Z priorytetyzacją spotkamy się każdego dnia – hierarchizujemy obowiązki zawodowe, domowe, plany, przyjemności. Potrzeba nadawania zadaniom ważności wynika z oczywistego faktu – nie mamy wystarczających zasobów, by zająć się wszystkim jednocześnie. Niestety wiele osób ma duży problem z nadawaniem zadaniom priorytetów, a to prowadzi do sporych konsekwencji. W przypadku przedsiębiorstw nieodpowiednie planowanie opóźnia bowiem wykonanie kilku następujących po sobie zadań, co może wpłynąć nawet na straty finansowe. Priorytetyzacja zadań i funkcjonalności ma ogromne znaczenie dla wszystkich pracowników, jednak ogromną uwagę przykładają do niej Product Managerowie. Dlaczego jest to tak istotne? Czy istnieją narzędzia i techniki wspierające priorytetyzację zadań i priorytetów? Znamy odpowiedzi na najważniejsze pytania – zapraszamy do artykułu!
Czym jest priorytetyzacja
Z ogólnodostępnej i powszechnie obowiązującej definicji priorytetyzacji wyczytamy, że nazwa ta odnosi się do szeregu podejmowanych działań, pomagających nam ocenić, które zadania, obowiązki bądź cele mają kluczowe znaczenie, a które wyłącznie poboczne. Celem priorytetyzacji jest więc określenie, czym powinniśmy zająć się w pierwszej kolejności, jakie zadania możemy „odłożyć” na później, a które zwyczajnie wyeliminować ze swojej listy bądź oddelegować do kogoś innego.
Umiejętność poprawnej priorytetyzacji ułatwia każdą dziedzinę życia – wprowadza ład, porządek i efektywność. Kluczowe znaczenie ma także dla Product Managerów i Product Ownerów, którzy każde zadanie rozumieją również jako funkcjonalność prowadzącą do zoptymalizowania produktu. Temat ten jest o tyle istotny, że szeroko omawia go się na każdej branżowej konferencji czy branżowym evencie. Dzieje się tak, ponieważ nawet doświadczeni Product Managerowie dwoją się i troją, by określić, które zadania i funkcjonalności wymagają priorytetowej uwagi i jak rozmieścić je w harmonogramie produktu.
Podstawowe techniki
Priorytetyzacja zadań, obowiązków czy funkcjonalności jest kluczowym obszarem do zagospodarowania w każdej organizacji, umożliwia bowiem efektywne dojście do głównego celu, jakim jest oferowanie produktów, które będą spełniać oczekiwania klientów firmy, a tym samym przyczynią się do osiągania wysokich zysków.
Postanowiliśmy więc opisać kilka sprawdzonych technik i sposobów, które pomagają Product Managerom wybrać te zadania i funkcjonalności, które w danym momencie mają kluczowe znaczenie dla produktu, którym zarządzają. Jednocześnie podkreślamy, że z technik tych może skorzystać każdy, bo wdrożone w odpowiedni sposób są naprawdę funkcjonalne.
Metoda KANO
Model Kano stworzył Noriaki Kano pod koniec XX wieku. W największym skrócie Model Kano można określić jako zbiór technik, metod czy pomysłów, które pomagają mierzyć i analizować satysfakcję klientów.
Będąc nieco bardziej precyzyjnym, główne założenie modelu Kano opiera się na tezie, że satysfakcja klienta z produktu zależy od ilości oraz jakości dostarczonych funkcji. Następnie Kano funkcje te klasyfikuje w czterech kategoriach:
- Funkcje fundamentalne – czyli te wymagane przez klientów. Jeśli produkt nie będzie ich miał, zostanie uznany za niefunkcjonalny i nienadający się do użytku. Co jednak istotne, implementacja wyłącznie tych funkcji nie spowoduje wysokiej satysfakcji u klientów.
- Funkcje wydajności – czyli takie, które nie są wymagane przez użytkowników, ale mimo to ich brak spowoduje obniżenie satysfakcji. Im więcej funkcji wydajności będzie więc posiadał produkt, tym będzie się cieszył większym zainteresowaniem wśród klientów.
- Funkcje atrakcyjne – czyli takie, których klienci zazwyczaj nie oczekują, a więc ich brak nie spowoduje obniżenia ich satysfakcji, ponieważ zwyczajnie się ich nie spodziewali. Warto jednak o nie zadbać, ponieważ wiążą się z pozytywnym odbiorem – klient dostaje więcej, niż oczekiwał.
- Funkcje obojętne – czyli takie, których wartość nie wpływa w praktycznie żadnym stopniu na poziom satysfakcji klientów, nie warto więc w nie inwestować.
Jak określić przynależność funkcji do danej kategorii? Najprościej i najefektywniej poprzez zadawanie odpowiednich pytań użytkownikom produktu.
Priorytetyzować funkcje można na wiele sposobów, najpopularniejszy z nich zakłada model: funkcje fundamentalne -> wydajności -> atrakcyjne -> obojętne.
Metoda MoSCoW
Kolejną metodą wartą uwagi jest metoda MoSCoW. To technika priorytetyzacji wymagań, która znajduje zastosowanie w wielu dziedzinach zarządzania, pozwalająca osiągnąć satysfakcjonujące porozumienie w kwestii tego, co jest kluczowe dla wszystkich stron biznesu, a więc i managerów, i programistów, i sprzedawców, i klientów.
MoSCoW to akronim – każda litera dotyczy jednej z kategorii priorytetów:
M – czyli MUST HAVE (musi mieć) – te wymagania są kluczowe i produkt musi je posiadać.
S – czyli SHOULD HAVE (powinien mieć) – te wymagania są ważne, opisują funkcjonalności istotne z perspektywy użytkownika. Niemniej nie są kluczowe dla wydania produktu.
C – czyli COULD GAVE (może mieć) – te wymagania są pożądane, zazwyczaj opisują funkcjonalności służące do ulepszenia produktu. Nie są jednak ani konieczne, ani wymagane.
W – czyli WON’T HAVE (nie będzie mieć) – te wymagania traktowane są jako najmniej kluczowe lub wręcz niepożądane. Mogą zostać rozpatrzone raz jeszcze w przyszłości.
MoSCoW zapewnia proste i przede wszystkim szybkie zdefiniowanie wszystkich priorytetów. Jednak ze względu na brak rozbudowanej klasyfikacji, zdecydowanie częściej wykorzystuje się tę metodę do projektów wewnętrznych.
SYSTEMICO
Głównym celem modelu Systemico jest zweryfikowanie czy wymagania produktowe (zarówno te pod względem priorytetów, jak i te pod względem wartości) są tak samo interpretowane przez cały zespół oraz przez użytkowników. Dlatego korzystanie z tego modelu jest wyjątkowo istotne podczas pracy nad nowymi produktami. Dzięki tej metodzie dowiemy się bowiem, czy produkt ma szanse zaistnieć, a więc czy spełnia wymagania i oczekiwania strategicznych klientów.
Praca w oparciu o model Systemico związana jest z mapowaniem. Product Manager na dwuwymiarowej siatce rozrysowuje zakres funkcjonalności produktu i różnych poziomów priorytetu opisanych jako:
- Cele użytkownika – definicja priorytetu odpowiada więc na pytanie „Dlaczego niektóre funkcje są konieczne”.
- Zaangażowanie użytkowników – rozumiane jako miara poziomu interakcji między użytkownikiem a produktem.
Zaangażowanie użytkowników określają cztery stopnie opisujące funkcjonalności:
– Core – funkcjonalności, które zaspokajają standardowe potrzeby użytkowników.
– Use – funkcjonalności zwiększające użyteczność produktu, a więc ważne dla użytkownika.
– Engage – funkcjonalności zachęcające użytkownika do większej interakcji z produktem,
– Explore – funkcjonalności, zachęcające użytkownika do wykraczania poza standardowe interakcje.
Finalnie otrzymujemy niezwykle użyteczną mapę historyjek, dającą kompleksowy pogląd na funkcjonalności produktu. Wszak wizualizacja różnych poziomów wpływu funkcjonalności produktu na zaangażowanie użytkowników daje możliwość szczegółowego poznania ich wymagań!
Metoda zakupu funkcji
Metoda zakupu funkcji, nazywana także Kup Funkcjonalność, to innowacyjna gra, w którą grać można zarówno indywidualnie, jak i zespołowo. Na czym polega?
Po pierwsze, przed rozpoczęciem rozgrywki trzeba przygotować wymagania wobec produktu, które zapisuje się na kartach do gry. Aby przygotować wymagania, należy uwzględnić:
- funkcjonalności sugerowane przez użytkowników,
- funkcjonalności wdrożone przez konkurencję,
- funkcjonalności zdiagnozowane podczas wewnętrznej analizy produktu.
Kolejno na każdej karcie należy umieścić nazwę funkcji, jej krótki opis oraz korzyści, jakie oferuje użytkownikom. Dodatkowo na karcie musi znaleźć się informacja o kosztach związanych z wdrożeniem tej funkcji do produktu.
Jakie są zasady gry? A więc w skrócie:
Funkcje prezentowane są w zespole złożonym z osób związanych z tworzeniem produktu.
Każdy z graczy otrzymuje określony budżet na grę, po to, aby móc wdrażać funkcje. Budżet wynosi od jednej trzeciej do połowy kosztu całkowitego wszystkich funkcji.
Funkcje wyceniane są przez organizatora gry przy konsultacji z zespołem według określonej miary kosztów.
Grać można na dwa sposoby:
– indywidualny – gracze korzystają wyłącznie ze swojego budżetu, aby kupić funkcje, które są dla nich najważniejsze.
– współpraca – gracze mogą współpracować i negocjować między sobą, aby kupić funkcje, które są oceniane przez wielu graczy.
Po zakupie funkcji przez graczy muszą oni wyjaśnić, dlaczego zdecydowali się na zakup akurat tej funkcji. Gra kończy się w momencie, gdy budżet się wyczerpuje lub gdy wszystkie interesujące graczy funkcje zostaną wykupione.
Gra pozwala w przyjemny sposób spojrzeć na funkcjonalności produktu z szerokiej perspektywy. Po skończonej rozgrywce można również analizować, dlaczego poszczególne funkcje zostały kupione najszybciej oraz jakie były powody ich zakupu, co pozwoli na priorytetyzowanie wprowadzenia danych funkcjonalności do harmonogramu produktu.
Priorytetyzowanie w oparciu o przedstawione wyżej techniki i metody pomaga uporządkować wymagania i funkcjonalności. Jak już wspominaliśmy, warto przenieść te narzędzia na grunt swojej codziennej pracy – niezależnie od tego, czym się zajmujesz. Jesteśmy przekonani, że już w krótkim czasie zobaczysz efekty – zwiększanie efektywności, wydajności i organizacja na zupełnie nowym poziomie to tylko niektóre z nich. W końcu zarządzanie przez wyznaczanie priorytetów to klucz do sukcesu. Powodzenia!