Zasady prowadzenia skutecznych negocjacji.

Bardzo często nie zdajemy sobie sprawy, że z negocjacjami spotykamy się przez całe nasze życie. Negocjujemy bowiem praktycznie na każdym kroku – w pracy, ze współpracownikami o podział obowiązków w projekcie lub z szefem o korzystniejsze warunki zatrudnienia, z klientami – o końcowe warunki kontraktu, na pchlim targu – gdy próbujemy obniżyć cenę kupowanego produktu, a nawet w domu – ustalając z żoną i dziećmi, gdzie w tegoroczne ferie wybierzecie się na narty. Niestety wiele osób nie przygotowuje się należycie do prowadzonych negocjacji, nawet tych w biznesie. A bez założenia konkretnego celu, jaki chcemy osiągnąć podczas procesu, często stawiamy na przegranej pozycji już na wstępie. Jakie są pozostałe zasady negocjacji?

Warunki skutecznych negocjacji.

Odpowiednio prowadzone negocjacje są nieodłącznym elementem wszelkich relacji biznesowych. Negocjujemy zarówno z kadrą managerską, z przedstawicielami HR, ze współpracownikami, partnerami zewnętrznymi, kontrahentami, klientami… Nie da się więc ukryć, że z procesem negocjacji spotykamy się w życiu zawodowym dość często.

Efektem skutecznych negocjacji powinno być wypracowanie rozwiązania, które zadowoli każdą ze stron biorącą udział w procesie. Jak więc uzyskać założone przez siebie cele i rezultaty, utrzymując jednocześnie pozytywne relacje z innymi uczestnikami procesu? Warto stosować się do sprawdzonych zasad skutecznych negocjacji.

4 zasady prowadzenia skutecznych negocjacji

Choć o samym procesie negocjacji można by napisać bardzo długą i niemniej interesująca książkę, to na sam początek wystarczy, abyś stosował się do poniższych wskazówek.

Zasada numer 1 – Dobre przygotowanie.

To absolutna podstawa. Negocjacje nie są sympatycznym spotkaniem towarzyskim przy filiżance ulubionej herbaty. To wymagający proces, do którego musisz się odpowiednio przygotować. To proces, na który musisz przyjść z wyraźnie wyznaczonym celem. Nie pozwalaj sobie na improwizację, to pokazuje brak profesjonalizmu i uwypukla brak kompetencji. Co więcej, takie zachowanie może zostać odebrane przez druga stronę, jako brak szacunku.

Czasami okazuje się, że samo przygotowanie wymagało poświęcenia większej ilości czasu i zaangażowania, niż rozmowa. Dlaczego? Ponieważ przez dobre przygotowanie rozumiemy:

• zaznajomienie się z firmą/osobą, z którą negocjujemy,
• skrupulatną analizę sytuacji, w jakiej znajduje się druga strona,
• skupienie się na negocjatorach, poznanie ich wartości, oczekiwań.

W negocjacjach często bywa tak, że to siła argumentów prowadzi do zwycięstwa. Dlatego musisz być przygotowany na każdą sytuację. Skupiając się na drugiej stronie i dokładnie analizując jego potrzeby, będziesz w stanie celniej trafiać w jego argumenty. A stąd do sukcesu już bardzo blisko.

Zasada numer 2 – Best alternative to a negotiated agreement.

Czyli BATNA – pojęcie nierozerwalnie związane z negocjacjami. W wolnym przekładzie oznacza po prostu najlepszą alternatywę dla negocjowanego porozumienia.

Mówiąc najprościej, to po prostu wypracowana przez Ciebie alternatywa, rozumiana jako asekuracyjna metoda działania i opcja, która również spełniłaby twoje oczekiwania, gdyby wypracowanie pierwotnie założonego celu okazało się niemożliwe lub gdybyś musiał zrezygnować z bieżących negocjacji.

Dlatego, przed przystąpieniem do negocjacji musisz przeanalizować wiele scenariuszy i uświadomić sobie, jakie są inne możliwości i alternatywy, które również zaspokoją Twoje potrzeby. Bo musisz wiedzieć, że decydując się proces negocjacji musisz wiedzieć, z jakim skutkiem chcesz ten proces zakończyć. Dopiero, gdy ustalisz sobie cel, będziesz w stanie określić, na jakie odstępstwa możesz się zgodzić – tak, aby nadal Twoje oczekiwania i założenia zostały zaspokojone.

BATNA to właśnie takie negocjacyjne minimum, na które możesz przystać. Dlatego nie możesz bagatelizować tej zasady. Odpowiednio przygotowana BATNA zwiększa Twoje możliwości negocjacyjne, ponieważ znając swoje alternatywne możliwość, czujesz się pewniej i z większą śmiałością mówisz o swoich propozycjach.

Zasada numer 3 – dyplomacja, empatia, słuchanie.

Umiejętność aktywnego słuchania bardzo dobrze sprawdza się również na gruncie negocjacji. Kiedy dokładnie skupiasz się na tym, co mówi rozmówca, jesteś w stanie dokładnie analizować jego wypowiedzi i sprawnie wyciągać wnioski.

Musisz pamiętać, że negocjacje to dialog minimum dwóch stron – dlatego musisz dać drugiej stronie szansę do przedstawienia swoich racji i argumentów, a następnie wykorzystując parafrazę, przeciągnąć szalę na swoją stronę.

Nie możesz także zapominać, że proces negocjacyjny to narzędzie, które obie strony ma doprowadzić do zadowolenia. Dlatego musisz przygotowany na ustępstwa ze swojej strony, jednocześnie wczuwając się w sytuację rozmówcy. W jego emocje i intencje. Daj mu się swobodnie wypowiedzieć, okaż empatię i zainteresowanie. Taka atmosfera jest zdrowa i zwiększy zaufanie partnera do Twojej osoby. Dobry negocjator jest dobrym dyplomatą – tego się trzymaj.

Zasada numer 4 – pewność siebie i odpowiednia mowa ciała.

Dobry negocjator jest dyplomatą, ale jednocześnie jest osobą odważną, znającą swoją wartość. Mimo empatycznego podejścia i pełni zrozumienia dla drugiej strony musisz mieć na uwadze swoją BATNĘ. Co pomoże Ci zachować wysoki poziom pewności siebie? Przede wszystkim odpowiednie przygotowanie – kolejny raz cofamy się więc do zasady numer 1. Pamiętaj też, że pewności siebie można się nauczyć. A odpowiednie przygotowanie do rozmowy znacznie nam to ułatwia. Co więcej, taka postawa buduje wizerunek eksperta, co automatycznie zwiększa zaufanie rozmówcy do Twojej osoby.

Równie istotna jest komunikacja niewerbalna. Musisz bowiem wiedzieć, że Twoja postawa mówi o Tobie i Twoim nastawieniu naprawdę dużo, a tym samym może znacznie wpływać na końcowy wynik negocjacji.

Nie wykonuj gwałtownych, nerwowych ruchów, nie gestykuluj zanadto rękami, staraj się panować nad mimiką twarzy. Dodatkowo, zachowuj postawę otwartą. Podczas rozmów negocjacyjnych staraj się też zając miejsce nie naprzeciwko, a obok partnera – to znaczeni skraca dystans i pokazuje, że jesteś pozytywnie nastawiony.  

Poznałeś właśnie cztery zasady skutecznej negocjacji. Stosując się do nich znacznie podniesiesz pewność siebie, a tym samym uwierzysz w siebie, co przełoży się na osiąganie wyznaczonych celów. Podczas procesu szanuj stanowisko drugiej strony i bądź profesjonalny, niemniej nie zapominaj, że przyszedłeś tutaj, aby wyjść z konkretnym rozwiązaniem. Podsumowując:

• nigdy nie atakuj drugiej strony,
• jeśli proponujesz jakąkolwiek korzyść dla partnera, nie bój się prosić o coś w zamian,
• nie obwiniaj rozmówcy za problemy i niepowodzenia,
• unikaj niepotrzebnych dyskusji, skup się na temacie negocjacji,
• dąż do sytuacji, w której to druga strona jako pierwsza wysunie propozycję,
• prezentuj otwartą postawę, ale nie zapominaj o pewności siebie,
• nie działaj w pośpiechu ani pod presją,
• nie daj się ponosić emocjom.

I nie bój się sięgać po swoje – po prostu! Powodzenia w kolejnych procesach negocjacyjnych. Trzymamy kciuki!