Jak prowadzić negocjacje w biznesie?

Negocjujemy każdego dnia i na wielu różnych płaszczyznach – negocjacje podczas zakupu mieszkania, negocjacje z szefem o podwyżkę, negocjacje z 4-latką o wybór stroju przed wyjściem do przedszkola. Wszystkie z nich są trudne, jednak zdecydowanie to negocjacje w biznesie przysparzają nam najwięcej stresu. Zwłaszcza, jeśli nie mamy z nimi do czynienia na co dzień i nie czujemy się odpowiednio przygotowani. Stając do negocjacji z tyłu głowy cały czas przecież przyświeca nam myśl, że od ich wyniku zależy zrealizowanie wielu celów firmy, być może nawet tych kluczowych. Wiedząc, że trzymamy w ryzach rozwój naszej organizacji warto więc do negocjacji odpowiednio się przygotować. Tylko jak to zrobić, by negocjacje w biznesie przyniosły oczekiwane rezultaty? Mamy kilka sprawdzonych podpowiedzi – zapraszamy do artykułu. 

Negocjacje w biznesie – co to jest?

Czym w ogóle są negocjacje? Jak można je zdefiniować? Odwołując się do etymologii, wyczytamy, że słowo negocjacje pochodzi z łaciny, gdzie termin negociare oznacza dokładnie prowadzić rozmowy handlowe, pertraktować. 

Z kolei słownik języka polskiego negocjacje definiuje jako „wspólne wyjaśnienie, przedstawienie poglądów, rozmowę prowadzoną przez upoważnionych przedstawicieli (państw, korporacji, ugrupowań)”. 

Odnosząc to do środowiska biznesowego, nie ciężko wysnuć wniosek, że negocjacje biznesowe to nic innego niż kilkustronne rozmowy, które w atmosferze wzajemnego szacunku i porozumienia mają doprowadzić do zawarcia umowy handlowej. Osiągnięty kompromis powinien skutkować zadowoleniem wszystkich stron z osiągniętych celów. 

Dlaczego negocjacje w biznesie są ważne?

Negocjacje w biznesie często mają kluczowy wpływ na istotne cele, a nawet rozwój przedsiębiorstwa. Dlatego w żaden sposób nie powinno się ich bagatelizować. Niestety zdarza się, że przedsiębiorcy, którzy na sprzedaży „zjedli zęby”, są tak bardzo przekonani o swoim doświadczeniu, wiedzy i umiejętnościach, że nie przykładają się odpowiednio do czekających ich negocjacji. To duży błąd.

Jeśli chcemy, żeby negocjacje naprawdę przebiegły po naszej myśli powinniśmy poświęcić sporo czasu na odpowiednie przygotowanie się do rozmów. W poważnym biznesie nie ma miejsca na żadne wymówki, ani kompromisy – jedyny kompromis, jaki powinien mieć miejsce to ten wypracowany pod koniec negocjacji. 

Przystępując więc do negocjacji nie warto opierać się wyłącznie na własnej intuicji i spontanicznie ruszać na spotkanie. Wynegocjowanie korzystnych dla organizacji warunków bez wcześniejszego przygotowania, może okazać się niemożliwe. Dlaczego? 

Pamiętaj, że negocjacje w biznesie zawsze wiążą się ze stresem. Nawet jeżeli pracujesz w zawodzie kilkanaście lat i negocjowałeś z kontrahentami już setki razy – każdy przypadek jest inny, każdy rozmówca jest inny, ale rezultat Twoich rozmów zawsze jest istotny w kontekście funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Jeśli nie poświęcisz więc czasu na odpowiednie przygotowanie się do negocjacji, prawdopodobnie da to o sobie znać już w trakcie ich trwania.

Dodatkowo brak odpowiedniego przygotowania spowoduje także brak jasno sprecyzowanych celów. Jeśli udasz się na negocjacje z wyłącznie jednym planem istnieje duże prawdopodobieństwo, że go nie zrealizujesz. Biznesowe negocjacje są dynamiczne – jeśli rozmówca zaskoczy Cię propozycją, której się nie spodziewałeś, a Ty nie będziesz miał ustalonych alternatywnych działań, to niestety nie uda Ci się go przekonać do swoich racji. 

Dlatego raz jeszcze powtórzymy – nawet wieloletnie doświadczenie, specjalistyczna wiedza i duża pewność siebie nie zwalniają Cię z obowiązku odpowiedniego przygotowania się do rozmowy.

Jak przygotować się do negocjacji w biznesie – krok po kroku.

Po pierwsze, zdefiniuj przedmiot negocjacji. 

Samo określenie przedmiotu negocjacji nie jest kłopotliwe – w przypadku transakcji kupna-sprzedaży mieszkania, jest nim owa nieruchomość, w przypadku rozmowy o podwyżce, kwota, o którą chcesz podnieść swoje wynagrodzenie. Jednak sytuacja może stać się kłopotliwa w momencie, gdy przedmiot negocjacji zamieni się w przedmiot sporu. Co oczywiście ma miejsce w zdecydowanej większości rozmów handlowych i negocjacji. Mimo, że cele stron pozostają takie same, sprzedawca chce sprzedać nieruchomość, szef chce dać Ci podwyżkę, to jednak pomiędzy negocjatorami występuje pewna różnica zdań – w wymienionych przypadkach będzie to kwota. Sprzedawca uważa, że cena mieszkania powinna być wyższa, niż ta którą zaoferowałeś, zaś szef odwrotnie – uważa, że należy Ci się podwyżka wynagrodzenia, ale nie w takiej kwocie, o jaką wnioskujesz. Jeśli przed spotkaniem nie przeanalizujesz dokładnie wszystkich scenariuszy, jakie mogą mieć miejsce podczas negocjacji, nie będziesz w stanie szybko i racjonalnie reagować na argumenty drugiej strony. Przed spotkaniem skup się więc na głównych zagadnieniach i tematach, które mogą być poruszane. Musisz wziąć pod uwagę wszystkie problemy, które mogą mieć miejsce – nie tylko po Twojej stronie, ale również po stronie Twojego rozmówcy. Dzięki temu nie dasz się zaskoczyć!

Po drugie, dokładnie określ swoje cele.

Jak już pokrótce wspomnieliśmy, jedynym Twoim celem nie może być „wygranie” negocjacji. Musisz dokładnie ustalić, co chcesz osiągnąć, jakie minimum uzyskanych korzyści uznasz za satysfakcjonujące, jaka jest hierarchia celów, korzyści i dążeń. Dzięki temu z góry będziesz wiedzieć, na jakie ustępstwa chcesz i możesz sobie pozwolić. Unikniesz chaotycznego analizowania zysków i strat podczas trwania rozmowy – od razu będziesz bowiem wiedział, czy propozycja drugiej strony mieści się w Twoim przedziale akceptowalności. To znacznie ułatwia możliwość panowania nad emocjami, a tym samym wpływa na racjonalne i pewne podejmowanie decyzji.

Po trzecie, spróbuj określić cele drugiej strony. 

Jeśli ustalisz, co chce zyskać druga strona będzie Ci znacznie łatwiej negocjować. Jak to zrobić? To bardzo proste – sprawdź kondycję finansową przedsiębiorstwa, prześledź krótko i długofalowe cele, jakie wytyczyła sobie organizacja, zapoznaj się ze strategią firmy. To z pewnością pomoże Ci w zdefiniowaniu priorytetów oponenta. Będziesz przygotowany na główne argumenty i będziesz przypuszczał, jak bardzo będzie zdeterminowany Twój rozmówca – jakich środków użyje, aby uzyskać zarówno minimalne, jak i maksymalne korzyści z negocjacji.

Po czwarte, określ opcje, rozwiązania i metody negocjacji.

Znając cele własne i cele oponenta, będziesz w stanie stworzyć ogólną strategię działania. Taka strategia oczywiście pomoże Ci w osiągnięciu Twoich głównych założeń na każdym etapie negocjacji – wybierając wcześniej metody negocjacji, nie dasz się zaskoczyć i będziesz w stanie przeforsować swoje racje. Technik i metod negocjacji jest naprawdę sporo – możesz skorzystać z metod perswazji czy metod wywierania wpływu. Równie istotna jest także postawa, jaką przyjmiesz podczas spotkania. W tym temacie wyróżniamy:

•     postawę twardą, która charakteryzuje się niską elastycznością i dążeniem do własnych celów bez najmniejszych skrupułów,
•     postawę miękką, która polega na unikaniu większych konfrontacji i pójściu na ustępstwa zawsze, gdy propozycja drugiej strony zapewnia realizację Twoich założeń,
•     postawę rzeczową, która polega na traktowaniu drugiej strony po partnersku i dążeniu do zakończenia negocjacji sytuacją win-win.
  

Po piąte, określ alternatywne rozwiązania i możliwości.

Pamiętaj, że czasem nawet mimo największych starań i odpowiedniego przygotowania, negocjacje mogą nie zakończyć się sukcesem. Warto więc wcześniej określić, co zrobisz w tej sytuacji. To, jakie działania podejmiesz może bowiem być kluczowe dla rozwoju Twojej firmy. Ustal więc, jakie będą Twoje kolejne kroki w momencie, gdy nie uda Ci się osiągnąć ustalonego celu – zakończysz spotkanie i zrezygnujesz z oferty, zgodzisz się na propozycje drugiej strony, zaproponujesz kolejną turę negocjacji? Warto być przygotowanym na taki scenariusz, bo dzięki temu unikniesz podejmowania ważnych decyzji pod presją i w stresie. 

Biznesowe negocjacje – sztuka, którą musisz opanować.

Negocjacje w biznesie to nieodłączny element prowadzenia firmy. I choć często wydaje nam się, że dzięki posiadanemu doświadczeniu uda nam się zwycięsko wyjść z każdej biznesowej rozmowy, to niestety rzeczywistość może nas zaskoczyć. Dlatego tak istotne jest odpowiednie przygotowanie się do każdych negocjacji – określenie celów własnych i celów rozmówcy, poznanie sytuacji oponenta, ułożenie strategii działania i zdefiniowanie możliwych scenariuszy. Warto więc sukcesywnie i regularnie zwiększać swoją skuteczność w tym obszarze. Pomocne z pewnością będą szkolenia z negocjacji w biznesie, jak i nieustanna praktyka. Powodzenia!