Ocena okresowa pracownika często bywa mylnie kojarzona z próbą nadmiernego kontrolowania podwładnych. Prawda jest jednak zupełnie inna. Odpowiednio przygotowana i przeprowadzona ocena pracownika jest bowiem świetnym narzędziem, pomocnym w ukierunkowaniu dalszego rozwoju w firmie i wytyczeniu ścieżki kariery. To prawdziwa kopalnia wiedzy dla działu HR, przełożonych, a także samych pracowników. W jaki sposób przeprowadzić ocenę okresową pracownika? Jaką metodę wybrać? Podpowiadamy – zapraszamy do artykułu!

Ocena pracownika – czym jest?

Ocena okresowa pracownika (z angielskiego employee evaluation) to nic innego niż podsumowanie wyników i osiągnięć pracownika za dany okres (np. kwartalnie, półrocznie, rocznie). W większości organizacji oceny okresowej dokonuje bezpośredni przełożony wraz z pracownikiem, ale to nie jedyna możliwość. Spotkanie ma charakter rozmowy, ocenie często towarzyszy również ankieta. Od niedawna, poza standardowymi ocenami okresowymi, funkcjonują także oceny pracowników podczas pracy zdalnej.

Wiele osób błędnie traktuje ocenę pracowniczą jako narzędzie wzmożonej kontroli ze strony pracodawcy. Zwłaszcza, gdy takie spotkania odbywają się kwartalnie. Warto jednak mieć świadomość, że cel oceny okresowej jest zupełnie inny. Pracodawcy nie chodzi o wytykanie błędów, potknięć czy obwinianie za problemy organizacji swoich pracowników. Wręcz przeciwnie! Dzięki ocenie okresowej departament HR i bezpośredni przełożony otrzymują możliwość zbadania wydajności i efektywności pracowników, a przede wszystkim – rozpoznania problemów i wyzwań, z którymi mierzą się zatrudnieni. Po to, aby je wyeliminować i stworzyć lepsze środowisko pracy.

Ocena roczna pracownika pełni także funkcję motywacyjną, edukacyjną i rozwojową. Pracownicy otrzymują ogromną szansę na negocjację warunków zatrudnienia, awans czy rozwinięcie umiejętności i kompetencji. To idealny moment, by wykazać, jak wiele robimy dla organizacji i uzyskać za to należytą rekompensatę.

Na czym polega ocena pracownika

Jak wspomnieliśmy okresowa ocena pracownika polega na analizie wyników pracy na podstawie określonych kryteriów. Szczegółowe kryteria dobierane są przez każdą organizację indywidualnie, wiele zależy bowiem od misji, wizji i celów firmy, wartości, jakimi dane przedsiębiorstwo się kieruje, a także branży, w której działa. Indywidualne podejście do ocen pracowników jest bardzo ważne, dzięki temu organizacja zyskuje pewność, że przeprowadzona rozmowa będzie skuteczna i przyniesie korzyści obu stronom – pracownikom i firmie.

Co równie istotne, ocenę okresową można przeprowadzić na kilka sposobów. Do najczęściej wykorzystywanych należą:

  • ocena okresowa pracownika 90 stopni – to tradycyjny sposób, podczas którego następuje ocena pracownika przez menadżera/bezpośredniego przełożonego.
  • ocena okresowa pracownika 180 stopni – jeden z rodzajów tzw. oceny wieloźródłowej. Podczas takiego spotkania ocena pochodzi z dwóch źródeł – od przełożonego i samego pracownika. Umożliwia to skonfrontowanie dwóch perspektyw na temat wydajności i efektywności pracy danej osoby.
  • ocena okresowa pracownika 270 stopni – w tym wypadku pod uwagę brane są trzy źródła informacji – przełożony, współpracownicy oraz sam pracownik.
  • ocena okresowa pracownika 360 stopni – ten rodzaj oceny okresowej wykorzystywany jest podczas spotkań z liderami i kierownikami. Tutaj mamy bowiem do czynienia z oceną z aż czterech źródeł – od przełożonego, współpracowników, podwładnych oraz samego pracownika.
  • ocena okresowa pracownika 360 + – polega na rozszerzeniu poprzedniej metody o dodatkowe źródło – klientów zewnętrznych firmy.

Kryteria oceny pracownika

Podstawowe kryteria oceny pracownika

Zaznaczyliśmy już, że ocena okresowa pracowników odbywa się na podstawie ustalonych kryteriów. Choć każda firma ma prawo podejść do tego tematu według własnych wytycznych, przyjęło się cztery główne obszary, które należy wziąć pod uwagę podczas oceny:

  • kwalifikacyjne kryteria oceny – ta część oceny dotyczy umiejętności, predyspozycji, doświadczenia, wykształcenia i odbytych przez pracownika kursów i szkoleń,
  • osobowościowe kryteria oceny – w tej części oceniane są obszary związane z posiadaniem konkretnych cech charakteru pracownika jak np. sumienność, odporność na stres, kreatywność czy odpowiedzialność.
  • efektywnościowe kryteria oceny – te kryteria związane są bezpośrednio z oceną wykonywanej przez zatrudnionego pracy – ilość pracy, jakość pracy, efektywność pracy, terminowość wykonywania zadań, realizacja celów itp.
  • behawioralne kryteria oceny – w tej części ocenie podlega postawa pracownika wobec firmy i pracy – lojalność, zaangażowanie, chęć rozwoju, relacje ze współpracownikami, stosunek do wartości, którymi kieruje się organizacja itp.

W związku z powyższymi kryteriami przykładowa ocena pracownika może charakteryzować się następującymi pytaniami:

  • Czy wywiązujesz się z obowiązujących terminów?
  • Czy pomagasz współpracownikom?
  • Czy przychodzisz punktualnie do pracy?
  • Czy chcesz się rozwijać i uczyć?
  • Jakie szkolenia ostatnio odbyłeś?
  • Jak wyznaczasz priorytety?
  • Czy wykazujesz się inicjatywą?
  • Czy bierzesz odpowiedzialność za powierzone Ci zadania?
  • Jak czujesz się w zespole?
  • Czy dzielisz się swoimi pomysłami?

Zalety oceny okresowej pracowników

Ocena pracownika ma szereg zalet, zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawcy. Wśród najważniejszych warto wymienić:

  • możliwość zidentyfikowania pracowników o wysokim potencjale rozwoju,
  • kształtowanie postaw prorozwojowych,
  • jest bodźcem do przeprowadzenia istotnych zmian kadrowych (awanse, premie, podwyżki, restrukturyzacje działów),
  • wpływ na poprawę wydajności i jakości pracy,
  • możliwość rejestrowania postępów, osiągnięć i sukcesów pracowników,
  • możliwość oceny, jak pracownik radzi sobie z konstruktywną krytyką,
  • pomóc w wyrównaniu różnic w poziomie kompetencji i posiadanej wiedzy wśród pracowników zajmujących te same stanowiska,
  • wsparcie procesu poprawy komunikacji w firmie,
  • pomoc zatrudnionym w procesie identyfikowania się z firmą.

Jak często przeprowadzać ocenę pracownika?

Częstotliwość okresowych ocen pracowników zależna jest od potrzeb danej firmy, jej specyfiki, a także branży, w której działa. Im częściej decydujemy się na przeprowadzenie takich spotkań, tym zdobędziemy większą o swoim zespole. Warto jednak pamiętać, że zbytnia nadgorliwość może zostać odebrana jako natarczywa forma kontroli.

Jeszcze do niedawna najczęściej stosowaną metodą było przeprowadzanie oceny okresowej pracownika raz do roku. Duża część organizacji utrzymuje tę praktykę do dziś. Istnieje jednak coraz większa rzesza firm, która decyduje się na większą częstotliwość. Dzisiejsze organizacje zmieniają się dynamicznie – rynek tego wymaga. Chcąc utrzymać swoją pozycje muszą szybko reagować na nowe trendy, technologie, umiejętności czy pożądane kompetencje. Dlatego okresowe oceny odbywają się co pół roku bądź co kwartał.

Czego nie robić podczas oceny pracowniczej

Oczywiście nieprzychylne opinie o ocenie okresowej nie wzięły się znikąd. Zdarza się, że pracodawcy przeprowadzają ocenę w nieprawidłowy sposób. Skupiają się wyłącznie na błędach popełnianych przez pracownika. Naturalnym jest przecież, że nie zawsze osiągamy 100% założonego celu, zdarza nam się podjąć niesłuszne decyzje. Jednak zbytnie piętnowanie porażek może wpłynąć na zatrudniane osoby bardzo demotywująco. A przecież nie taki jest cel oceny okresowej pracownika.

Drugim błędem z kolei jest nieobiektywna ocena, ale idąca w zupełnie innym kierunku. W obawie przed tym, że krytyka może urazić pracowników, pracodawcy, zamiast rzetelnie ocenić podwładnych, mówią wyłącznie o superlatywach. Taka ocena niestety nie będzie miarodajna. Pracownik nie dowie się przecież, nad którymi obszarami powinien popracować, aby osiągnąć lepszą wydajność pracy czy otrzymać awans.

Skupianie się wyłącznie na jednej stronie medalu nigdy nie będzie dobrym rozwiązaniem. Wychwalany pracownik może przestać się rozwijać, z kolei ten, który podczas godzinnej rozmowy będzie słuchał wyłącznie o swoich wadach straci zapał do pracy.

Grunt to znaleźć złoty środek! Ocena pracy pracownika powinna być dialogiem, w którym obie strony mają przestrzeń do tego, by opowiedzieć o swoich wnioskach i spostrzeżeniach. Tak przeprowadzona ocena pracownika przyniesie ogromne korzyści całej organizacji.