Podziękowanie za udział w rekrutacji

Rynek pracownika zmienił nieco sytuację pracodawców – zapełnienie wakatu nie jest już tak proste jak kiedyś. Właśnie dlatego część rekruterów po zakończonym sukcesem procesie rekrutacyjnym skupia swoją uwagę wyłącznie na nowym pracowniku, jednocześnie zapominając o pozostałych kandydatach, którzy byli zaangażowani w rekrutację. Niestety w związku z tym zdarza się, że pracodawcy nie wysyłają podziękowań i informacji o zamknięciu procesu rekrutacji wszystkim kandydatom. To poważny błąd. W konsekwencji może doprowadzić do zmarnowania potencjału do budowania bazy kontaktów, jak i wpłynąć na wizerunek firmy. Jak i kiedy pisać podziękowania za udział w rekrutacji? 

Podziękowanie za udział w rekrutacji – czy jest potrzebne?

To, jak traktujemy kandydatów w procesie rekrutacyjnym ma ogromny wpływ na candidate experience, co z kolei przekłada się na wizerunek firmy. Przecież osoby poszukujące nowego zatrudnienia również wchodzą w rolę reprezentantów organizacji na zewnątrz. Mając dobre doświadczenia chętnie podzielą się nimi w gronie swoich znajomych. Z negatywnymi oczywiście jest analogicznie, a nawet nieco… gorzej.

Kandydat, który nie otrzymał informacji o tym, że proces rekrutacji został zakończony wciąż może mieć nadzieję na zatrudnienie w naszej firmie. W konsekwencji odmawia przyjęcia propozycji pracy od innych pracodawców, a tym samym pozbawia się możliwości rozpoczęcia nowych wyzwań zawodowych. Bez wątpienia taka sytuacja ma prawo spowodować frustrację. Kandydat może więc podzielić się swoją historią nie tylko ze swoimi bliskimi, ale również na forach dyskusyjnych i w mediach społecznościowych. Negatywne emocje czasem sprawiają, że kandydat posuwa się jeszcze dalej – rezygnuje z korzystania z usług bądź z kupowania produktów oferowanych przez daną firmę.

Brak kontaktu i informacji zwrotnej po zakończonym procesie rekrutacyjnym zwyczajnie zniechęca kandydatów do potencjalnego pracodawcy. Mówiąc kolokwialnie – takim zachowaniem palimy za sobą mosty. Kandydat, który został przez nas zlekceważony prawdopodobnie już nigdy nie weźmie udziału w przyszłym procesach rekrutacyjnych.

Kiedy wysyłać podziękowanie?

Podziękowanie za udział w rekrutacji często jest naprawdę trudnym zadaniem. Ogrom pracy, wiele otwartych procesów rekrutacyjnych, brak odwagi powodują, że rekruterzy rezygnują z wysyłania e-maili z podziękowaniem.

Idealnie poprowadzony proces rekrutacyjny przewiduje wysłanie e-maila z informacją zwrotną po każdym zakończonym etapie, a więc:

• podziękowanie za przesłanie CV bądź za przesłanie aplikacji,
• informację o zakończeniu pierwszego etapu, czyli najczęściej wywiadu telefonicznego,
• informację o zakwalifikowaniu się do kolejnego etapu wraz z podaniem terminu spotkania,
• podziękowanie za pierwsze (i każde kolejne) spotkanie rekrutacyjne wraz z podaniem terminu kolejnego kontaktu,
• informację o zakończeniu procesu rekrutacji wraz z podaniem powodów odrzucenia kandydatury oraz z podziękowaniem za udział w procesie,
• bądź informację o pozytywnym zakończeniu procesu rekrutacji, obejmującą podsumowanie ustaleń i przewidywaną datą zatrudnienia oraz onboarding’u.

Jakie są przydatne umiejętności rekrutera w tej kwestii? Na pewno empatia i komunikacja. W końcu komunikowanie się z kandydatami podczas całego procesu rekrutacji świadczy o dojrzałości przedsiębiorstwa, wysoko rozwiniętej kulturze organizacyjnej i sprzyja kreowaniu pozytywnego wizerunki firmy. Umożliwia także budowanie bazy kandydatów i długofalowych relacji. Daje bowiem podstawy do podejmowania prób współpracy z kandydatami przy okazji następnych procesów.

Co powinno zawierać podziękowanie?

Rekrutacja i odpowiednia selekcja pracowników to klucz do sukcesu. Podczas całego procesu rekrutacyjnego kluczowe znaczenie ma szacunek dla drugiej strony. Wszystkim potencjalnym pracownikom należy się więc informacja, co aktualnie dzieje się z ich aplikacjami.

Warto więc wyjść naprzeciw oczekiwaniom kandydatów i informować ich na bieżąco o kolejnych etapach rekrutacji. W miarę możliwości należy traktować kandydatów indywidualnie. Jeśli więc odrzucamy ich aplikację, napiszmy dlaczego. Jeśli rekruter podczas rozmowy z kandydatem będzie robił niezbędne notatki, udzielenie krótkiej informacji zwrotnej nie powinno stanowić dla niego problemu.

Miłym gestem jest wyjaśnienie, dlaczego zdecydowaliśmy się na wybranie innego pracownika, ale również podkreślenie, w jakich obszarach kandydat wypadł dobrze i jakie są jego mocne strony, np.:

„Twoja wiedza na temat naszej organizacji zrobiła na nas bardzo duże wrażenie. Wyjątkowo ciekawe są także Twoje zainteresowania. Miło było słuchać, z jaką pasją o nich opowiadasz. Niestety na dany moment potrzebujemy w naszej firmie osoby, która będzie cechowała się większym doświadczeniem i obejmie samodzielne stanowisko. Mamy jednak nadzieje, że w przyszłości spotkamy się jeszcze na rozmowie rekrutacyjnej – chcielibyśmy mieć w zespole osobę, która wykazuje się tak dużym zaangażowaniem”.

Formułuj wiadomości tak, by były motywujące. Nie zniechęcaj kandydata. Pozostaw po sobie dobre wrażenie. Bądź szczery. Informacja zwrotna od rekrutera jest naprawdę cenną wskazówką dla kandydata – dzięki niej będzie w stanie popracować nad obszarami, które wymagają poprawy i wzmocnić swoje pozytywne strony. Oczywiście nie można zapominać także o podziękowaniu za czas i zaangażowanie włożone w cały proces rekrutacyjny.

Jeśli zachowasz ciągłość komunikacji z kandydatem podczas procesu, możesz poprosić go o opinię dotyczącą przebiegu rekrutacji. Wyślij ankietę, z której dowiesz się, jakie aspekty procesu możesz poprawić, jakie doświadczenia miał kandydat i czy zaaplikowałby do organizacji raz jeszcze.

Czego unikać w podziękowaniu za rekrutację

Jeśli chcesz zadbać o candidate experience unikaj stale powielanych frazesów. Nie stosuj metody kopiuj-wklej, nie uzupełniając e-maila nawet o imię i nazwisko kandydata. Jeśli chcesz pozostawić po sobie dobre wrażenie za każdym razem dodaj chociażby dwa zdania, które odnoszą się bezpośrednio do rozmowy z kandydatem.

Wysyłając podziękowanie za udział w rekrutacji postaraj się, aby kandydat, mimo tego, że nie zostanie przyjęty do organizacji, poczuł się doceniony. Unikaj więc sformułowań typu:

„Zauważyliśmy, że umiejętność Twojej autoprezentacji nie jest na wysokim poziomie. Warto, żebyś nad tym popracował.”

 

„Masz bardzo mało doświadczenia zawodowego, proponujemy, żebyś zgłosił się do naszej organizacji za kilka lat, jak już je zdobędziesz.”

Takie komunikaty nie są wspierające, prawda? Czy są motywujące? Niekoniecznie. Jak więc wyrazić te same myśli, ale w lepszy sposób? Możesz napisać m.in.:

„Twoje zaangażowanie i pozytywne nastawienie wywarły na nas duże wrażenie. Mamy ogromną nadzieję, że zechcesz w przyszłości zaaplikować do naszej firmy ponownie. Jeśli wyrazisz zgodę na kontakt, chętnie odezwiemy się do Ciebie, gdy tylko pojawi się wakat, dzięki któremu będziesz mógł w pełni wykorzystać swój potencjał.”

 

„Osoby, które wykazują tak dużą inicjatywę są dla nas niezwykle cenne. Mamy nadzieję, że w niedalekiej przyszłości będziemy dysponować stanowiskiem, które będzie odpowiadało na Twoje potrzeby.”

Brzmi lepiej, prawda? Co więcej, dla kandydata taki pozytywny feedback po rekrutacji oznacza, że czas, który poświęcił na proces nie poszedł na marne. Dzięki temu z dużym prawdopodobieństwem ponownie zaaplikuje na Twoje ogłoszenia. Informacje, jakie uzyskasz na szkoleniach z rekrutacji na pewno pomogą Ci w pisaniu profesjonalnych i wspierających podziękowań dla kandydatów. 

Przykłady podziękowań rekrutacyjnych

Wymieniliśmy już kilka przykładów odnośnie tego, jak pisać wiadomości do kandydatów po procesie rekrutacyjnym. Podsumujmy je.

Jak więc powinny wyglądać podziękowanie pracodawcy za udział w rekrutacji – wzór:

Dzień dobry, [imię kandydata]!

Dziękujemy za wzięcie udziału w rekrutacji na stanowisko [nazwa stanowiska]. Pragniemy poinformować, że rekrutacja dobiegła końca.

Na ten moment nie możemy zaoferować Ci pracy w naszej firmie. W związku z tym, że wakat dotyczył stanowiska seniorskiego, podjęliśmy decyzję o zatrudnieniu osoby, która ma kilkuletnie doświadczenie na tożsamym stanowisku.

Jednocześnie pragniemy podkreślić, że Twoje nastawienie i kreatywne podejście do rozwiązywania problemów zrobiły na nas ogromne wrażenie. Nasza firma nieustannie się rozwija, dlatego zachęcamy do śledzenia zakładki „Kariera” na naszej stronie internetowej. Mamy nadzieję, że w niedalekiej przyszłości będziemy mogli zaoferować Ci stanowisko, na którym będziesz mógł się w pełni realizować. Cenimy sobie współpracę z tak zaangażowanymi osobami jak Ty.

Na sam koniec mamy małą prośbę. W załączniku znajdziesz krótką ankietę dotyczącą naszego procesu rekrutacji. Będziemy zobowiązani, jeśli poświęcisz swój czas i zechcesz ją wypełnić. Pomoże nam to w ulepszeniu całego procesu, dzięki czemu będziemy mogli lepiej odpowiadać na potrzeby kandydatów. Dziękujemy!

Pozdrawiamy i życzymy dalszych sukcesów,

[Podpis]

Podziękowanie – listem czy mailem?

Aktualnie bardzo rzadko wysyła się listowne podziękowanie za rekrutacje. Zdecydowanie bardziej preferowaną formą jest podziękowanie e-mailowe. Dlaczego? Przede wszystkim w dobie cyfryzacji powoli odchodzi się od wysyłania listów. Poza tym liczne procesy rekrutacyjne wymagają od rekruterów wielu działań – wysyłanie listów mocno nadwyrężyłoby ich czas.

Niektóre firmy decydują się także na telefoniczne podziękowania za udział w procesie rekrutacyjnym. Warto tak ułożyć proces, żeby był on wygodny dla rekrutera, a jednocześnie wypełniał potrzeby kandydatów.

Dbając o pozytywne doświadczenia kandydatów powinniśmy z wyrazami szacunku podziękować im za wzięcie udziału w procesie rekrutacyjnym. To wyraz dojrzałości i zaangażowania organizacji, który z pewnością przełoży się na budowanie pozytywnego wizerunku marki na rynku pracy.