym do onboardingu mentorem. Mentor, dzięki swojemu doświadczeniu i wiedzy, skutecznie wdroży nowego pracownika w jego obowiązki. Z kolei przełożony powinien być dostępny i raz w tygodniu odbywać z nową osobą cykliczne spotkania, na których obie strony będą w stanie porozmawiać o postępach. Na tych spotkaniach warto także otwarcie rozmawiać 0 swoich obawach, potrzebach i oczekiwaniach. Bieżący monitoring pracy jest niezbędny, ponieważ dzięki temu możemy sprawdzać jakość i wydajność pracy nowozatrudnionej osoby. Będziemy także uzyskiwać skuteczny feedback na temat wcześniejszych etapów onboardingu.

Ostatnim etapem adaptacji pracownika w nowym miejscu pracy jest samodzielność. To, po jakim czasie ten okres nastąpi, zależy oczywiście od rodzaju stanowiska, ale przede wszystkim od wcześniejszych etapów. Jeśli przełożony i mentor w odpowiedni sposób zaopiekują się nowym pracownikiem nie powinien on mieć większych problemów z wdrożeniem. To również odpowiedni moment na informację zwrotną oraz na wytyczenie ścieżki rozwoju zawodowego dla pracownika.

Narzędzia adaptacyjne

Dzięki dostępnym obecnie narzędziom adaptacja nowego pracownika może przebiegać w naprawdę sprawny i uporządkowany sposób. Najpopularniejsze narzędzia do onboardingu to przede wszystkim:

  • mentoring, czyli dedykowane wsparcie ze strony doświadczonego pracownika,
  • szkolenia, warsztaty i e-learningi – zarówno te dotyczące bezpośrednio stanowiska pracy, jak i dotykające innych działów i departamentów organizacji,  
  • coaching, czyli wsparcie w rozwoju nowego pracownika, najczęściej prowadzone jest przez bezpośredniego przełożonego z udziałem odpowiedniego pracownika z działu HR,
  • listy intencyjne i powitalne, w których możemy zamieścić krótki przewodnik zawierający najważniejsze informacje o organizacji,
  • firmowy intranet, czyli kolejne źródło informacji o firmie,
  • imprezy i wyjazdy integracyjne.

Monitorowanie adaptacji pracownika

Adaptacja pracownika musi być monitorowana. Tylko wtedy jesteś w stanie wyciągać wnioski i stale ulepszać ten proces. Jak można sprawdzać skuteczność procesu adaptacji? Przede wszystkim przełożony musi być dostępny dla nowozatrudnionej osoby. Na cyklicznych spotkaniach 1:1 powinien stale monitorować jego postępy w pracy i sprawdzać, jak adaptuje się do nowego zespołu. Pomocne może okazać się szkolenie menedżerów dotyczące wdrożeń pracowniczych.

Wybierając mentora, trzeba też pamiętać, by poza wiedzą techniczną i profesjonalnymi kompetencjami cechował się wysokim poziomem umiejętności interpersonalnych. Musi swobodnie się komunikować i lubić kontakt z ludźmi.

Po zakończonym procesie adaptacji istotne jest przeprowadzenie z nowozatrudnioną osobą rozmowy podsumowującej. Dzięki temu jesteśmy w stanie uzyskać konstruktywny feedback odnoszący się do onboardingu oraz stale go ulepszać.