Etapy negocjacji – jak udanie negocjować

Choć temat negocjacji większości z nas wydaje się znany, przyglądając się jednak mu nieco bliżej, okazuje się, że tak naprawdę niewiele o nim wiemy. W rzeczywistości proces negocjacji jest mocno złożony, a poważne podejście do dyskusji z partnerem biznesowym wymaga porządnego i czasochłonnego przygotowania. Jak więc przygotować się do negocjacji? Czym charakteryzują się poszczególne etapy negocjacji? Jak negocjować, żeby proces był udany i satysfakcjonujący dla obu stron? 

Negocjacje – co to jest?

Na samym wstępie warto przybliżyć sobie pojęcie negocjacji. W istocie proces negocjacji opiera się na sekwencji wzajemnych posunięć, dzięki którym strony są w stanie osiągnąć możliwie korzystnego i satysfakcjonujące rozwiązanie konfliktu interesów. Niewątpliwie ważną kwestią podczas negocjacji jest posiadanie przez strony świadomości częściowej wspólnoty interesów. Bez takiego nastawienia nie można mówić o skutecznych negocjacjach biznesowych –  sytuacje, w których korzyść jest uzyskiwana wyłącznie przez jednego z uczestników nie mają bowiem z nimi nic wspólnego.

Podsumowując, można powiedzieć, że głównym celem każdego z uczestników procesu negocjacji powinno być osiągnięcie takiego stanu rzeczy, który bez przeprowadzenia skrupulatnych, szczerych rozmów i pójścia na wzajemne ustępstwa nie byłby możliwy do osiągnięcia.

Negocjacje w zdecydowanej większości przypadków odbywają się w oparciu o cztery etapy, do których zaliczamy:

• przygotowanie,
• otwarcie,
• negocjacje,
• zamknięcie.

Poznanie, zrozumienie, a następnie wdrożenie do biznesu przebiegu negocjacji jest kluczem do tego, by skutecznie negocjować. Należy bowiem wiedzieć, że o ile przedmiot negocjacji, używane przez strony argumenty czy zachowania uczestników zawsze się od siebie różnią, to fazy procesu negocjacji zazwyczaj są takie same. Jeśli więc zależy Ci na byciu odpowiednio przygotowanym do procesu, a co z a tym idzie osiąganiu swoich celów w zgodzie z interesami drugiej strony, poznaj dokładnie zasady i etapy negocjacji biznesowych.

Negocjacje, rodzaje negocjacji, fazy negocjacji.

Warto wiedzieć, że możemy mówić o trzech podstawowych rodzajach negocjacji. Wyróżniamy więc negocjacje:

• zwyczajne – dotyczą stosunków pomiędzy pracownikami lub pomiędzy pracownikami a organizacją, mogą dotyczyć określenia obowiązków na danym stanowisku pracy czy kwestii związanych z wysokością wynagrodzenia.
• biznesowe – dotyczą zazwyczaj dwóch partnerów w biznesie, ich główną przesłanką jest korzyść finansowa, np.: zdobycie kontraktu.
• prawne –  ten rodzaj negocjacji przebiega zazwyczaj w sposób jawny i oficjalny, a wynik prawnie wiążący, rozmowy mogą dotyczyć np. porozumienia się z ustawodawcami.

Należy też mieć na uwadze, że w rzeczywistości poważne negocjacje biznesowe czy gospodarcze kończą się na jednym spotkaniu. To zazwyczaj długofalowy i czasochłonny proces.

Strategie negocjowania.

Zanim poznamy dokładnie fazy procesu negocjacji warto poznać jeszcze strategie negocjowania.

Na ogół możemy wyróżnić pięć podstawowych strategii negocjacyjnych. Zaliczamy do nich:

• unikanie – tak nazywamy postępowanie, którego z góry założonym, głównym celem jest niedoprowadzenie do sytuacji negocjacyjnej,
• łagodzenie – z tą strategią mamy do czynienia, kiedy jedna ze stron idzie na duże ustępstwa na rzecz drugiej, często kosztem własnych interesów,
• kompromis – polega na częściowych ustępstwach oraz częściowej realizacji interesów przystępujących do negocjacji stron,
• dominacja – o tej strategii mówimy wtedy, gdy jedna ze stron wysuwa daleko idące żądania, które uderzają w interesy drugiego rozmówcy,
• kooperacja – to z kolei strategia, dzięki której obie ze stron mają możliwość maksymalizacji w realizacji interesów.

Etapy procesu negocjacji i ich charakterystyka.

Choć w zależności od źródła, można znaleźć kilka różnych definicji dotyczących podziału negocjacji, my przedstawiamy ten najczęściej spotykany i najbardziej powszechny. Naszym zdaniem właśnie ten opis najwierniej oddaje to, co ma miejsce w rzeczywistym procesie negocjacji.

Pierwszy etap – przygotowanie do negocjacji.

Zdaniem wielu ekspertów to właśnie etap przygotowań odgrywa kluczową rolę w całym procesie negocjacji. Bez odpowiedniego zaangażowania na tym etapie, bardzo ciężko jest kolejno osiągnąć zamierzony cel i doprowadzić do satysfakcjonującego rozwiązania negocjacji.

Na czym polega ten etap? Na dokładnym określeniu przedmiotu negocjacji, analizie problematyki spotkania, dogłębnym rozważeniu wszelkich poruszanych podczas negocjacji kwestii, a także wyznaczeniu własnych celów i ustaleniu strategii działania. To odpowiedni moment na przestudiowanie wszystkich, nawet najdrobniejszych elementów rozmów negocjacyjnych. Taka dokładna analiza wpływa również na pewność siebie i zwiększa szansę na to, że wypadniesz profesjonalnie i nie będziesz reagować emocjonalnie.

Drugi etap – otwarcie negocjacji.

Podstawą negocjacji jest zdrowa i profesjonalna atmosfera już od samego początku procesu. Dlatego lepiej zrezygnować z agresywnych technik i nie wywierać nadmiernej presji na rozmówcy. Poza niepotrzebnym napięciem takie zachowanie wprowadzi również dyskomfort i dystans pomiędzy stronami. Miej też na uwadze, że ta strategia automatycznie odsłoni Twoje cele i zamierzenia przed rozmówcą, dzięki czemu będzie on mógł z łatwością odpierać argumenty.

Warto więc rozpoczynając negocjację zacząć od zwięzłej rozmowy na temat całego procesu. Możesz poruszyć kwestie takie, jak:

• czas trwania negocjacji,
• sposób ich prowadzenia,
• zakres oraz temat procesu negocjacyjnego,
• obowiązujące podczas spotkania procedury.

Możesz także wtrącić kilka słów na temat członków zespołu i tego, jakie pełnią rolę w procesie. To dodatkowo wpłynie na życzliwą atmosferę, a jak wiemy –  uśmiech jest pożądany w każdej sytuacji, również biznesowej.

Pamiętaj też, że swobodna rozmowa i sympatyczna atmosfera pozwolą Ci na zdobycie wielu interesujących i przydatnych informacji o rozmówcy, a dzięki temu to Ty będziesz mógł zmienić swoją strategię, dostosowując ją do sytuacji. Miej więc na uwadze, że to jak poprowadzisz ten etap, może mieć znaczny wpływ na końcowy wynik negocjacji.

Trzeci etap – negocjacje właściwe.

Dwa wcześniejsze etapy są kluczowe, ponieważ pozwalają na profesjonalne i odpowiednie prowadzenie negocjacji właściwych. Negocjacje właściwe to moment, w którym możesz:

• wystosować swoje żądania,
• przedstawić propozycje,
• wytoczyć argumenty.

To ten moment, w którym każda ze stron wykłada karty na stół i wdraża w życie opracowaną we wcześniejszych etapach strategię. Potrzebujesz więc pełnego skupienia i opanowania emocji po to, aby w logiczny sposób odpierać argumenty Twojego rozmówcy.

Miej na uwadze jedną, bardzo ważną zasadę. Rozpoczynając negocjację, zawsze podaj ofertę o wiele, wiele wyższą niż ta, która Cię zadowoli. Dzięki temu będziesz w stanie iść na „ustępstwa” z rozmówcą. Druga strona odniesie wrażenie, że faktycznie schodzisz ze swoich oczekiwań, więc także będzie w stanie renegocjować początkową ofertę. Różnica pomiędzy początkową, a końcową (zadowalającą) propozycją nazywa jest marginesem negocjacyjnym. Jeśli chcesz skorzystać z tej techniki, musisz pamiętać, że margines negocjacyjny musi być na tyle szeroki, żebyś sukcesywnie mógł ustępować. Margines ten nie może być jednak na tyle duży, aby w oczach partnera wypaść na osobę niepoważną.

Na tym etapie często może pojawić się kryzys, możesz mieć wrażenie, że sytuacja jest bez wyjścia, a negocjacje przegrane. Ale spokojnie! Zachowaj zimną krew. Takie sytuacje są normalne. Przypomnij sobie wszystkie rozwiązania, które opracowałeś już na etapie przygotowań. Wróć myślami do wszystkich technik negocjacji, które znasz. Na pewno masz w głowie silne kontrargumenty i alternatywne wyjście.

Etap negocjacji właściwych często jest bardzo czasochłonny. Nie wszystkie negocjacje bowiem kończą się na jednym spotkaniu. Dlatego warto uzbroić się w cierpliwość.

Czwarty etap – zamknięcie negocjacji.

Czwarty, ostatni, wyczekiwany etap negocjacji – zamknięcie. To podczas tej części następuje podsumowanie wszystkich poruszanych kwestii zrealizowanych zagadnień oraz podpisanie umów na wypracowanych podczas całego procesu warunkach.

Pamiętaj, aby zawsze zrobić dokładne podsumowanie, wszystko przeanalizować i sprawdzić, czy dla obu stron ustalenia są klarowne, jasne i zadowalające. Bywają sytuacje, w których pojawiają się drobne niejasności czy nieporozumienia. Dlatego warto wszystko wyjaśnić, a następnie wypracowane warunki i postanowienia spisać jako kontrakt końcowy

Warto, abyś każdorazowo, po zakończonym procesie raz jeszcze dokładnie go przeanalizował i wyciągnął stosowne wnioski. Zastanów się:

• czy osiągnąłeś zamierzone cele,
• przemyśl, co zrobiłbyś inaczej i zapamiętaj te kwestie na przyszłość,
• pochyl się też nad zachowaniem, z którego jesteś zadowolony i podczas kolejnych negocjacji kontynuuj takie postępowanie.
• Zamknięcie jest też punktem wyjścia na oceny negocjacji i wyciągnięcia wniosków, co może

Pamiętaj, że nawet popełnione błędy mogą w przyszłości zaowocować – wyciągnij odpowiednie wnioski i kontroluj swoje zachowanie.

Jak widzisz, negocjacje biznesowe to skomplikowany, czasochłonny i mocno rozbudowany proces. Pamiętaj, że odpowiednie przygotowanie i poświęcenie uwagi już na etap przygotowania do negocjacji wpływa na cały ich przebieg. Nie bez kozery mówi się, że podstawą zwycięstwa jest dokładne przygotowanie się na każdą możliwą sytuację. Ma to zastosowanie również podczas negocjacji z partnerem. Jeśli więc zależy Ci na sukcesie i zrealizowaniu własnych celów i oczekiwać, poświęć czas i zaangażowanie na samym wstępie. Poczucie panowania nad sytuacją i pewność siebie z pewnością wpłyną pozytywnie na rozmowę z partnerem. Miej na uwadze jeszcze jedną kwestię – Twoje interesy są ważne, jednak równie istotne jest abyś pamiętał, że negocjacje oparte są na kompromisie. Oznacza to, że wypracowana ugoda musi być zadowalająca dla obu stron.