Podstawowe zasady negocjacji

Umiejętności negocjacyjne przydają się na wielu płaszczyznach. Choć często nie zdajemy sobie z tego sprawy, to tak naprawdę negocjujemy niemal codziennie. Na szczęście w literaturze można znaleźć wskazówki i podstawowe zasady negocjacji, których poznanie i wdrożenie w życie na pewno ułatwi nam radzenie sobie z różnymi sytuacjami. O zasadach negocjacji warto pamiętać, gdy zasiadamy z klientem do rozmów handlowych dotyczących ważnego kontraktu, gdy chcemy porozmawiać z szefem o podwyżce, gdy zależy nam na uzyskaniu od operatora telekomunikacyjnego lepszych warunków przedłużenia umowy, a nawet gdy dyskutujemy o kolejnej destynacji urlopu 🙂 Negocjacje mają na celu zaspokojenie naszych sprecyzowanych, jasno określonych potrzeb, dotyczą więc wielu spraw, z którymi borykamy się na co dzień.

Prowadzenie negocjacji handlowych

Aby przejść do zasad negocjacji, warto najpierw poznać książkową definicję tego procesu. W istocie negocjacje są sekwencją następujących po sobie wzajemnych posunięć, poprzez które strony dążą do osiągnięcia porozumienia, które będzie korzystnym rozwiązaniem dla wszystkich uczestniczących osób w procesie. Oczywiście wypracowanie takiego porozumienia wiąże się z częściową rezygnacją ze swoich początkowych oczekiwań przez wszystkie strony podchodzące do negocjacji. Należy bowiem pamiętać, że sytuacja, w której korzyść jest uzyskiwana wyłącznie przez jedną stronę, nie ma nic wspólnego z negocjacjami.

Podsumowując, głównym celem każdej osoby przystępującej do negocjacji powinno być osiągnięcie takiego stanu rzeczy, który bez przeprowadzenia rozmów i wzajemnych ustępstw nie byłby możliwy do osiągnięcia.

Rodzaje negocjacji

Warto wiedzieć, że możemy rozróżnić trzy podstawowe rodzaje negocjacji:

Negocjacje zwyczajne – ten rodzaj negocjacji dotyczy m.in. wewnętrznych problemów i stosunków w pracy i może dotykać np.: ustalenia warunków i wysokości wynagrodzenia czy określenia konkretnych obowiązków i zadań na danych stanowiskach.

Negocjacje handlowe –  taki proces negocjacyjny zazwyczaj odbywa się pomiędzy przedsiębiorstwem a stroną zewnętrzną – inną firmą, osobą prywatną, organizacją. Ich nadrzędnym celem jest osiągnięcie korzyści finansowej, która może przekładać się na zdobycie klienta, podpisanie kontraktu, wygranie przetargu itp.  

Negocjacje prawne –  te negocjacje w większości przypadków są oficjalne i prawnie wiążące. Mogą dotykać np. porozumienia się z ustawodawcami bądź ustalenia czy dane postępowanie było zgodne z lokalnym ustawodawstwem.

Warto mieć na uwadze, że o ile negocjacje zwyczajne mogą rozwikłać się podczas jednego spotkania (np. podczas rozmowy handlowej), o tyle negocjacje handlowe i transakcje gospodarcze składają się z długotrwałych sekwencji wzajemnych zachowań i mogą trwać nawet kilka miesięcy czy lat.

Zasady prowadzenia negocjacji

Skoro znasz już definicję procesu negocjacji i wiesz jakie rodzaje negocjacji rozróżniamy, czas przejść do najważniejszej kwestii – zasad prowadzenia negocjacji. Zasady te są mocno uniwersalne, a więc z powodzeniem można je stosować zarówno podczas rozmowy handlowej z klientem, ustalania z działem HR lepszych warunków zatrudnienia czy w trakcie negocjacji handlowych dotyczących ważnego kontraktu.

Zasada pierwsza – sprecyzuj swoje cele

To niezwykle istotne. Na negocjacje nie można bowiem iść nieprzygotowanym. „Chcę dostać podwyżkę!” – to trochę zbyt ogólnie określone założenie. Musisz wiedzieć, jaka kwota faktycznie by Cię satysfakcjonowała i jakie są przesłanki ku temu, abyś faktycznie ją otrzymał. A może zamiast wzrostu wynagrodzenia, zadowalałoby Cię większe biuro, zatrudnienie przez firmę Asystentki do pomocy, rozbudowa pakietu medycznego czy prywatnego ubezpieczenia na życie. Przemyśl wszystko dokładnie i na negocjacje udaj się z pełni ukształtowanym celem. Od samego początku musisz dokładnie wiedzieć, z czym wyjdziesz – czyli jak dla Ciebie mają się zakończyć negocjacje. Proces negocjacyjny nie jest improwizacją i nie możesz sobie na to pozwolić. To jeden z najczęściej popełnianych błędów. Przygotuj się porządnie, przeanalizuj możliwe scenariusze, propozycje i nie ignoruj drugiej strony – poznaj swojego rozmówcę.

Zasada druga – nigdy nie przyjmuj pierwszej propozycji

Choć taka sytuacja na pierwszy rzut oka mogłaby wydawać się idealna – do wypracowania porozumienia doszło wręcz natychmiastowo, każdy jest zadowolony, strony oszczędziły wiele czasu i stresu, to niekoniecznie tak jest. Akceptacja pierwszej propozycji bywa określana jako „przekleństwo zwycięzcy”. Dlaczego? 

Bardzo często przyjęcie pierwszej propozycji bez chociażby najmniejszej próby podjęcia jakiejkolwiek negocjacji, po opadnięciu emocji i euforii związanej z osiągnięciem satysfakcjonującego rozwiązania w krótkim czasie, uczestnicy procesu zaczynają mieć wątpliwości.
– „Dlaczego się nie targowałem, w sumie mogłem zażądać więcej!” i z drugiej strony:
– „Dlaczego nie próbowałem nawet negocjować? Przecież mogłem kupić to o wiele taniej!”
Takie rozważania mogą prowadzić nawet do unieważnienia wypracowanej ugody, a tym samym rozpoczęcia całego procesu od nowa.

Po trzecie, określ możliwe alternatywy

W negocjacjach często można spotkać się z określeniem BATNA, które z języka angielskiego oznacza po prostu najlepszą alternatywę dla negocjowanego porozumienia. Tak więc swoją BATNĘ powinieneś określić już na etapie początkowym, czyli przygotowań do rozmów. Musisz wypracować w głowie alternatywę na wypadek niepowodzenia rozmów lub gdy ostateczne stanowisko drugiej strony okaże się dla Ciebie nie do przyjęcia.

Po czwarte, świadomie wybierz miejsce negocjacji

Musisz wiedzieć, że miejsce odgrywa bardzo dużą rolę w procesie negocjacji. Dlatego powinieneś wybrać takie otoczenie, w którym czujesz się dobrze i pewnie. I nie chodzi tylko o dobrze znane biuro czy ulubioną restaurację. Powinieneś zwrócić uwagę również na miejsce przy stole. Nie siadaj tyłem do drzwi, aby wchodzące do pomieszczenia osoby Cię nie rozpraszały. Nie wybieraj miejsca naprzeciwko okna, aby słońce nie raziło Cię w oczy, a tym samym nie odwracało Twojej uwagi. Lepiej usiądź obok swojego rozmówcy, niż naprzeciwko, to pozwala skrócić dystans i wprowadza lepszą atmosferę. Choć z pozoru takie kwestie wydają się błahe, w końcowym rozrachunku mogą mieć duże znaczenie dla przebiegu negocjacji.

Po piąte, kieruj rozmową tak, aby to rozmówca pierwszy się wycofał

Oczywiście wszystko w zgodzie z założeniem negocjacji – obie strony mają być wygrane. Traktuj drugą stronę po partnersku, szanuj jego zdanie. Jednak nie zapominaj, że masz jakiś cel do osiągnięcia. Dlatego staraj się nie odpuszczać, nie schodzić z oczekiwań jako pierwszy. Jeśli sytuacja wymusza na Tobie, abyś przyjął ofertę swojego rozmówcy, podkreślaj, jak dużo ta decyzja Cię kosztowała i nie bój się oczekiwać czegoś w zamian za Twoje ustępstwo.

Po szóste, nie działaj ani zbyt szybko, ani zbyt pochopnie

Negocjacje bywają stresujące, sytuacja często staje się napięta. Dlatego bardzo często, chociażby dla uczucia ulgi, zakończenia tej trudnej sytuacji, zdarza się, że popełnimy błąd. Emocje i chęć zakończenia negocjacji mogą sprawić, że nie do końca świadomie przystaniesz na propozycję, która finalnie nie będzie dla Ciebie satysfakcjonująca. Staraj się nie dopuścić do takich sytuacji. Jeśli czujesz, że emocje biorą górę, poproś o przerwę i złap oddech. Wróć do rozmowy, gdy rozładujesz napięcie.

Po siódme, nie pal mostów

Pamiętaj, że skoro druga strona przystępuje do negocjacji, liczy się z Twoim zdaniem, szanuje Cię. Dlatego nie doprowadzaj do konfliktów. Oczywiście często nie da się odłożyć wszystkich emocji na bok, jednak nie powinieneś doprowadzać do skrajnych sytuacji. Przecież zakładasz, że druga strona może być Twoim partnerem w interesach. Nawet jeśli nie teraz, to w przyszłości. Dlatego, jeśli poczujesz, że sytuacja nie zmierza w dobrym kierunku, poczekaj – często zdarza się, że druga strona po upływie czasu ochłonie, zrozumie swoje błędy i ponownie przystąpicie do procesu negocjacji.

Warunki prowadzenia negocjacji

Pamiętaj, żeby podczas całego procesu negocjacji starać się wystrzegać podstawowych błędów. Zdarza się bowiem, że strony często ulegają tendencjom zniekształcającym przy podejmowaniu decyzji. Co finalnie przekłada się na fakt, że nie wykorzystują w pełni swojego potencjału i wszystkich możliwości. A to rzutuje już na nie w pełni satysfakcjonujący wynik procesu. Co zaliczamy do tych tendencji? Jakie błędy najczęściej popełniają negocjatorzy? Wyróżniamy wśród nich m.in.:

• kurczowe przywiązanie się do początkowego stanowiska i sposobu działania, nawet jeśli przestaje ono przynosić rezultaty.
• przyjęcie założenia, że własna wygrana następuje ogromnym kosztem drugiej strony. Negocjacje to partnerska rozmowa, każda ze stron przystępująca do procesu zdaje sobie sprawę, że będzie musiała zrezygnować z części oczekiwań.
• ignorowanie danych ściśle wiążących się z tematem negocjacji, na rzecz skupienia się na mało istotnych kwestiach.
• nadmierna pewność co do możliwości uzyskania korzystnego dla siebie wyniku negocjacji.

Zasady dobrej negocjacji

Przystępując do negocjacji musisz pamiętać, że choć opierają się one na wypracowaniu satysfakcjonującego rozwiązania dla obu stron, nie wiążą się z wzajemnym obdarowywaniem prezentami. Dlatego nie bój się oczekiwać czegoś w zamian za każde swoje ustępstwo. Bo to właśnie ciągły proces wymiany ustępstw z obu stron doprowadzi do osiągnięcia porozumienia, które w pełni zadowoli uczestników procesu. Jednocześnie taka ugoda będzie dawała poczucie satysfakcji, spełnienia i dumy z osiągnięcia wynegocjowanych korzyści. Takie emocje przełożą się na dobrą atmosferę i przygotują grunt pod kolejne biznesowe podboje.