Dział zarządzania zasobami ludzkimi to ważny element funkcjonowania każdej organizacji. Jest to istotne zarówno w dużych, międzynarodowych korporacjach, jak i w małych, rodzinnych firmach. Departament Human Resources ma szereg obowiązków, począwszy od rekrutacji i selekcji, przez kreowanie oferty rozwojowej, na pilnowaniu spraw kadrowo-płacowych kończąc. W związku z mnogością i różnorodnością zadań oraz coraz większym skupieniu się na odpowiednim zarządzaniu kapitałem ludzkim, w pewnym czasie HR uległ wewnętrznemu podziałowi. Aktualnie wyróżniamy więc HR twardy i miękki. Dziś skupimy się na wyjaśnieniu, czym się różnią oba działy i jakie zadania realizuje twardy HR. Zapraszamy do lektury! 

Czym jest HR twardy? Czym zajmuje się HR twardy?

HR to skrót od angielskiego Human Resources, co w wolnym tłumaczeniu oznacza zasoby ludzkie. A twardy HR – co to znaczy? 

Otóż twardy HR (można spotkać się również z określeniami HR tradycyjny, HR administracyjny lub po prostu dział kadr i płac) skupia się głównie na aspektach operacyjnych, wynikach biznesowych i administracji personalnej. Pracownicy działu HR koncentrują się także na planowaniu zadań i procesów pracy oraz na efektywnym wykorzystaniu zasobów ludzkich.

W twardym HR podejście do zarządzania ryzykiem ma duże znaczenie. Obejmuje to identyfikację i zarządzanie ryzykiem związanym z pracownikami, takimi jak fluktuacja, nieobecności czy niezgodności z przepisami. Kwestie kompensacji i wynagrodzenia są również istotnym elementem twardego HR. Ten obszar obejmuje m.in opracowywanie strategii wynagradzania i benefitów pozapłacowych, polityki płacowej oraz zarządzanie budżetem HR i kontrolę kosztów związanych z wynagrodzeniem pracowników. Dział HR twardy „zarządza” także czasem pracy pracowników – osoby z działu HR monitorują absencje, urlopy, zwolnienia lekarskie i inne formy nieobecności pracowników oraz nadzorują systemy kontroli czasu pracy.

Dodatkowo, twardy HR uwzględnia przestrzeganie prawa pracy i zgodność z przepisami dotyczącymi zatrudnienia. Specjaliści ds kadr i płac zajmują się więc dokumentacją związaną z zatrudnieniem i umowami pracowniczymi, monitorowaniem zgodności z przepisami dotyczącymi wynagrodzeń czy egzekwowaniem polityki dyscyplinarnej.

Warto jeszcze dodać, że twardy HR zajmuje się także analizą oraz planowaniem i rozwojem zasobów ludzkich. Pracownicy tego apartamentu angażują się w planowanie strategiczne zasobów ludzkich, analizują dane dotyczące personelu, prognozują przyszłe potrzeby organizacji związane z zatrudnieniem, rozwijaniem kadry i sukcesją oraz wspierają procesy decyzyjne związane z rozwojem organizacji.

Jakie kompetencje powinien mieć pracownik twardego HR?

Skoro odpowiedzieliśmy już na pytanie co to jest twardy HR, warto przez chwilę skupić się na kompetencjach i umiejętnościach, którymi powinni wyróżniać się pracownicy tego działu. Jednak, aby dobrze to wyjaśnić, należy sprawdzić, kto pracuje w omawianym departamencie.

Otóż odwiedzając HR twardy w firmie, z pewnością będzie tam Specjalista ds. wynagrodzeń. To osoba odpowiedzialna za opracowywanie strategii wynagradzania, polityki płacowej i pakietów świadczeń dla pracowników. Taki pracownik zajmuje się administracją płac, zarządzaniem benefitami, analizą rynku wynagrodzeń. Z dużym prawdopodobieństwem biurko obok będzie zajmował specjalista ds. administracji personalnej, czyli osoba odpowiedzialna za zarządzanie dokumentacją personalną, prowadzenie procesów zatrudnienia i zwolnień, tworzenie i archiwizowanie umów pracowniczych oraz dbanie o zgodność z przepisami prawa pracy. Taki specjalista zajmuje się również kwestiami związanymi z absencją pracowników, ubezpieczeniami społecznymi i innymi administracyjnymi aspektami zatrudnienia. Kawałek dalej może pracować analityk HR – to stanowisko związane zarówno z twardym, jak i miękkim HR, które koncentruje się na analizie danych dotyczących zasobów ludzkich i wsparciu podejmowania decyzji strategicznych w obszarze zarządzania personelem. Analityk HR ma za zadanie zbierać, analizować i interpretować dane HR, aby dostarczyć informacji niezbędnych do podejmowania skutecznych decyzji dotyczących zarządzania zasobami ludzkimi.

Jak widzisz, zarówno HR miękki i HR twardy wyróżniają się różnorodnością wykonywanych zadań i obowiązków. Czytając jednak opis powyższych stanowisk można wywnioskować, że pracownik twardego HR powinien wyróżniać się kompetencjami takimi jak:

  • znajomość prawa pracy – pracownik HR powinien posiadać wiedzę i rozumieć przepisy dotyczące zatrudnienia, płac, ubezpieczeń społecznych i innych aspektów związanych z prawem pracy. Znajomość tych przepisów jest niezbędna do zapewnienia zgodności z prawem i minimalizowania ryzyka dla organizacji. Oczywiście, w związku z tym, że przepisy ulegają zmianom, pracownik powinien być gotowym na ciągłe zdobywanie nowej wiedzy. 
  • umiejętności analityczne – jednym z zadań zarządzania zasobami ludzkimi jest monitorowanie różnych wskaźników. Osoby skupione wokół departamentu HR powinny być w stanie zbierać, analizować i interpretować dane związane z zasobami ludzkimi. Umiejętność korzystania z narzędzi analitycznych i statystycznych oraz interpretacji wyników analiz jest kluczowa dla podejmowania strategicznych decyzji i oceny efektywności działań HR.
  • umiejętności administracyjne – pracownik twardego HR powinien mieć wysokie umiejętności administracyjne i organizacyjne. Powinien być w stanie zarządzać dokumentacją personalną, tworzyć umowy pracownicze, prowadzić procesy zatrudnienia i zwolnień, a także planować i koordynować różne działania HR.
  • znajomość polityki wynagrodzeń – pracownik departamentu HR powinien posiadać wiedzę na temat strategii wynagradzania, struktury płac i polityki płacowej. Powinien umieć analizować dane dotyczące wynagrodzeń, porównywać je z rynkowymi wskaźnikami wynagrodzeń i dostarczać rekomendacji dotyczących wysokości wynagrodzeń pracowników.
  • umiejętności komunikacyjne i negocjacje – pracownik twardego HR powinien umieć efektywnie komunikować się zarówno z pracownikami, jak i z innymi interesariuszami czy przedstawicielami różnych instytucji (US, ZUS), a także prowadzić negocjacje w kwestiach związanych z wynagrodzeniem, umowami czy konfliktami.
  • zrozumienie biznesu – osoby związane z tym departamentem powinny także wyróżniać się zrozumieniem biznesu i kontekstu, w którym działa organizacja. W związku z tym osoby związane z HR twardym powinny znać cele biznesowe, strategię organizacji i umieć dostosować działania HR do potrzeb i priorytetów firmy.
  • skrupulatność i poufność – pracownik HR powinien charakteryzować się skrupulatnością w wykonywaniu swoich obowiązków i dbałością o poufność danych personalnych. Powinien przestrzegać zasad etyki zawodowej oraz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

HR miękki i twardy

Dlaczego HR twardy to ważny dział w każdej firmie?

Skoro każda firma posiada dział HR to nie ciężko o wniosek, że jest to istotna jednostka mająca wpływ na całą organizację. W końcu HR twardy działa zarówno w mniejszych firmach, jak i w dużych korporacjach. Dlaczego?

Otóż HR twardy skupia się na aspektach operacyjnych i wynikach biznesowych. Dzięki temu firma może: 

  • skutecznie zarządzać zasobami ludzkimi, zapewniając odpowiednie dopasowanie pracowników do wymagań organizacji, 
  • prowadzić efektywną administrację personalną i politykę kadrową, 
  • analizować wyniki działań prowadzonych przez miękki HR. 

HR twardy ma także za zadanie efektywne zarządzanie kosztami związanych z personelem. Poprzez analizę np. wynagrodzeń i benefitów pozapłacowych, analizuje korzyści i efektywność zatrudnionych, dzięki czemu ma możliwość identyfikowania obszarów, w których można zoptymalizować koszty i zwiększyć efektywność działań HR. Oczywiście twarde HR analizuje także dane dotyczące personelu, prognozuje przyszłe potrzeby organizacji związane z zatrudnieniem, rozwijaniem kadry i sukcesją oraz wspiera procesy decyzyjne związane z rozwojem organizacji.

Niemniej ważne jest przestrzeganie prawa pracy. To właśnie twardy HR monitoruje zmiany w prawie pracy, dba o aktualizację dokumentacji związanej z zatrudnieniem i umowami pracowniczymi, a także egzekwuje politykę dyscyplinarną i postępowanie w przypadku sporów lub naruszeń. Dział ten dba o prawidłowe prowadzenie umów pracowniczych, naliczanie wynagrodzeń i świadczeń, obsługę absencji pracowników oraz utrzymanie kompletności i poufności danych personalnych.

Mówiąc najprościej, ciężko wyobrazić sobie firmę, która zajmuje się profesjonalną rekrutacją kandydatów, a następnie nie zadba o sprawy kadrowe i o to, by wszystko działało zgodnie z prawem pracy 🙂 

HR miękki i twardy – jakie są różnice?

Skoro przed chwilą padło słowo rekrutacja, warto przez chwilę skupić się na drugiej części departamentu. Wyróżniamy bowiem również HR miękki – czym on się charakteryzuje? Choć kiedyś, podstawowym elementem realizacji polityki Human Resources był właśnie HR twardy, to obecnie niemal każda firma posiada dział HR miękki. Czym zajmuje się HR miękki?

HR twardy i HR miękki są zazwyczaj realizowane równolegle. Choć oba te obszary są skupione na zarządzaniu zasobami ludzkimi, różnią się od siebie znacznie. HR miękki dba o szeroko pojęty rozwój i motywację pracowników. Zajmuje się rekrutacją kandydatów na nowe stanowiska i dbaniem o to, by na danym stanowisku znalazła się odpowiednia osoba. Specjaliści pracujący w tym dziale zajmują się również kreowaniem ścieżek karier i dbaniem o dobrostan pracowników. Zakres działań tego departamentu jest bardzo szeroki, a wśród najważniejszych zadań można wymienić.:

  • aktywne poszukiwania nowych pracowników,
  • prowadzenie procesu rekrutacji,
  • organizowanie kursów i szkoleń,
  • przygotowywanie programów motywacyjnych,
  • planowanie ścieżek karier,
  • dbanie o atmosferę,
  • dbanie o wskaźniki związane z jakością pracy,
  • badanie potrzeb i oczekiwań zatrudnionych,
  • budowanie pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa,
  • dbanie o komunikację wewnętrzną i zewnętrzną,
  • tworzenie kultury organizacyjnej.

Jak widzisz, pracownicy miękkiego HR zajmują się przede wszystkim sprawami związanymi z jakością pracy – dbają o ciągłe zdobywanie nowej wiedzy wśród kadry, analizują potrzeby i zachowania i starają się łagodzić konflikty czy nieporozumienia. Zaś twardy HR dba o to, by dokumenty i sprawy formalne były w pełni zgodne z prawem i wytycznymi. Oba działy idealnie się uzupełniają!

Czym zajmuje się twardy HR – podsumowanie

Rozwój Hr-u nikogo nie dziwi – dynamiczne środowisko biznesowe wymusza, by każdy pracodawca przywiązywał dużą wagę do departamentu zarządzania zasobami ludzkimi. Dział HR musi zatrudniać odpowiednich pracowników, przeprowadzać wewnętrzne kontrole dokumentów i umów, korzystać ze specjalistycznego oprogramowania do zarządzania dokumentacją, rozwiązywać konflikty i dbać o rozwój pracowników. Zakres zadań pracowników HR jest tak szeroki, że podział na miękki i twardy HR jest jak najbardziej uzasadniony. Nawet najbardziej skuteczny HR Business Partner nie będzie w stanie zająć się ewidencją czasu pracy, bowiem HR twardy wymaga zupełnie innych kompetencji i umiejętności. Podsumowując więc – organizacje, które chcą wyróżniać się skutecznym HR-em muszą zrozumieć, że warto zatrudniać specjalistów z obu obszarów zarządzania zasobami ludzkimi.